حوزه هنری انقلاب اسلامی در یک نگاه
حوزه هنری سازمان تبلیغات اسلامی یک نام آشنا در حیطهی فرهنگ و هنر اسلامی است. این موسسه‌ی وابسته به سازمان تبلیغات اسلامی و یکی از متولیان فرهنگی هنری کشور است که دست‌اندرکار فعالیت‌های گسترده و متنوعی از قبیل: انتشار چندین عنوان نشریه با زمینه‌های فرهنگی و هنری، آموزش رشته‌های مختلف هنری، تهیه‌کنندگی و ساخت فیلم‌های سینمایی، تولید فیلم‌نامه، پشتیبانی از گروه‌های هنری در زمینه‌های گوناگون، حمایت از برگزاری نمایش‌های آیینی و تعزیه و همچنین انجام فعالیت‌ها و ارائه خدمات دیگر در جهت حفظ امتداد و تکیه بر آرمان‌های انقلاب اسلامی می‌باشد.
اهداف پروژه پیاده‌سازی سامانه مدیریت قراردادها در حوزه هنری انقلاب اسلامی
- نظام‌مند کردن روند مدیریت قراردادها در سازمان
- ایجاد یک منبع متمرکز برای سازماندهی اسناد
- افزایش امنیت و بالا رفتن قدرت تجزیه و تحلیل اطلاعات
- انجام به موقع امور مرتبط به هر قرارداد
- سهولت در بایگانی و جستجو
- صرفه‌جویی در هزینه و زمان
چالش‌های قبل از استقرار
با توجه به ماهیت فعالیت‌های حوزه هنری انقلاب اسلامی سالانه قراردادهای متنوعی در زمینه‌های گوناگون برای پروژه‌های در دست انجام این سازمان منعقد می‌شود. پیش از استقرار سمین، تمامی فرایندهای مربوط به مدیریت این قراردادها به شکل قدیمی انجام گرفته و تنظیم آنها به صورت دستی بود. طبیعتاً این روش دستی علاوه بر اضافه کردن زمان و پیچیدگی بیشتر به روند مدیریت قرارداد منجر به سخت تر کردن روند بایگانی و بازیابی اسناد قراردادها می‌شود. علاوه برا این‌ها اشتباهات ناشی از تنظیم دستی قراردادها، فراموشی تاریخ‌های مهم قرارداد در حجم بالا، زمان‌بر بودن گزارش‌گیری و دقیق نبودن آنها باعث شده بود به طور کلی مدیریت روند قرارداها در حوزه هنری انقلاب اسلامی با مشکل مواجه شود.
دستاوردهای بعد از استقرار
- مدیریت روند ثبت اطلاعات قرارداد (ثبت الحاقیه و متمم قرارداد، ثبت قرارداد بر اساس گردش‌کار)
- امکان ثبت ضمانت‌نامه حسن انجام کار، پیش‌پرداخت و تعیین نوع خاتمه قرارداد
- ثبت و تعیین مراحل پرداخت قرارداد
- آرشیو الکترونیک قراردادها و دسته‌بندی نامحدود اسناد
- پاسخ‌گوی نیازهای کنترلی و مدیریتی کاربران سطوح مختلف سازمان در زمینه‌ی پیگیری وضعیت قراردادها با امکان رویت تمامی مراحل پرونده توسط مدیریت
- امکان رصد عملکرد و تغییرات قراردادها از طریق داشبورد حرفه‌ای نمایش آمار و اطلاعات
- امکان تعریف برنامه جلسات، یادداشت‌های کاری، رصد کردن تمامی مکاتبات و دریافت آلارم لحظه‌ای تمامی رخدادها به صورت کاملا داینامیک
- دریافت هشدار زمان نزدیک شدن به تاریخ خاتمه قرارداد و اتمام ضمانت‌نامه ها به منظور اطلاع‌رسانی
شرح مختصری از پیاده‌سازی پروژه سامانه مدیریت قراردادها در حوزه هنری انقلاب اسلامی
با توجه به دغدغه و چالش‌های متعدد در حوزه‌ی معاملات و تنوع بالای قراردادهای حوزه هنری انقلاب اسلامی ، مدیران این سازمان مصمم به پیدا کردن راهکار مناسبی برای مدیریت هر چه آسان‌تر فرایند امور قراردادها شدند. در همین راستا کارشناسان این شرکت اقدام به بررسی نرم‌افزارهای متعدد ارائه شده در این حوزه نموده و سرانجام در اردیبهشت سال ۱۳۹۸ پس از آشنایی آنها با امکانات تخصصی سامانه یکپارچه مدیریت فرایند و پروژه سمین این نرم‌افزار را به عنوان بهترین گزینه برای سازمان خود انتخاب نمودند.
در فاز اول پروژه پیاده‌سازی نرم‌افزار سمین طی مذاکراتی که میان شرکت داده‌کاوان و حوزه هنری انقلاب اسلامی انجام شد، بازطراحی فرایندهای مربوط به قراردادهای حوزه هنری انقلاب اسلامی که از جانب کارشناسان داده‌کاوان برای رفع چالش‌های مدیریت روند قراردادهای حوزه هنری مطرح گردید، مورد توجه این سازمان قرار گرفت و همین امر، زمینه‌ساز شروع فاز استقرار و پیاده‌سازی این نرم‌افزار گردید.