داشبورد مدیریت پروژه چیست؟
داشبوردهای مدیریتی پیشرفته با ارائه امکان رصد آنلاین و لحظه‌ای داده‌ها با جزئیات، در مراحل و حوزه‌های مختلف پروژه، از جمله درآمد و عملکرد به عنوان یک ابزار قدرتمند برای مدیران در سطوح مختلف محسوب می‌شوند. قبلا در یادداشتی درباره گزارش وضعیت مدیریت پروژه توضیح داده بودیم اما در این مطلب قصد داریم به این پرسش پاسخ دهیم که یک داشبورد مدیریت پروژه چیست؟
براساس یادداشت رایک، نرم افزارهای داشبورد مدیریت پروژه به شما این امکان را می‌دهند که یک تصویر کلی (Big Picture) از وضعیت تمامی پروژه‌ها داشته باشید. شما می‌توانید در یک نگاه از میزان پیشرفت کارها (Tasks)، میزان تاخیرهای بوجود آمده، وضعیت شاخص‌های مختلفی که اهمیت دارد و می‌خواهید به صورت لحظه‌ای آنها را رصد نمایید، بودجه صرف شده برای پروژه در مقایسه با بودجه برآورد شده و … آگاه شوید. همچنین امکان اینکه مشتریان و اعضای تیم پروژه به صورت همزمان اطلاعات ضروری و مهم پروژه را از طریق یک صفحه رصد کنند، یکی دیگر از قابلیت‌های بسیار ارزشمندی است که یک نرم افزار داشبورد مدیریت پروژه می‌تواند ارائه کند.
ویژگی های یک نرم افزار داشبورد مدیریت پروژه خوب
- امکان چیدمان و سفارشی‌سازی صفحات مطابق با اطلاعات و داده‌هایی که برای شما اهمیت دارد
- رصد لحظه به لحظه‌ای کارها (Tasks) از زمان ایجاد تا پایان (در واقع هر گونه بروزرسانی بر روی کارها از جمله ایجاد، واگذاری آن به تیم یا فرد، وضعیت اجرا/ پیشرفت کار، ارزیابی صحت انجام کار و …)
- قابلیت استفاده از الگوی (Template) پروژه‌های موفق پایان یافته، جهت صرفه جویی در زمان برنامه‌ریزی پروژه و ایجاد کارها (Tasks)، که باعث کاهش حجم کارهای پروژه خواهد شد.
- ابزارک‌های (Widget) ساخت داشبورد پیشرفته، که امکان سفارشی‌سازی صفحات یا چیدمان داشبورد مورد نظر را مطابق با اولویت‌های تیم‌های مختلف پروژه ممکن می‌سازد.
- امکان مشاهده داده‌ها در فرمت‌های مختلف نظیر نمودار، فهرست، ماتریس، تقویم
با توجه به ویژگی‌هایی که در بالا به آنها اشاره شد، می‌توان گفت این ویژگی‌ها امکان ساخت داشبوردهای مدیریت پروژه را به صورت حرفه‌ای برای شما ممکن می‌سازد و ساخت داشبوردها با چنین قابلیت‌هایی از دغدغه‌های بسیاری از مدیران پروژه‌ها به ویژه مدیران سطوح بالاتر می‌باشد، ما در نرم‌افزار سمین سعی‌مان بر آن بود این دغدغه را برای بسیاری از مدیران و سازمان‌ها مرتفع کرده و این قابلیت‌ها را به صورت کامل پوشش دهیم. شما با استفاده از نرم افزار سمین می‌توانید به راحتی به رصد داده‌های پروژه‌های مختلف خود در شماهای مختلف مانند لیست، انواع نمودار، گزارش ماتریسی و بپردازید.
آنچه می‌توان با استفاده از داشبوردهای مدیریت پروژه سمین پیگیری کرد
همانطور که می‌دانید همواره رصد برخی شاخص‌های کلیدی(KPI) برای بسیاری از مدیران حائز اهمیت بالایی بوده و می‌باشد بنابراین ما در نرم افزار سمین امکان پیگیری و رصد این شاخص ها را در حوزه های مختلف پروژه و بعضا در داشبورد مدیریت پروژه ایجاد نمودیم، مانند:
- پیش‌بینی بودجه
- واگذاری کارها (Tasks)
- Timeline کارهای انفرادی
- ریسک‌های پیش‌بینی شده
- تغییرات در حوزه‌های مختلف پروژه نظیر کارها، بودجه، افراد و …
- مقایسه اقدامات محقق شده در اجرای پروژه با میزان پیش‌بینی شده آن
- درستی انجام جریانهای کاری/ فرایندها
پنج مزیت اصلی داشبورد مدیریت پروژه سمین
- امکان برنامه‌ریزی پروژه و ثبت آن تا پایین‌ترین / جزئی‌ترین سطوح داده / اطلاعات
- امکان گزارش‌گیری به صورت لحظه‌ای از میزان پیشرفت پروژه با جزئیات
- امکان مشاهده تمامی اطلاعات موردنظر در یک نگاه که این موضوع میزان تسلط مدیران به شرایط پروژه را افزایش و موجب بهبود عملکرد آنها به هنگام تصمیم‌گیری برای پروژه در شرایط بحرانی می‌گردد.
- امکان داشتن رابطه شفاف، صادقانه و وفادارانه با مشتریان از طریق ارائه دسترسی رصد و پیگیری پیشرفت پروژه برای مشتریان
- امکان تحلیل بهره‌وری و کارآمدی پروژه
- حرکت از مدیریت پروژه آفلاین به مدیریت پروژه آنلاین با قابلیت رصد برخط هوش تجاری پروژه
با توجه به آنچه گفته شد در ادامه می‌خواهیم به برخی نکات که شما را در ساخت یک داشبورد مدیریت پروژه کارا در نرم‌افزار سمین کمک می‌کند، اشاره کنیم. اجرای این گام ها بسیار موثر خواهد بود:
- وارد کردن اطلاعات درست با جزئیات در نرم افزار، تعریف روابط براساس فرآیندها (جریان های کاری) جهت واگذاری به افراد یا تیم‌ها، تعیین نقش‌ها همراه با دسترسی‌های مجاز موردنظر، تعریف کاربران، تعریف محدوده‌ی پروژه براساس هدف پروژه (هرچه ورود این اطلاعات به نرم افزار با جزئیات بیشتر و به صورت کاملا باشد، خروجی‌های گزارشات نیز از دقت و کیفیت بالاتری برخوردار خوهد بود).
- ایجاد تقویم های کاری کاربران/ اعضای تیم پروژه با رنگ‌های مختلف، برای حجم کارهای متفاوت، به مدیران پروژه کمک می‌نماید هنگام تخصیص/ واگذاری کار به تیم ها/ افراد براساس حجم کار مشخص شده، تخصیص کار را انجام دهند این موضوع موجب افزایش دقت برنامه ریزی و کاهش میزان تاخیر در پروژه می‌گردد. همچنین موجب ایجاد توازن در تخصیص حجم کار بین گروههای کاری پروژه مختلف نیز می‌گردد.
- ایجاد گانت چارت (Gantt Chart) جهت مشاهده‌ی وضعیت پیشرفت پروژه و مایلستون ها (Milestone) و در صورت نیاز تغییر مایلستون‌ها یا افزایش منابع و یا سایر مواردی که به شما به عنوان مدیر پروژه جهت دستیابی هرچه سریعتر و با کیفیت‌تر به اهداف پروژه یاری می‌رساند.
- تغییر یا ویرایش فرایندها (جریانهای کاری) در صورتی که در حین اجرا نیاز به ویرایش یا تغییر را جهت هدایت تیم پروژه به مسیر صحیح احساس می نمایید (این قابلیت یکی دیگر از ویژگی‌های مهم در نرم افزار سمین است؛ اینکه شما در هر کجای مسیر پروژه خویش باشید و نیاز به تغییر فرآیند، نقش، وضعیت و یا سایر موارد را احساس کنید براحتی می‌توانید آنها را ویرایش کرده یا تغییر دهید و خروجی این تغییرات را نیز در تمامی گزارشات خویش مشاهده نمایید).
