سه یادآوری ساده درباره برنامه زمانی و زمان بندی پروژه
بسیاری از افراد فعال در عرصه کنترل پروژه همواره در جستجوی تکنیکها و ابزارهای جدید در زمینه مدیریت پروژه هستند. بسیاری از کارشناسان یا مدیران پروژه دوست دارند از ابزارهایی مثل مسیر بحرانی، تحلیل ارزش کسب شده، شبیهسازی و گانت چارت که مبتنی بر زمان بندی پروژه هستند، استفاده کنند. اما باید این نکته را در نظر داشته باشیم که این ابزارها و تکنیکها وقتی میتوانند برای ما به عنوان مدیران یا مجریان پروژه نقش کارآمدی ایفا نمایند که آنچه را که ضروری است (نکات و اصول پایهای مدیریت و کنترل پروژه)، قبل از بهره برداری از آنها مورد توجه قرار داده باشیم.
در این پست قصد داریم به برخی از این اصول و قواعد پایهای جهت مدیریت هرچه بهتر پروژه هایمان اشاره نماییم. همانطور که میدانید گام اول قبل از اجرا زمان بندی پروژه است و اگر ما این گام را به درستی انجام دهیم احتمال اجرای با کیفیت هرچه بیشتر پروژه خویش را تضمین نمودهایم. بنابراین به توضیح این گام و آنچه باید پیرامون اجرای آن بدانیم، میپردازیم.
گام صفر: برنامه ریزی
شما باید مطمئن باشید که برنامه زمانی شما واقعا یک برنامه است! یعنی تمامی کارها با ساختار شکست آنها و با سایر الزامات نظیر توالی اجرای کارها، منابع موردنیاز برای کارها و مایلستونها تعیین شده باشند. کارها (Tasks) به خودی خود بیانگر همه آن چیزهایی است که شما در پروژه در حال انجام آن هستید؛ اما در صورتی که مایلستونها نیز به خوبی تعیین شده باشند، میتوانند شما را از میزان پیشرفتتان در پروژه آگاه سازند. همچنین اطمینان کسب کنید که برنامه شما به راحتی توسط تمامی اعضای پروژه قابل درک است.
بهروزرسانی زمان بندی پروژه: ساده و ضروری
بهروزرسانی برنامه زمان بندی پروژه یکی از موارد بسیار مهم در مدیریت پروژه است که شما باید همواره به آن توجه نمایید. در این بخش تاریخ وضعیت یا نظارت (Status date) نیز بسیار مهم است و باید به آن توجه نمود زیرا همواره در بسیاری از پروژهها شاهد آن هستیم که اجرای کار بعد از تاریخ وضعیت پایان یافته است زیرا تاریخ خاتمه (End date) کار در برنامه وارد نشده است و این باعث ایجاد خطا در محاسبه میزان پیشرفت میگردد.
در واقع برنامه بسیار خوب هم، در صورتی که بهروزرسانی نگردد هیچ کاربردی نخواهد داشت. بلکه فقط یک نقشه زیبا است که نه به شما نشان میدهد کجای مسیر هستید و نه اینکه چه میزان از کارها تاکنون اجرا شده است، بنابراین هیچگاه از بهروزرسانی برنامه زمانی خود غافل نگردید.
اندازهگیری عملکرد: علائم حیاتی سازمان
موضوع دیگری که میبایست به آن توجه نمود این است که یک برنامه خوب زمان بندی پروژه که به صورت مکرر نیز بهروزرسانی میگردد، میبایست از طریق ابزارهایی نظیر: نمودار پیشرفت پروژه، درصد پیشرفت کارها، مایلستونها، تعیین وزن برای کارها در WBS، پیشرفت آن برنامه و در واقع عملکرد تیم پروژه اندازهگیری گردد.
در پایان میتوان گفت تمامی نکاتی که میبایست برای مدیریت کارآمد کنترل پروژه ، مورد توجه قرار دهید به طور خلاصه عبارتند از:
- شروع پروژه با برنامه ریزی
- اجتناب از ایجاد کارهای طولانی در برنامه زمان بندی پروژه
- بهروزرسانی پیوسته برنامه زمان بندی پروژه
- اندازهگیری عملکرد
- گزارشدهی (ثبت گزارشها به شما کمک میکند به طور کاملاً مشخص و واضح نقاط ضعف و قوت پروژه خویش را بدانید، مسیرهای بحرانی را شناسایی نمایید و تصمیمات بهتر و کارآمدتری برای ادامه اجرای پروژه لحاظ نمایید.)
این یادداشت یک برداشت آزاد از اینجا است.
