امروزه داده ها نقش حیاتی در موفقیت هر کسب و کار دارند، اما ارزش واقعی آن ها زمانی آشکار میشود که تحلیل شده و به شکلی کاربردی و قابل فهم ارائه گردند. در این مسیر، دو ابزار کلیدی به نامهای داشبورد (Dashboard) و گزارش (Report) وجود دارند که هر یک فلسفه و کاربرد ویژهای دارند و درک تفاوت داشبورد و گزارش تصمیمگیری مدیران و تیمها را بهطور قابل توجهی بهبود بخشد.
| ویژگی | داشبورد | گزارش |
|---|---|---|
| هدف اصلی | نمایش لحظهای وضعیت و شاخصها | تحلیل جزئیات و ارائه دادههای دقیق |
| فرمت ارائه | بصری، نموداری، گیج و نمودارهای تعاملی | جدولها، نمودارها و متن تحلیلی به صورت مستندات |
| تکرار استفاده | مداوم، روزانه یا هفتگی | معمولاً دورهای یا درخواست محور |
| مخاطب | مدیران و تصمیمگیرندگان | تحلیلگران، تیمها و گزارش رسمی به مدیریت |
| تعامل | تعاملی، قابلیت فیلتر، Drill-down و آپدیت لحظهای | معمولاً غیرتعاملی و ثابت |
| تمرکز | نمای کلی و شاخص های کلیدی | جزئیات دقیق و تجزیه و تحلیل کامل |
داشبورد چیست؟
داشبورد را میتوان صفحه کیلومتر ماشین کسبوکار تصور کرد. طراحی شده تا اطلاعات و شاخص های کلیدی را به شکل خلاصه و بصری ارائه کند.
ویژگیهای کلیدی داشبورد:
- بصری بودن: استفاده از نمودارها، چارتها، رنگها و المان های گرافیکی برای نمایش سریع داده ها.
- داده لحظه ای: نمایش وضعیت کسب و کار در همان لحظه یا بازه های زمانی نزدیک به واقعی.
- تصمیم گیری سریع: مدیران میتوانند بدون نیاز به بررسی جزئیات، روند عملکرد را پایش کنند.
گزارش چیست؟
در مقابل داشبورد، گزارشها، ابزارهای تحلیلی هستند. گزارش ها دادهها را به شکل جامع و دقیق ارائه میدهند، معمولا شامل جداول، متن و نمودارهای تحلیلی هستند و به دنبال پاسخ به سوالهای «چرا» و «چگونه» هستند و در قالب مستندات و در چارچوب مشخص و استاندارد تهیه شده و به صورت چاپ شده یا در قالب PDF یا هر سند دیگری در اختیار استفاده کنندگانش قرار میگیرد.
ویژگیهای کلیدی گزارش:
- تحلیل عمیق: بررسی روندها، دلایل تغییرات و فرصتها یا مشکلات احتمالی.
- جزئیات کامل: ارائه دادههای دقیق برای تصمیمگیری بلندمدت.
- بازههای طولانیتر: معمولاً شامل دادههای هفتگی، ماهانه یا سالانه هستند.
تفاوت گزارش و داشبورد در عمل
- شرکت فروشگاه آنلاین: داشبورد فروش روزانه / هفتگی نشان میدهد که در این بازه زمانی ۵۰۰ سفارش ثبت شده و ورودی سایت در هفته گذشته کاهش چشم گیری نداشته است؛ این برای مدیر فروش کافی است تا متوجه شود آیا مشکلی حیاتی در فروشگاه آنلاین وجود دارد یا نه
گزارش ماهانه اما نشان میدهد که محصول X در 6 ماه گذشته با کاهش ۱۵٪ مواجه شده و علت اصلی رقابت قیمتی بوده است.
- شرکت تولیدی: داشبورد تولید به مدیر خط تولید میگوید که امروز خط با ۹۵٪ ظرفیت کار کرده است.
گزارش ماهانه بررسی میکند که کدام ماشینها بیشتر خراب شدهاند علل خرابی ها چه بوده و چه برنامه تعمیراتی نیاز است و حتی ممکن است لیست پیمانکاران برای تعمیر نیز در این گزارش ارائه شود و یک مقایسه برای انتخاب از بین پیمانکاران نیز برای مدیران نوشته شود
چه زمانی از کدام استفاده کنیم؟
تفاوت داشبورد و گزارش اساسی موردی مهمی است باید در هنگام استفاده در نظر گرفته شوند:
داشبورد:
- هدف و مخاطب: ارائه تصویر سریع و کلی از وضعیت کسب و کار، مناسب مدیران و افرادی که تصمیم های فوری میگیرند.
- سطح جزئیات و بازه زمانی: داده های لحظه ای یا کوتاه مدت، نمایش خلاصه و ساده.
- مزایا: سرعت در تصمیم گیری، فهم راحت و سریع، مناسب پایش روزانه و جلسات کوتاه.
- محدودیتها: فاقد جزئیات عمیق و تحلیل ریشه ای مسائل، مناسب برنامه ریزی بلندمدت نیست.
گزارش:
- هدف و مخاطب: تحلیل دقیق داده ها، شناسایی روندها، فرصت ها و مشکلات؛ مناسب تحلیلگران، تیم های عملیاتی و کارشناسان تصمیم گیرنده.
- سطح جزئیات و بازه زمانی: داده های تاریخی و گسترده، معمولاً هفتگی، ماهانه یا سالانه، شامل جداول و توضیحات تحلیلی.
- مزایا: ارائه تحلیل کامل، دادههای تاریخی و جزئیات دقیق برای تصمیمگیری استراتژیک.
- محدودیتها: تهیه و مطالعه زمانبر، برای تصمیمهای فوری مناسب نیست.
ابزارهای رایج
چند ابزار محبوب برای ایجاد داشبورد و تهیه خوراک و آمار گزارش وجود دارند:
Power BI و Tableau: تحلیل داده و طراحی داشبوردهای حرفهای.
سمین: جمع آوری داده ها، ایجاد داشبورد و ایجاد گزارش در پایگاه های دانش
Google Data Studio: مناسب برای داشبوردهای تحت وب و گزارشهای آنلاین.
Excel و Google Sheets: تحلیل داده و ساخت گزارشهای قابل سفارشیسازی.
سیستمهای CRM و ERP: اغلب داشبوردها و گزارشهای آماده برای فروش، بازاریابی و مالی دارند.
جمعبندی
داشبورد و گزارش ابزارهای مکمل هستند و هیچکدام به تنهایی کافی نیستند و یک مدیر یا تحلیلگر موفق کسی است که بداند چه زمانی به داشبورد نگاه کند و چه زمانی به گزارش اعتماد کند.
داشبورد: چراغ راهنمای روزمره کسبوکار؛ اطلاعات فوری و قابل فهم.
گزارش: نقشه راه و تحلیل عمیق؛ کمک به شناسایی ریشه مشکلات و برنامهریزی بلندمدت.
دیدگاهتان را بنویسید