پژوهشگاه مخابراتی نصر بهعنوان یک نهاد پژوهشی دولتی فعال در حوزه فناوریهای مخابراتی و ارتباطی، مسئولیت تعریف، هدایت و اجرای پروژههای پژوهشی و توسعهای متعددی را بر عهده دارد. این پروژهها معمولاً بهصورت همزمان و با مشارکت هستههای تخصصی مختلف اجرا میشوند و هر یک دارای اهداف، زمانبندی و خروجیهای مشخص هستند.
ماهیت چندپروژهای فعالیتهای پژوهشگاه و نقش کلیدی مدیران پروژه و مدیران هستهها در پیشبرد امور، موجب شده بود نیاز به یک ابزار متمرکز برای برنامهریزی، پایش و هماهنگی پروژهها بیش از پیش احساس شود؛ ابزاری که بتواند تصویر جامعی از وضعیت پروژهها در سطح کل سازمان ارائه دهد و ارتباط بین سطوح مدیریتی و اجرایی را تسهیل نماید.
خدمات ارائه شده به مشتری
بر اساس نیازمندیهای پژوهشگاه مخابراتی نصر و در نتیجه جلسات حضوری تحلیل فرآیندها، سامانه سمین بهعنوان بستر اصلی مدیریت پروژهها در این پژوهشگاه پیادهسازی شد. در این راستا، خدمات و قابلیتهای زیر در اختیار سازمان قرار گرفت:
- مدیریت و کنترل پروژههای پژوهشی
- تعریف و مدیریت سبد پروژه در سطح کل پژوهشگاه
- ایجاد گانتچارت یکپارچه برای پروژهها و سبد پروژه
- طراحی ساختار شکست کار اولیه توسط مدیر پروژه
- امکان توسعه ساختار شکست کار توسط مدیران هستهها
- مدیریت وظایف و گردش کار بین مدیر پروژه، مدیران هسته و محققان
- ایجاد کارتابلهای اختصاصی برای مدیران و کاربران
- سیستم گزارشگیری مدیریتی
- مدیریت مستندات پروژهها
- سامانه تیکتینگ و پشتیبانی
نیازمندی های رفع شده با استقرار سامانه سمین
پیش از استقرار سامانه سمین، پژوهشگاه مخابراتی نصر برای مدیریت پروژههای پژوهشی خود با چالشهایی در حوزه برنامهریزی و هماهنگی مواجه بود. یکی از مهمترین نیازمندیهای سازمان، وجود یک گانتچارت جامع و یکپارچه بود؛ نه صرفاً برای یک پروژه، بلکه برای مشاهده و مدیریت همزمان کلیه پروژهها در قالب یک سبد پروژه.
در ساختار اجرایی پژوهشگاه، مدیر پروژه مسئول تعریف چارچوب کلی پروژه و فعالیتهای اصلی بود و در ادامه، هر پروژه به هستههای تخصصی مختلف واگذار میشد. این هستهها نیز شامل مدیر هسته و محققان مربوطه بودند که هر یک نقش مشخصی در پیشبرد پروژه داشتند.
با این حال، نبود یک فرآیند شفاف و سیستمی برای تعریف، توسعه و پیگیری ساختار شکست کار، موجب میشد ارتباط بین مدیر پروژه، مدیران هسته و محققان بهصورت پراکنده و وابسته به مکاتبات و پیگیریهای دستی انجام شود.
از سوی دیگر، نبود یک کارتابل مناسب برای مدیران مجموعه باعث میشد دسترسی به وضعیت پروژهها، میزان پیشرفت و گلوگاههای اجرایی بهسادگی امکانپذیر نباشد. این موضوع، بهویژه در پروژههای همزمان، ریسک ناهماهنگی، تأخیر و سردرگمی کاربران را افزایش میداد.
در مجموع، پژوهشگاه نیازمند یک راهکار یکپارچه بود که ضمن ارائه گانتچارت جامع در سطح سبد پروژه، فرآیند مشخصی برای ارتباط و گردش کار بین مدیر پروژه، مدیران هسته و محققان ایجاد نماید.
دستاوردهای سامانه سمین در مجموعه
با استقرار سامانه سمین، مدیریت پروژههای پژوهشگاه مخابراتی نصر وارد مرحلهای منسجم و ساختارمند شد. پروژهها در قالب سبد پروژه در سامانه تعریف شدند و امکان مشاهده و مدیریت گانتچارت یکپارچه برای کلیه پروژهها فراهم گردید. این موضوع به مدیران کمک کرد تا تصویر دقیقی از وضعیت کلی پروژهها، همپوشانیها و اولویتها در اختیار داشته باشند.
تعریف ساختار شکست کار اولیه توسط مدیر پروژه و امکان توسعه آن توسط مدیران هستهها، فرآیند مدیریت فعالیتها را شفافتر نمود. وظایف بهصورت ساختارمند از سطح مدیر پروژه به مدیران هسته و در ادامه به محققان تخصیص داده شد و وضعیت پیشرفت هر فعالیت بهصورت لحظهای قابل رصد گردید.
ایجاد گردش کار مشخص در سامانه سمین، ارتباط بین محققان هر هسته و مدیر آن هسته را تسهیل کرد و از سردرگمی کاربران در فرآیند اجرا جلوگیری نمود. همچنین، طراحی کارتابلهای مناسب برای مدیران مجموعه، دسترسی سریع به اطلاعات پروژهها، گزارشها و وضعیت پیشرفت را فراهم ساخت.
در مجموع، استقرار سامانه سمین منجر به بهبود برنامهریزی پروژهها، افزایش شفافیت در مسئولیتها، تسهیل هماهنگی بین سطوح مختلف اجرایی و ارتقای کارایی مدیریت پروژه در پژوهشگاه مخابراتی نصر گردید.
مراحل استقرار پروژه
استقرار سامانه سمین در پژوهشگاه مخابراتی نصر با تمرکز ویژه بر تحلیل فرآیندهای موجود، طراحی گردش کار مناسب و آموزش کاربران انجام شد. با توجه به ساختار دولتی سازمان و نقشهای متنوع در پروژهها، تیم استقرار در چندین مرحله و طی جلسات حضوری، فرآیندهای اجرایی پژوهشگاه را مورد کاوش و بررسی قرار داد.
در مرحله نخست، جلسات حضوری با مدیران پروژه و مدیران هستهها برگزار شد و نحوه تعریف پروژهها، ساختار شکست کار، تعامل بین هستهها و چالشهای موجود در برنامهریزی و پیگیری فعالیتها تحلیل گردید. خروجی این مرحله، طراحی یک فرآیند شفاف برای تعریف و توسعه ساختار شکست کار و گردش وظایف در سامانه بود.
در ادامه، فرآیند طراحیشده در سامانه سمین پیادهسازی شد و گانتچارتهای پروژهای و سبد پروژه بهصورت عملیاتی شکل گرفت. همزمان، بخش قابل توجهی از تمرکز پروژه بر آموزش مدیریت سامانه و همراهسازی کاربران قرار گرفت تا مدیران و کارشناسان بتوانند بهدرستی از قابلیتهای سامانه بهرهبرداری نمایند.
در مرحله نهایی، با دریافت بازخورد کاربران و مدیران، اصلاحات لازم اعمال شد و سامانه بهصورت کامل در سطح پژوهشگاه مورد استفاده قرار گرفت. این رویکرد موجب شد سامانه سمین بهخوبی با ساختار و نیازهای واقعی پژوهشگاه مخابراتی نصر همراستا گردد.
جمع بندی:
پیادهسازی سامانه سمین در پژوهشگاه مخابراتی نصر، نمونهای موفق از استقرار یک راهکار یکپارچه برای مدیریت سبد پروژه و برنامهریزی مبتنی بر گانتچارت در یک سازمان پژوهشی دولتی است.
این پروژه نشان داد که با تحلیل دقیق فرآیندها، طراحی گردش کار مناسب و آموزش مؤثر کاربران، میتوان چالشهای برنامهریزی، هماهنگی و مدیریت پروژههای همزمان را بهصورت عملی برطرف نمود.
استقرار سامانه سمین، ضمن ایجاد شفافیت در ساختار پروژهها و وظایف، بستری پایدار برای بهبود تصمیمگیری مدیریتی و ارتقای بهرهوری پروژههای پژوهشی در پژوهشگاه مخابراتی نصر فراهم ساخت.
