مدیریت پروژه

ویژگی یک نمودار گانت خوب؛ از یک نرم افزار گانت چارت چه انتظاری داریم؟

فرض کنید به عنوان یک مدیر پروژه در حال برنامه‌ریزی برای پروژه بعدی تیم‌تان هستید. یک لیست طولانی از تمام کارهایی که باید انجام شوند تهیه کرده‌اید. مدت زمان و مهلت انجام تمام کارها را نیز پیش‌بینی نموده‌اید. در این زمان دغدغه اصلی شما تعیین زمان دقیق پایان پروژه است. اینجا دقیقا جایی است که یک نرم‌افزار مناسب با ارائه یک نمودار گانت (Gantt Chart) به کمک شما خواهد آمد. این نمودار به شما کمک می‌نماید تخمین واقع‌بینانه‌ای از مدت زمان لازم جهت اجرای پروژه و وضعیت اجرای آن داشته باشید. اگر زمان، این موضوع طلایی برای شما دارای اهمیت است با ما همراه باشید تا به یک ابزار طلایی جهت کنترل آن به نام نمودار گانت بپردازیم.

نمودار گانت (Gantt Chart) چیست؟!

نمودار گانت نوعی نمودار میله‌ای است که برنامه‌های زمانی پروژه شما را از نظر بصری نشان می‌دهد. این ابزار اولین تکنیک رسمی برای مدیریت پروژه‌ بوده است و برای انواع پروژه کاربرد دارد.

گانت چارت امکان نمایش گرافیکی تمام کارهای (Tasks) پروژه را در بازه زمانی با مقیاس موردنظر ممکن می‌سازد. به زبانی ساده وظایف را نسبت به زمان نشان می‌دهد. هر میله نشان‌دهنده یک وظیفه و طول هر میله نشان‌دهنده زمان اختصاص داده شده به آن وظیفه است. این نمای بصری به شما این امکان را می‌دهد تا به سرعت موارد زیر را مشاهده کنید:

  • هر کار چقدر طول می‌کشد
  • چه زمانی کارها باید شروع و تکمیل شوند
  • تداخل بین وظایف چگونه است
  • وابستگی وظایف به چه صورت است
  • هر کاری به چه کسی اختصاص داده شده است

نرم افزار ایجادکننده گانت چارت چه کمکی می‌کند؟

از آنجایی که می‌توان یک نمودار گانت را به سادگی بدون استفاده از نرم‌افزار و با استفاده از یک کاغذ و قلم نیز ایجاد کرد، شاید این سوال مطرح گردد که چرا به‌راحتی و بدون استفاده از نرم‌افزار این کار صورت نپذیرد؟ در پاسخ باید گفت آنچه اهمیت این قبیل نمودارها را برای مدیران افزایش می‌دهد امکان به‌روزرسانی و دریافت اطلاعات در قالب نمودار به صورت لحظه‌ای و آنلاین است. زمان این بروزرسانی نیز در صورت استفاده از نرم‌افزارهای ایجاد کننده گانت چارت به حداقل ممکن کاهش می‌یابد.

در گذشته از ابزارهایی مانند Excel برای ساختن نمودار گانت و تجسم پروژه استفاده می‌شد. با پیچیده شدن پروژه‌ها و  تغییرات مداوم در روند پیشرفت کار و بدون نرم افزار مدیریت پروژه، به‌روزرسانی نمودار به صورت دستی، کاری بسیار دشوار شد. از این‌رو نمودارهای گانت دستی فقط برای نمایش نماهای خلاصه پروژه استفاده می‌شد. یا اینکه قبل از اتمام پروژه رها و منسوخ می‌گشت.

امروزه با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، با کمترین تلاش می‌توانید نمودار گانت به روز را در لحظه، داشته باشید. به علاوه، می‌توانید نماها را بر اساس فیلترهای مختلف تغییر داده و جزئیات مورد نظر را بررسی کنید.

مزایای نمودار گانت آنلاین

بزرگ‌ترین مزیت نمودار گانت، کمک به برنامه‌ریزی رویدادهای مهم و تجسم طرح نهایی پروژه‌ است. در اینجا سه دلیل دیگر وجود دارد که چرا شما باید به دنبال نرم افزار مدیریت پروژه‌ای باشید که دارای قابلیت نمودار گانت است.

۱- به‌روزرسانی بی‌درنگ

یکی از مزایای قابل توجه نرم افزار مدیریت پروژه، امکان مشاهده بلادرنگ تغییرات و به‌روزرسانی‌ها در نمودار گانت است.  هرگونه به روزرسانی در روند پیشرفت پروژه اعم از انجام وظایف افراد، ثبت پیشرفت کار و یا ایجاد تغییرات بر نمودار گانت تاثیر گذاشته و موجب به روزرسانی آن می‌شود. این قابلیت شما را قادر می‌سازد تا با انجام کارهای جداگانه، پیشرفت زنده پروژه خود را به صورت بصری در نمای گانت چارت پیگیری کنید. با تماشای دقیق گانت چارت، بدون اینکه اعضای تیم خود را زیر ذره‌بین بگذارید، می‌توانید ایده روشنی از سیر پیشرفت پروژه داشته باشید.

۲- هشدارهای اولیه

نرم افزار مدیریت پروژه باید توانایی رنگ‌آمیزی میله‌های گانت چارت را بر اساس فعالیت‌ها و یا نوع پیشرفت کار داشته باشد. به عنوان مثال کارهای عقب مانده باید به طور خودکار با رنگ مشخصی نمایش داده شوند. این جلوه بصری به شما این امکان را می‌دهد تا فوراً هر کاری را که ممکن است به تأخیر بیفتد، قبل از اینکه خیلی دیر شود، مشخص و پیگیری کنید.

۳- همکاری

نمودارهای آنلاین گانت شما را قادر می‌سازد تا اطلاعات برنامه زمان‌بندی پروژه را در یک فضای واحد تنظیم کرده و به اشتراک بگذارید. این قابلیت به شما و تیم‌تان امکان برقراری ارتباط سریع‌تر و راحت‌تر را می‌دهد.

به عنوان مثال، می‌توانید تعیین تکلیف‌ها، تاریخ‌ها و یا مدت زمان پروژه را در نمودار گانت نرم افزار مدیریت پروژه خود تنظیم کنید و از تیم خود به طور خودکار مطلع شوید. همچنین می‌توانید هر زمان که بخواهید پیشرفت پروژه را مشاهده کنید و در مورد پیشرفت کار دیگر اعضای تیم‌ مطلع شوید.

 

آنچه باید در یک نرم افزار گانت چارت (Gantt Chart) به دنبال آن باشیم

نرم‌افزارهای متعددی وجود دارند که قابلیت تولید گانت چارت یا ویرایش آن را فراهم کرده‌اند. براساس یادداشت بوگارد، یک نرم‌افزار تولیدکننده گانت چارت باید ویژگی‌هایی را پوشش دهد که در ادامه به آنها می‌پردازیم.

واگذاری کارها (Tasks) به تیم یا اعضای پروژه با قابلیت بروزرسانی

بدیهی است که هر پروژه مجموعه‌ای از کارهایی است که پس از برنامه‌ریزی (Planning) به افراد یا تیم‌های پروژه واگذار می‌گردد. برای اینکه یک مدیر اطمینان یابد که آیا هر کار (Task) به درستی به فرد مربوطه واگذار شده و کسی که کار به وی واگذار شده به صورت واضح و مشخص می‌داند مسئولیت اجرای چه مجموعه‌ای از کارها را دارد، استفاده از نمودار گانت می‌تواند این نگرانی را مرتفع سازد.

در نرم افزار مدیریت پروژه سمین علاوه‌بر ایجاد نمودار گانت در هر پروژه، به‌راحتی می‌توان کارها را به افراد یا تیم‌ها واگذار نمود. در این مرحله امکان هر گونه تغییر از جمله ویرایش، ایجاد یا حذف نیز وجود دارد. همچنین امکان ارسال یادآور (Notifications & Reminders) به افراد درگیر در کار، باعث می‌شود که آنها از هر گونه تغییر در پیشرفت پروژه بصورت دائم آگاه باشند و در صورت نزدیک شدن به اتمام مهلت انجام کارها، زودتر از موعد، یادآور دریافت نمایند.

روابط وابستگی کارها (Task Dependencies)

امکان ایجاد انواع روابط بین کارها طبق استانداردهای مدیریت پروژه می‌تواند یک مزیت مهم گانت چارت باشد. این روابط عبارتند از رابطه‌ی Finish to Start، Start to Start، Start to Finish و Finish to Finish که می‌توان در یک گانت پویا به صورت آنلاین آنها را ترسیم کرد. امکان ایجاد تعریف این روابط، برنامه (Plan) شما برای اجرای پروژه را واقع‌بینانه‌تر می‌نماید و منجر به اجرای کارآمدتر جریان‌های‌کاری (Workflow) و برنامه پروژه می‌گردد.

نمایی از گانت چارت و مسیر بحرانی در نرم افزار مدیریت پروژه سمین

 

کدگذاری رنگی در نرم افزار گانت چارت

همانطور که گفته شد نمودار گانت به شما یک تصویرکلی با جزئیاتی از تمامی کارهای پروژه، روابط بین آنها، اینکه چه فرد یا تیمی مسئول انجام چه کاری است، مدت زمان پیش‌بینی شده جهت اجرای کارها، حداکثر زمان ممکن جهت تاخیر در اجرای هر کار و منابع تخصیص شده به کارها نمایش می‌دهد. در صورتی که از قابلیت کدگذاری رنگی نرم افزار نیز استفاده نمایید می‌توانید با یک نگاه، به راحتی وضعیت کارها (Task Status) را ببینید.

این ویژگی باعث می گردد که فقط کارهایی را که می‌بایست، با جزئیات بررسی نمایید. این موضوع باعث صرفه جویی چشم‌گیری در زمان شما می‌گردد.

فیلترها و گزارش در نمودار گانت

ایجاد انواع فیلتر متناسب با نوع موجودیت (Entity) های فعال بر روی نمودار گانت یکی دیگر از قابلیت‌های بسیار مهم است که می‌تواند گزارش‌گیری را در لحظه فراهم کند. نرم افزار مدیریت پروژه سمین از جمله نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بوده که این ویژگی را به‌خوبی پیاده‌سازی کرده است.

با توجه به متفاوت بودن اندازه‌ی پروژه‌ها و اینکه در برخی پروژه‌های بسیار بزرگ، پیگیری وضعیت انجام کارها طبق برنامه از طریق نمودار گانت نیز ممکن است بسیار زمان‌بر باشد، قابلیت فیلتر نمودن بر روی نمودار گانت امکان پیگیری راحت کارها حتی بر روی پروژه‌های بسیار بزرگ و پیچیده نیز را ارائه می‌دهد.

همچنین شما می‌توانید حجم‌کاری هر عضو یا تیم پروژه را از طریق فیلتر نمودن مشخص نمایید و یا دریابید که فرد یا تیم موردنظر چند درصد طبق برنامه پیش‌رفته است و یا اینکه چه میزان از برنامه‌ریزی صورت‌گرفته، عقب افتاده است. امکان مشاهده ی وضعیت پیشرفت تمامی زیرپروژه‌های یک پروژه بر روی نمودار گانت (Gantt Chart) نیز از دیگر قابلیت هایی است که نرم افزار سمین به شما ارائه می‌دهد.

سهیلا سرابندی