شرکت مشاوره و تحقیقات فناوری گارتنر (Gartner) عقیده دارد که سیستم مدیریت وظایف مجموعه‌ای از محصولات و خدمات نرم‌افزاری است که ساختار گردش کار را به سازمان‌ها و کسب‌وکارها اعمال می‌کند. همچنین موجب تسهیل فرایندهای مهم کسب‌وکار، ایجاد تحول و در نهایت بهبود نتایج و عملکرد سازمان می‌شود. به عبارت دیگر ابزاری است که کسب‌وکارها و سازمان‌ها می‌توانند از طریق آن فرایندهای داخلی خود را اصلاح و بهینه کنند و میزان موفقیت مدیریت (از جمله موفقیت مدیریت پروژه) را به حداکثر برسانند.