نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه، ابزاری برای موفقیت (قسمت اول)

برنامه‌ریزی پروژه عامل مهمی در موفقیت آن است. مطابق با آمار منتشر شده در وب‌سایت Wrike بیش از ۲۸ درصد از پروژه‌ها به دلیل تخمین‌های نادرست و برنامه‌ریزی ضعیف با شکست مواجه می‌شوند و هزینه‌ای حدود ۵۰ میلیارد دلار ایجاد می‌کنند.

به طور معمول شرکت‌های پروژه محوری که از برنامه‌ریزی پروژه غافلند دارای عملکردی ضعیف و تراز درآمدی منفی می‌باشند. برنامه‌ریزی پروژه فرایندی است که از طریق آن، تیم پروژه به آگاهی در مورد چرایی و چگونگی انجام کار خواهد رسید. مدیر پروژه نیز به کمک آن به تعیین محدوده پروژه و بودجه، تخصیص مسئولیت‌های لازم و تصمیم‌گیری در مورد مسیر آینده پروژه خواهد پرداخت.

حال سوال اینجاست: برنامه‌ریزی پروژه چیست و چگونه می‌توان آن را به شیوه‌ای آسان و قابل اجرا ایجاد کرد؟

برنامه‌ریزی پروژه چیست؟

راهنمایی برای تعیین محدوده پروژه، نظارت بر تحویل شدنی‌ها و اجرای پروژه است. با برنامه‌ریزی مناسب از تاخیر در پروژه، تجاوز از محدوده بودجه و دوباره‌کاری‌های غیر ضروری می‌توان جلوگیری کرد. یک پروژه هر چقدر هم ساده به نظر آید و یا برای شروع آن عجله وجود داشته باشد، ارزش صرف زمان برای برنامه‌ریزی را دارد. یک برنامه دقیق می‌تواند به تعریف فعالیت‌های پروژه، نقشه راه آینده و زمان‌بندی پروژه کمک کند.

در کمترین حالت برنامه پروژه پاسخگوی سوالات پایه‌ای در مورد آن خواهد بود:

• جزئیات فعالیت‌های پروژه (تعیین شخص مسئول انجام فعالیت، تخمین مدت زمان لازم برای تکمیل فعالیت و …)
• مایلستون‌های پروژه
• تحویل‌شدنی‌های پروژه
• وابستگی‌های مایلستون‌ها و کارها
• فهرست منابع مورد نیاز و طرح تخصیص

نرم افزار برنامه‌ریزی پروژه چیست؟

برای برنامه‌ریزی پروژه به جای استفاده از صفحات گسترده متعدد، برگه یادداشت‌های چسبان، تشکیل جلسات متعدد و … راهکار بهتری وجود دارد:

نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه

که تمام این کارها را به شیوه‌ای ساده و دقیق برای شما انجام می‌دهد. بیش از ۷۷ درصد از پروژه‌های موفق از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند.

نرم افزار برنامه‌ریزی پروژه باعث می‌شود پروژه‌ها بصورت اثربخش برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرا شوند. همچنین موجب مکانیزه کردن گردش کار، تسهیل هماهنگی و ارتباط بین اعضای تیم و تسریع در تحویل پروژه می‌شود.

با کمک یک ابزار برنامه‌ریزی پروژه مناسب، تیم شما قادر خواهد بود تمرکز خود را بر روی مسائل مهم گذاشته و انجام قسمت دشوار کار را به عهده نرم‌افزار بگذارد. ابزارهای قدرتمند برنامه‌ریزی پروژه مانند سمین می‌توانند کنترل پیشرفت کار، اشتراک‌گذاری اسناد و ارتباطات اعضای تیم پروژه را تسهیل نمایند.

تیم‌هایی که بر روی پروژه‌های ساده کار می‌کنند ممکن است یک تابلوی کانبان یا یک چک لیست ساده را انتخاب کنند. تیم‌هایی که روی پروژه‌های پیچیده کار می‌کنند ممکن است به ابزارهای قوی‌تری نیاز داشته باشند تا سریع‌تر عمل کنند، گزارش‌های پیشرفت سفارشی‌شده را به نمایش بگذارند، یا به راحتی تعداد زیادی از پروژه‌های چابک را مدیریت کنند. استفاده از ابزارهای برنامه‌ریز پروژه می‌تواند منجر به ساده‌سازی برنامه‌ریزی شده و با بهینه‌سازی مدیریت منابع اطمینان حاصل کند که هیچ چیز از بین نخواهد رفت.

انواع نرم افزارهای برنامه ریزی پروژه

چنانچه قصد استقرار یک ابزار برنامه‌ریزی پروژه را دارید، ابتدا لازم است نرم افزاری را که احتمالاً با نیازهای تیم شما مطابقت دارد، پیدا کنید. در ادامه همراه ما باشید تا نگاه عمیق‌تری به ابزارهای مختلف برنامه‌ریزی پروژه داشته باشیم و مکانیزم عملکردی هر یک از آنها را  مورد بررسی قرار دهیم.

دو نوع نرم افزار برنامه‌ریزی پروژه وجود دارد:

نرم افزار درون سازمانی: نرم افزار On-premise یا درون سازمانی در محل خود شرکت و عموماً در دیتا سنتر شرکت قرار دارد و توسط یک تیم داخلی از متخصصان فناوری اطلاعات مدیریت می‌شود.

نرم‌افزار ابری: ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه‌های ابری به صورت آنلاین هستند و به‌عنوان یک نرم‌افزار در قالب خدمات توسط ارائه‌دهندگان سرویس، ارائه می‌شوند. این نرم افزارهای ابری که بیشتر توسط شرکت‌های کوچک و متوسط مورد استفاده قرار می‌گیرد، توسط تیم پشتیبانی ارائه دهنده سرویس مدیریت می‌شود.

آیا شما به نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه نیاز دارید؟

اگر تیم شما از نیازهای خود آگاه باشد انتخاب ابزار برنامه‌ریزی پروژه موضوع خیلی چالش‌برانگیزی نخواهد بود. چراکه به‌سادگی نرم‌افزاری مطابق با نیازمندی خود انتخاب خواهد کرد.

در واقع این موضوع زمانی چالش‌برانگیز است که تیم شما به نیازهای خود واقف نباشد. در آن صورت لازم است اعضای تیم با طرح پرسش‌هایی به دنبال این باشد که به دنبال چیست. ازآنجایی‌که این ابزارها دارای ویژگی‌ها، کاربردها و قیمت‌های متفاوتی هستند، پاسخ به این پرسش‌های سازنده می‌تواند آنچه را که تیم به آن نیاز ندارد از دایره انتخاب آنها حذف کند.

برای شروع، به برنامه‌ریزی پروژه‌ها، گردش‌کارها و کارهای درحال انجام خود نگاه عمیق‌تری داشته باشید تا از وجود هر یک از علائم زیر آگاه شوید:

•  عدم وجود سازماندهی اثربخش

آیا تیم شما درگیر مسئله سازماندهی است؟ از نشانه‌های ملموس وجود این مسئله در سازمان می‌توان به مواردی چون مهلت سررسیدهای از دست رفته، اسناد گم شده و فقدان وجود درک متقابل بین اعضای تیم اشاره کرد.

اگر شما متوجه وجود چنین مسئله‌ای در سازمانتان شده‌اید، یک خبر خوب وجود دارد. شما می‌توانید با کمک نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه سمین تیم خود را سازماندهی کنید. همچنین با استفاده از قابلیت‌های سمین مانند ارتباطات بدون وقفه،  مایلستون‌ها و نمایش تصویری جامع از پیشرفت پروژه می‌توانید مانع تاخیر در پروژه‌های خود شوید.

• مشکل در ایجاد هماهنگی و ارتباط بین اعضای تیم

بیش از ۲۹ درصد پروژه‌ها به دلیل ارتباط ضعیف اعضای تیم با شکست مواجه می‌شوند. زمانی که تعداد بالایی از ذینفعان در پروژه درگیر می‌شوند، برقراری سریع و هماهنگ ارتباط امری اجتناب‌ناپذیر برای موفقیت پروژه است.

اگر در زمینه تسهیل ارتباط بین اعضای چند وظیفه‌ای در تیم پروژه، مشاوران خارجی و کاربران نهایی با مشکلاتی روبه‌رو هستید توصیه ما آن است که از ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه برای حل این مسئله بهره بگیرید.

از ارسال ایمیل‌های پی در پی خودداری کنید. در عوض کاربران را به یک سیستم یکپارچه مانند سمین، جایی که بتوانند به مرکز متمرکز فایل‌ها و اسناد دسترسی داشته باشند، متصل کنید. نگهداری همه اطلاعات در یک مکان به تیم‌ها این امکان را می‌دهد کارآمدتر عمل کرده و هدررفت زمان و منابع را به حداقل برسانند.

• برنامه‌ریزی اشتباه پروژه

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش‌روی تیم‌های پروژه، عدم برنامه‌ریزی پروژه است. طبق بیانیه ارزیابی مدیریت پروژه، بیش از ۴۲ درصد مدیران پروژه گزارش کرده‌اند به یک پشتیبانی قوی برای برنامه‌ریزی بهتر نیاز دارند.  از آنجایی که با استفاده از ابزار برنامه‌ریزی پروژه می‌توان همه داده‌های پروژه را ذخیره کرد، تیم‌ها به راحتی می‌توانند تایم‌لاین‌ها و بودجه‌های پروژه‌های پیشین را بررسی کنند. این موضوع می‌تواند به برآورد شفاف‌تری از آینده پروژه برای مباحث بین تیم پروژه و مشتری کمک کند.

می‌توان با ایجاد برنامه با رویکرد آبشاری یا چابک توسط نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه، مباحث را به نتایج واقعی تبدیل کرد. همچنین با استفاده از نمودارهای گانت نرم افزار سمین، تجزیه و تحلیل مسیر بحرانی و زمان سررسید را تجسم کرد.

 

با این حال، داشتن نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه اکسیری برای همه آن چیزهایی که در یک پروژه به خوبی پیش نمی‌رود، نخواهد بود. با وجود اینکه نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه ابزارهای مناسبی را در اختیار تیم شما برای انجام کار قرار می‌دهد، اعضای تیم باید نسبت به این موضوع که این ابزار چگونه به آنها کمک می‌کنند آگاهی کامل داشته باشند.

درک مزایای ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه

برنامه‌ریزی عجولانه می‌تواند ارتباطات تیم را مختل کند. چنانچه هر کدام از فعالیت‌های پروژه طبق برنامه پیش نرود، کل تیم پروژه تحت فشار قرار خواهد گرفت.

نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه به تقویت همکاری تیمی و ساده‌سازی اشتراک‌گذاری فایل‌ها کمک می‌کند. همچنین سازمان شما را قادر می‌سازد تا سریع‌تر و کارآمدتر مورد ارزیابی قرار گیرد. بیایید نگاهی دقیق‌تر بیندازیم که چگونه ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه می‌توانند به روان‌سازی پروژه شما کمک و تحویل سریع‌‌تر و به موقع آن را تضمین کند.

• برنامه‌ریزی، سازماندهی و زمان‌بندی بهبودیافته

برنامه‌ریزی و زمان‌بندی برای موفقیت پروژه ضروری است. استفاده از ابزار برنامه‌ریزی پروژه می‌تواند به تخصیص منابع، واگذاری کارها، تایم‌لاین‌های زمان‌بندی و تعیین مایلستون‌های پروژه کمک کند.

اگر چه وجود نرم‌افزار برای انجام این کار موکدا ضرورت ندارد. اما داشتن آن این امکان را به تیم شما می‌دهد تا کل پروژه را از شروع آن تا تحویل نهایی برنامه‌ریزی کنید. اولویت‌بندی کارها، مکانیزه کردن گردش‌ کارهای جاری و شناسایی وابستگی‌ها به میزان زیادی آسان‌تر می‌شود.

• تعامل سریع‌تر

تعامل ضعیف ذینفعان یکی از دلایل رایج شکست پروژه‌ها است. بیش از ۵۵٪ از تیم‌های پروژه اذعان دارند که ذینفعان بر اهداف نهایی پروژه شفافیت ندارند.

از آنجایی که اکثر تیم‌های پروژه از کارکنان بین‌رشته‌ای تشکیل شده‌اند، لازم است آنها باید به طور مداوم با یکدیگر در تماس باشند. شکاف‌های ارتباطی می‌توانند باعث تأخیرهای قابل اجتناب و از دست رفتن منابع شوند.

با استفاده از ابزار برنامه‌ریزی پروژه که تمام ارتباطات را در یک جا متمرکز می‌کند، تعامل تیم خود را ساده کنید. سمین با قالب‌های همکاری تیمی، داشبوردهای سفارشی و ویژگی‌ برچسب‌گذاری، همکاری را برای تیم‌ها در طبقات، کشورها و حتی قاره‌ها آسان‌تر می‌کند.

• تفویض اختیار ، دسترسی به فایل و اشتراک‌گذاری ساده‌تر

ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه، قابلیت مشاهده ظرفیت کاری تیم را فراهم کرده و به مدیران این امکان را می‌دهند که کارهای پروژه را به طور مؤثر بین اعضای تیم واگذار کنند. با نرم افزار قدرتمندی مانند سمین، قادر خواهید بود کارهای محول شده را بر اساس تاریخ مقرر و اولویت مشاهده کرده، پیشرفت کار را تجسم کرده و تمرکز را به طور خودکار افزایش دهید.

اعضای تیم فوراً وظایف محول شده خود را دریافت کرده و می‌توانند آنها را طبق اولویت‌های از پیش تعریف شده تکمیل کنند. با استفاده از قابلیت ارسال یادآوری خودکار قبل از مهلت سرسید برای اعضای تیم، هرگونه خطای احتمالی به حداقل خواهد رسید.

ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه یک پایگاه داده متمرکز ابری برای ذخیره ایمن فایل‌ها و اسناد ارائه می‌دهند. سمین به کاربران این امکان را می‌دهد که تغییراتی در فایل اصلی ایجاد و نظرات یا هر گونه حاشیه‌نویسی را درج کنند. همچنین در جهت افزایش شفافیت امکان گزارش‌گیری از تغییرات را فراهم می‌کند.

• کاهش ریسک
  

هر مدیر پروژه می‌داند که در برابر ریسک‌ها چگونه باید واکنش نشان دهد. هرچند نه به معنای واقعی کلمه!.

مدیران بزرگ همیشه به پیشرفت پروژه نگاه می‌کنند تا مطمئن شوند همه چیز طبق برنامه است. آنها هر گونه گلوگاه بالقوه را در زمان وقوع شناسایی و از بین می‌برند.

نرم افزار برنامه‌ریزی پروژه شبیه سمین می‌تواند بهترین دوست یک مدیر پروژه باشد. این نرم افزار با کمک استراتژی‌های کاهش ریسک و  با بکارگیری اقدامات متقابل فوری برای جلوگیری از تاخیرها یا انحرافات، مانع از افزایش گستره مهارنشده  پروژه می‌شود. این‌کار به نوبه خود کارایی کلی تیم را بهبود بخشیده، منابع را بهینه کرده و بودجه پروژه را کنترل می‌کند.

• قابلیت دورکاری

آیا به دنبال مدیریت تیم‌های مستقر در موقعیت جغرافیایی مختلف هستید؟ پس با استفاده از یک ابزار برنامه‌ریزی پروژه آنلاین کارمندان خود را پ گرد هم بیاورید. با استفاده از گردش‌کار سفارشی شده، فضای کاری دیجیتال و یک سیستم گزارش‌دهی عملکرد، همه ذینفعان را در جریان امور قرار دهید.

شما می‌توانید از سمین برای محدودسازی کار در حال اجرا، جلوگیری از تأخیرها و از بین بردن محدودیت‌های موجود در تیم‌های پراکنده استفاده کنید.

• مدیریت پیچیدگی‌ها و کمک به مقیاس‌سازی تیم‌های پروژه

بسیاری از تیم‌ها ترجیح می‌دهند برنامه‌ریزی پروژه را با استفاده از برگه‌های یادداشت چسبان یا صفحات گسترده، ساده‌تر کنند. آنها زمان زیادی را صرف به‌روز‌رسانی پروژه می‌کنند.

برای موفقیت تیم‌های پروژه و ماندن در فضای رقابتی، استقرار نرم‌افزار پروژه مناسب یک امر ضروری است – مخصوصاً هنگام مدیریت پورتفولیوهای پروژه یا کارهای پیچیده‌تر.