شرکت مشاوره و تحقیقات فناوری گارتنر (Gartner) عقیده دارد که سیستم مدیریت وظایف مجموعه‌ای از محصولات و خدمات نرم‌افزاری است که ساختار گردش کار را به سازمان‌ها و کسب‌وکارها اعمال می‌کند. همچنین موجب تسهیل فرایندهای مهم کسب‌وکار، ایجاد تحول و در نهایت بهبود نتایج و عملکرد سازمان می‌شود. به عبارت دیگر ابزاری است که کسب‌وکارها و سازمان‌ها می‌توانند از طریق آن فرایندهای داخلی خود را اصلاح و بهینه کنند و میزان موفقیت مدیریت (از جمله موفقیت مدیریت پروژه) را به حداکثر برسانند.

ضرورت وجود مدیریت وظایف در کسب‌وکارهای امروزی یک امر بدیهی است و هیچ‌کس جز بازنده‌ها منکر آن نیست. هیچ شرکت و سازمانی را نمی‌توان پیدا کرد که بدون مدیریت وظایف به موفقیت روزافزون دست یابد.

وقتی از مدیریت وظایف صحبت می‌کنیم در واقع صحبت از فرآیند برنامه‌ریزی، کنترل، پیگیری و گزارش‌دهی یک کار با در نظر گرفتن تمام جزئیات مربوط به آن است. این موضوع آنقدرها که فکر می‌کنید پیچیده نیست، بلکه یک روش کارآمد برای برنامه‌ریزی کارها از لحظه شروع تا تکمیل آن است.