سه دلیل برای ثبت زمان های غیر قابل پرداخت
ساعت های کاری در پروژه ها یا کسب و کارهای مشتری‌محور معمولاً به دو بخش قابل پرداخت (billable hours) و غیر قابل پرداخت (non-billable hours) تقسیم می‌شوند. ساعتهای قابل پرداخت همان زمان‌هایی هستند که به‌طور مشهود در صورتحساب مشتریان به‌عنوان زمان انجام کار یا پروژه ثبت و محاسبه می‌گردد. مثلا اینکه شما ۲۰ نفر – ساعت صرف انجام پروژه طراحی یک قالب گرافیکی یا صداگذاری یک کلیپ کرده‌اید، از جنس زمان‌های قابل پرداخت است. در ادبیات داخل کشور ما، به این نوع محاسبه زمان، پروژه‌های نفر-ساعتی یا ساعتی نیز گفته می‌شود.
از سوی دیگر، بخشی از ساعتهای کاری کارکنان و سرمایه انسانی یک سازمان خارج از زمان‌های قابل پرداخت است. به عبارت دیگر، نمی‌توان آنها را به‌طور مشهود در قالب صورتحساب سنجید و به مشتری ارائه داد. این زمان‌ها را زمان‌های غیرقابل پرداخت (non-billable times) نام‌گذاری می‌کنند. براساس تعریف تایملی، ساعتهای غیر قابل پرداخت، نشان‌دهنده همه زمان‌های صرف‌شده در کار است که نمی‌توان بابت آنها، صورتحساب یا پرداختی را برای مشتری ثبت کرد. این زمان‌ها معمولاً به موارد زیر اختصاص دارند:
- نگارش پروپوزال تجاری
- توسعه کسب و کار
- نشست‌ها و ملاقات‌ها
- توسعه و آموزش کارمندان
- شبکه‌سازی (Networking)
- تعامل با مشتریان
- تحقیقات بازار
- حسابداری و امور اداری
مزایای ثبت و پیگیری زمان قابل پرداخت به‌خوبی مشخص است چراکه مطمئن‌ترین روش برای محاسبه و پرداخت هزینه کار مشتری است. اما آیا باید زمان صرف‌شده برای کارهای غیر قابل پرداخت را نیز ثبت و پیگیری کرد؟ طبیعی است که برای این زمان‌ها درآمد مستقیمی دریافت نخواهید کرد، اما بر اساس نظر جان ریو – هم‌بنیان‌گذار اینتروالز – سه دلیل وجود دارد که باید زمان غیر قابل پرداخت را پیگیری کنید:
محاسبه هزینه و سود پروژه
در هر پروژه، مقداری زمان غیر قابل پرداخت وجود دارد. با اینکه این هزینه به مشتری ارجاع داده نمی‌شود، اما زمان غیرقابل فروش هزینه‌ای است که سود ناخالص شما را کاهش خواهد داد. برای محاسبه هزینه واقعی و سودآوری یک پروژه، باید زمان غیرقابل پرداخت را در نظر گرفت. هرچه زمان غیرقابل پرداخت را بیشتر ردیابی کنید، در تخمین کارهای آتی مشتریان، بهتر می‌توانید موارد ناشناخته یا مبهم را پیش‌بینی کنید. هرچه برآوردهای شما دقیق‌تر باشند، سود آن بیشتر قابل پیش‌بینی است.
حسن نیت مشتری
تفاوت بین یک پیمانکار خوب و یک پیمانکار عالی این است که پیمانکار عالی مسافت بیشتری را برای مشتریان خود طی خواهد کرد! یک پیمانکار عالی می‌خواهد که مشتری آن نیز – اگر نه بیشتر – به همان اندازه خود موفق شود. بنابراین چند ساعت اضافی صرف پروژه می‌کند و بهترین کار خود را بدون توجه به مقدار صورتحساب نهایی انجام می‌دهد. زمان‌های غیرقابل پرداخت ممکن است تنها چند ساعت به صورت پراکنده در خلال پروژه باشد، اما آن را پیگیری کرده و برای صورتحساب بعدی محسوب کنید. حسن نیت ایجاد شده توسط چنین حرکتی، پایه و اساس روابط طولانی مدت با مشتری را ایجاد می‌کند. در عوض، شما درآمد بیشتر و آزادی خلاقانه بیشتری خواهید داشت.
اهمیت نهفته در زمان های غیر قابل پرداخت
زمان های غیر قابل پرداخت، فقط به این دلیل که در صورتحساب مشتری لحاظ نمی‌شود، به معنای بی‌اهمیت بودن آن نیست. شرکتی با تفکر پیشرو، برخی زمان‌های خود را به پروژه‌های داخلی اختصاص خواهد داد تا به توسعه کارها و بررسی جریان‌های درآمد جدید کمک کند. بازاریابی و تحقیق و توسعه همگی استفاده‌های بزرگی از زمان مذکور هستند. اگرچه هر ساعت غیرقابل پرداخت، موجب می‌شود که در صورتحساب مشتری یک ساعت کمتر ثبت شود اما مهم است که این ساعت‌ها را پیگیری کنید چون آنها به اندازه کارهای قابل پرداخت مهم هستند. دانستن اینکه چه مقدار زمان برای پروژه‌های داخلی صرف خواهد شد، به برنامه‌ریزی آینده کمک خواهد کرد.
