PMIS در اصل نرم‌افزاری برای برنامه‌ریزی و کنترل روند پروژه، دسته‌بندی و نگهداری اطلاعات و داده‌های مربوط به پروژه است. مدیران پروژه‌های مختلف با استفاده از این سیستم برای مسیر اصولی کار برنامه‌ریزی کرده و روند تکمیل پروژه را کنترل می‌کنند. بنابراین اعضای تیم پروژه هم مؤثرتر کارکرده و بهره‌وری بیشتری خواهند داشت. معمولاً این قبیل برنامه‌ها امکاناتی از جمله به اشتراک‌گذاری داده‌ها، مدیریت زمان، برنامه‌ریزی ساعات کار، جمع‌آوری اطلاعات و تقسیم‌کار میان اعضا را نیز انجام می‌دهند.