برای مشاهده یافته ها از کلید Enter و برای خروج از کلید Esc استفاده کنید.

نرم افزار مدیریت گردش کار چیست و چه مزایایی دارد؟

در بسیاری از کسب و کارها، سازماندهی، تعیین، ردیابی و کنترل کلیه وظایف برای مدیران پروژه چالش‌برانگیز است. بدون یک نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب، این امر می تواند باعث سردرگمی، اتلاف منابع و در نهایت به خطر انداختن یکپارچگی پروژه‌ها شود. برای سازمان‌های بزرگ، گردش کار کارآمد بسیار ضروری است، زیرا فرآیند انجام وظایف و ردیابی آنها بدون وجود مدیریت گردش کار میسر نخواهد بود. قبلا در یادداشتی به ارکان سیستم‌های مدیریت کار و مدیریت وظایف پرداخته بودیم. در این یادداشت می‌خواهیم این موضوع را از منظر دیگری بررسی کنیم.

مطالعات نشان می‌دهد که تلاش برای انجام وظایف مختلف بدون نظم کافی، منجر به کاهش ۴۰ درصدی بهره‌وری می شود زیرا تغییر مداوم برنامه کارمندان و واگذاری کارها بیش از حد توان آنها، باعث ناامیدی و خستگی شدید کارمندان خواهد شد. بدون شک، مدیریت گردش کار نامناسب به مشکلاتی نظیر موارد زیر منجر می‌شود:

  • ایجاد اختلاف و بی اعتمادی بین اعضای تیم
  • اختلال در روند کاری
  • چند وظیفه‌ای منجر به کاهش بهره‌وری کارمندان
  • اتلاف وقت و سرمایه

امروزه برای سازماندهی و بهینه‌سازی وظایف شرکت خود، استفاده از یک نرم افزار مناسب مدیریت گردش کار یا مدیریت کارها می‌تواند منجر به مدیریت کارآمد کارها شود. بهتر است درباره ابزارهای مدیریت گردش کار بیشتر بدانید و دریابید که چرا سیستم مدیریت کار سمین انتخاب مناسبی برای شرکت‌ها – مستقل از اندازه و نوع کسب و کار – است.

نرم افزار مدیریت گردش کار چیست؟

سیستم مدیریت کار یا گردش کار (WMS) یک ابزار دیجیتالی است که زنجیره‌ای از کارهای یک سازمان را تعریف و مدیریت می‌کند تا بتوان به نتیجه معینی دست یافت و اطلاعات جامعی از پیشرفت هر کار را ارائه کرد. این یک زیرساخت برای کمک به شما در ترسیم کارهای خود و ایجاد یک برنامه متوالی برای انجام کارها و همچنین پیگیری پیشرفت آنها فراهم می‌کند.

با استفاده از سیستم‌های مدیریت کار یا گردش کار، با ارائه یک بستر متمرکز برای ارتباط و همکاری تیم، بهره‌وری تیم‌ها تا حد زیادی افزایش می‌یابد و همین باعث می‌شود تأثیر مثبتی بر فرهنگ شرکت داشته باشد. بنابراین تعجب آور نیست که چرا اکثر کسب و کارها در سراسر جهان از ابزارهای مدیریت گردش کار برای تسهیل وظایف روزانه خود استفاده می‌کنند. ممکن است از خود بپرسید که با استفاده از این سیستم دقیقاً چه چیزی به دست می‌آورید؟ پس در ادامه با ما همراه باشید.

نرم افزار مدیریت گردش کار به افراد اجازه می‌دهد تا فرآیندهای تکراری را خودکار کنند. در همین راستا به آنها کمک می‌کند تا کارهای انجام نشده را به صورت خودکار پیگیری کنند. این سیستم یک تصویری کلی از گردش کار به همراه معیارهای عملکرد ارائه می دهد. با استفاده از این سیستم می‌توانید معیارهای عملکرد در هر فرآیند را ارزیابی کنید تا در نهایت استراتژی‌های لازم را به موقع به کار بگیرید.

مزایای نرم افزار مدیریت گردش کار چیست؟

هنگامی که روی یک سیستم مدیریت گردش کار سرمایه‌گذاری می‌کنید، دیگر بازگشتی وجود ندارد. این فرمول جامعی برای راضی نگه داشتن کارکمندان خود در حالی است که مطمئن شوید، تمام فرآیندها با حداکثر کارایی و در زمان مناسب به پایان می‌رسند. ابزارهای کاربردی مانند سیستم مدیریت گردش کار برای شرکت‌های دانش‌بنیان که خدمات حرفه‌ای را به مشتریان خود ارائه می‌دهند بسیار مفید خواهد بود.

در ادامه برخی از مزایای استفاده از WMS در محل کار ذکر شده است:

۱- تسهیل همکاری با مشتریان

کار با مشتریان باعث ایجاد اختلاف نظرها، عدم شفافیت، عدم تامین نیازهای مختلف و همچنین عدم ارائه خدمات مناسب به آنها می‌شود. اینجاست که یک سیستم مدیریت نیروی کار می‌تواند به شما کمک کند؛ یک سیستم جامع که به شما این امکان را می‌دهد تا دسترسی ویژه‌ای به مشتریان خود در بخش‌های خاصی از پروژه بدهید تا آنها بتوانند به راحتی وضعیت پروژه را مشاهده کنند، تأییدیه لازم را اعطا کرده و بر پیشرفت نظارت داشته باشند. به این ترتیب می‌توانید از اتلاف وقت خود جلوگیری کنید.

۲- استفاده مفید از ساعات کاری

هدف شما باید به حداکثر رساندن کیفیت کار خود و کارمندان در ساعات کاری باشد. مدیریت و پیگیری زمان و منابع می‌تواند به کار وقت‌گیری تبدیل شود. استفاده از یک سیستم کارآمد مدیریت گردش کار باعث شود که وظایف اساسی مانند مدیریت منابع و استانداردسازی فرآیندهای کاری با کمترین درگیری و صرف وقت به بهترین نحو ممکن صورت پذیرد. نرم افزار اتوماسیون گردش کار تمام این وظایف را انجام می‌دهد تا بتوانید زمان و انرژی گرانبهای خود را به سمت فرایندهای اساسی هدایت کنید.

۳– رسمیت‌بخشی به فرآیندها

فرآیندهای کاری به دقت معرفی و مستند شده و کارهای بیهوده و یا تکراری حذف می‌شود. به این ترتیب سازمان اطمینان لازم را برای انجام امور مطابق با ضوابط تعیین شده بدست خواهد آورد. از آنجا که برای استفاده از مدیریت گردش کار، سازمان باید فرآیندهای خود را وارسی و به دقت تعریف کند، این فرصت خوبی برای تحلیل و بهبود فرآیندها است. با این کار می‌توان زمان و هزینه صرف شده برای فرایند را به حداقل رسانده و ارزش افزوده آن را بیشتر کرد.

ماتریس مدیریت گردش کار در نرم افزار سمین
تنظیمات مدیریت گردش کار در نرم افزار سمین

مدیریت گردش کار، به فرآیند کسب و کار سازمان رسمیت می‌بخشد و می‌توان اطمینان داشت که هر مرحله از کار به درستی انجام شده، کنترل‌های لازم به عمل آمده و کارکنان هیچ مرحله‌ای را از دست نمی‌دهند. کارها تنها به دست افراد از قبل تعیین شده جهت اجرا سپرده خواهد شد و به این ترتیب کلیه کارها بدون خطا بین کارکنان جابه‌جا شده و هیچ کاری در سازمان متوقف نمی‌شود.

۴- ردیابی، نظارت و گزارش

با استفاده از مدیریت گردش کار، امنیت اطلاعات تضمین شده و دسترسی به مجموعه‌ای از داده‌های سازگار باهم فراهم می‌آید و اطلاعات پراکنده مربوط به سیستم‌های سازمان یکپارچه می‌شود. مدیران می‌توانند بر عملکرد کارکنان و روال های سازمانی خود اشراف پیدا کرده و کم‌ترین وقت را برای تخصیص کارها صرف کنند. با ثبت تمام رخدادهای مسیر اجرای فرآیند، امکان ردیابی کارها فراهم شده و با تحلیل آن‌ها می‌توان فعالیت‌ها را ارزیابی و اندازه‌گیری کرد.

۵- ارتقای سطح دانش سازمان

سیستم‌های مدیریت گردش کار، دانش سازمانی را بالا می‌برد. اطلاعات فرآیندها را که ممکن است میان کارکنان مختلف پراکنده باشد، یکپارچه کرده و همه کارکنان به آن دسترسی خواهند داشت و آموزش کارکنان جدید بسیار آسان خواهد بود.

سخن پایانی

بهترین سیستم مدیریت کار را می‌توان تلفیقی صحیح از عملکرد پیشرفته گردش کار و سادگی گرافیکی دانست. داشتن تمام داده‌های موجود زیر نوک انگشتان شما عالی است، اما اگر شما نتوانید به راحتی داده مورد نیاز خود را از میان کل داده‌ها پیدا کنید، داشتن دسترسی بیهوده است! اگرچه قبلا نرم‌افزارهای رایگان و خوبی را برای مدیریت کارها در اینجا پیشنهاد داده بودیم اما نرم‌افزار سمین را پیشنهاد می‌کنیم که در آن پیاده‌سازی فرآیندها و گردش کار سازمان به سادگی و به صورت کاملا حرفه‌ای صورت می‌گیرد. علاوه‌براین استفاده از داشبوردهای هوش تجاری و بهره‌گیری از گزارش‌های گرافیکی برخط کمک شایانی به مدیران برای پایش اطلاعات می‌کند.

در این یادداشت تلاش شد تعریفی از سیستم گردش کار و مزایای استفاده از آن ارائه بدهیم. ممکن است برایتان سؤال شود که تفاوت مدیریت گردش کار و مدیریت پروژه در چیست؟ در مقاله بعدی به این موضوع خواهیم پرداخت؛ پس با ما همراه باشید.