دفتر مدیریت پروژه یا PMO: مزایا، چالش‌ها و گام‌های عملی پیاده‌سازی

مدیریت پروژه، حوزه‌ای مملو از اختصارات و اصطلاحات تخصصی است. یکی از این اختصارات که به‌دفعات شنیده می‌شود،PMO است که مخفف دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office) می‌باشد. بر اساس گزارش”State of Project Management Survey 2020″ که توسط Wellington PPM در بریتانیا منتشر شده است؛ در دهه گذشته دفاتر مدیریت پروژه به طور فزاینده‌ای محبوب شده‌اند و تعدادشان رو به افزایش است. بله

دفاتر مدیریت پروژه (PMO) در حال تبدیل شدن به یک ابزار محبوب در سازمان‌های با هر اندازه‌ای هستند. در سال ۲۰۰۰، تنها ۴۷% از سازمان‌ها دارای PMO بودند. اما در سال ۲۰۲۰، ۸۹% از سازمان‌ها گزارش داده‌اند که دارای PMO هستند. تنها ۹.۹% از شرکت‌ها اعلام کرده‌اند که اصلاً دفتر مدیریت پروژه ندارند.

در طی ۱۰ سال گذشته، ما شاهد تحولی بزرگ در دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) هم به عنوان یک روش اجرا و هم به عنوان یک حرفه بوده‌ایم که باعث افزایش توجه به نرم افزارهای PMO مثل سمین شده است.

دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟

دفتر مدیریت پروژه (PMO – Project Management Office) یک واحد داخلی یا خارجی در سازمان است که وظیفه تدوین، پیاده‌سازی و نگهداری استانداردهای مدیریت پروژه را بر عهده دارد.

این دفتر به‌عنوان یک مرجع مرکزی، مدیریت یکپارچه پروژه‌ها، برنامه‌ها و پورتفولیوی سازمان را تسهیل کرده و از اجرای بهترین روش‌های مدیریتی اطمینان حاصل می‌کند.

PMO علاوه بر مستندسازی وضعیت پروژه‌ها، نظارت بر شاخص‌های عملکردی و ارزیابی معیارهای کلیدی با ارائه راهنمایی و چارچوب‌های استاندارد، به بهینه‌سازی فرآیندهای مدیریت پروژه کمک می‌کند. این دفتر نقش کلیدی در هم‌راستاسازی پروژه‌ها با استراتژی سازمانی، بهبود بهره‌وری، مدیریت ریسک و تضمین تکمیل پروژه‌ها در محدوده بودجه و زمان‌بندی تعیین‌شده دارد.

توجه داشته باشید که ساختار PMO می‌تواند متناسب با نیازهای سازمان، در سطح عملیاتی (مدیریت پروژه‌های خاص) یا استراتژیک (هم‌راستاسازی با اهداف کلان سازمان) تعریف شود و به‌عنوان یک نهاد نظارتی عمل کند.

تعریف ویکی پدیا:

عملکرد PMO در طول زمان تکامل پیدا کرده است: در دهه ۱۸۰۰، دفتر پروژه نوعی حکومت ملی در صنعت کشاورزی به حساب می‌آمد. در سال ۱۹۳۹ برای اولین بار عبارت «دفتر مدیریت پروژه» منتشر شد. در دهه ۱۹۵۰، مفهوم دفتر مدیریت پروژه نمایانگر PMO در دوران معاصر بود. و در نهایت، امروز PMO یک مفهوم پویاست که برای حل مسائل خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مویرا الکساندر در مقاله‌ای از سایت CIO توضیح می‌دهد که اثربخشی PMO با انداره‌گیری میزان تاثیر پروژه بر تحقق اهداف کسب‌وکار سنجیده می‌شود.

نگاهی اجمالی به تفاوت‌های مدیر پروژه، PMO و EPMO

• مدیر پروژه: مسئول اجرای یک پروژه است و بر جنبه‌های عملیاتی آن نظارت دارد. او به زمان‌بندی، منابع و بودجه پروژه توجه می‌کند تا اطمینان حاصل کند پروژه به‌درستی و به موقع به اتمام برسد.

• PMO (دفتر مدیریت پروژه): تمرکز اصلی PMO بر نظارت بر اجرای پروژه‌ها و استانداردسازی فرآیندها در سطح عملیاتی است. این دفتر، متدولوژی‌ها و ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت پروژه‌ها را فراهم کرده و از انطباق پروژه‌ها با این استانداردها اطمینان می‌یابد.

• EPMO (دفتر مدیریت پروژه سازمانی): EPMO نقش استراتژیک‌تری دارد و به هماهنگی پروژه‌ها با استراتژی‌های کلان سازمان و مدیریت پورتفولیوها می‌پردازد. هدف این دفتر اطمینان از هم‌راستایی پروژه‌ها با اهداف و اولویت‌های کلان سازمان است.

جدول زیر به‌طور واضح‌تر این تفاوت‌ها را نمایش می‌دهد:

میخواهید درباره مدیریت پروژه سازمانی یا EPM بیشتر بدانید؟ مقاله مدیریت پروژه سازمانی را بخوانید.

انواع مختلف ساختارهای سازمانی PMO چیست؟

چندین نوع ساختار سازمانی PMO وجود دارد. فرهنگ هر شرکت تأثیر زیادی بر ساختار PMO و چگونگی تکامل آن دارد. در اینجا انواع مختلف ساختارهای دفتر مدیریت پروژه آورده شده است که باید از آن‌ها آگاه باشید:

PMO دستورالعملی (Directive PMO)

PMOهای دستورالعملی استانداردهای مدیریت پروژه را در سازمان تعیین می‌کنند و کنترل در آنها زیاد است. برخلاف سایر انواع PMO که بیشتر نقش پشتیبانی دارند، این نوع PMO به‌طور مستقیم در روند اجرایی پروژه‌ها مداخله می‌کند. تصمیمات استراتژیک و عملیاتی تحت کنترل این ساختار PMO قرار دارد و مدیران پروژه مستقیماً زیرمجموعه آن هستند و به آن گزارش می‌دهند.

PMO کنترل‌کننده (Controlling PMO)

PMOهای کنترل‌کننده نقش نظارتی و پشتیبانی‌کننده دارند و عمدتاً مسئول ایجاد ابزارها و منابع برای مدیریت پروژه‌ها هستند. آن‌ها ابزارها و روش‌های لازم را برای مدیران پروژه فراهم می‌کنند و از ایشان می‌خواهند که مطابق با استانداردهای سازمان عمل کنند.

این نوع PMO نظارت کمتری نسبت به Directive PMO دارد، اما هنوز هم کنترل و هماهنگی لازم را برای موفقیت پروژه‌ها فراهم می‌کند. به طور کلی هدف این است که استانداردهای سازمانی برای مدیریت پروژه‌ها حفظ شده و پروژه‌ها طبق رویه‌های مشخص پیش بروند.

PMO حمایتی (Supportive PMO)

این نوع PMO به‌عنوان یک مرجع اطلاعاتی برای پروژه‌های یک سازمان عمل می‌کند. به عبارت دیگر، همه داده‌ها، مستندات و اطلاعات مرتبط با پروژه‌ها در این PMO نگهداری می‌شود و در دسترس مدیران پروژه قرار می‌گیرد. این PMO مسئولیت‌های اجرایی یا تصمیم‌گیری‌های عملیاتی را بر عهده ندارد، کنترل کمی دارد و در قالب یک مشاور و پشتیبان اطلاعات و منابع لازم را برای تسهیل مدیریت پروژه‌ها در اختیار مدیران پروژه می‌گذارد.

ساختارهای دیگر PMO نیز بر اساس سلسله‌مراتب سازمانی وجود دارند. برخی از این‌ها عبارتند از:

PMO خاص (Individual PMO)

دفاتر مدیریت پروژه فردیو یا خاص بیشتر به پروژه‌ها یا برنامه‌های خاص اختصاص دارد و وظیفه دارد که حمایت زیرساختی (مثل ابزارهای نرم‌افزاری یا منابع فیزیکی)، آموزشی و نظارتی (مثل آموزش‌های لازم برای مدیران پروژه و تیم‌ها) را برای موفقیت این پروژه‌ها فراهم کند. این دفتر نقش مهمی در تعیین شیوه‌ها و استانداردهای مدیریت پروژه و نظارت بر اجرای آن‌ها دارد.

PMO واحد تجاری (Business Unit PMO)

ساختار PMO واحد تجاری که به‌عنوان PMO دپارتمانی نیز شناخته می‌شود، به پروژه‌های مختلف در سطح دپارتمان‌ها رسیدگی می‌کند و نظارت و گزارش‌دهی به مدیر بخش را بر عهده دارد. این دفتر نقش مهمی در هماهنگی پروژه‌ها و مدیریت موفقیت‌آمیز پروژه‌ها در واحدهای مختلف سازمان ایفا می‌کند.

PMO سازمانی (Enterprise PMO)

ساختار PMO سازمانی در شرکت‌های بزرگ وجود دارد و برای یکپارچگی و هماهنگی در مدیریت پروژه‌ها در سراسر دپارتمان‌های سازمان ضروری است.

این PMO به عنوان ناظر استراتژیک برای پروژه‌ها عمل و بر برنامه‌ریزی استراتژیک پروژه‌ها، تخصیص منابع، انتخاب پروژه‌ها، پیگیری پروژه‌ها و اولویت‌بندی آن‌ها نظارت می‌کند. همچنین به تعریف استانداردها، رویه‌ها و روش‌شناسی‌های مدیریت پروژه در سراسر دپارتمان‌ها می‌پردازد.

ساختارهای PMO بعدی بر اساس ساختار سازمانی هستند:

PMO غیرمتمرکز (Decentralized PMO)

این ساختار PMO بیشتر به‌عنوان مشاور برای مدیر پروژه عمل می‌کند. این PMO مدیران پروژه را در تصمیم‌گیری‌ها درگیر می‌کند و به تیم این امکان را می‌دهد که کنترل وظایف خود را در دست داشته باشند.

PMO متمرکز (Centralized PMO)

این ساختار PMO به‌طور کنترل‌شده‌تری عمل می‌کند. برخلاف ساختار غیرمتمرکز، PMO استانداردها و فرآیندهای پروژه را تعیین می‌کند و در تصمیم‌گیری‌ها و حل مشکلات دارای اختیارات زیادی است.

چه کسانی به دفتر مدیریت پروژه نیاز دارند؟

نه هر شرکتی دارای دفتر مدیریت پروژه (PMO) است و نه هر شرکتی به آن نیاز دارد. دفاتر مدیریت پروژه در صورتی مفید هستند که تعداد پروژه‌ها در یک سازمان در حال رشد باشند.

PMO نقش یک رهبر ارکستر را ایفا می‌کند و می‌داند که چگونه هر پروژه پیشنهادی در استراتژی کلی کسب‌وکار جای می‌گیرد.

این دفتر به تخصیص صحیح منابع کمک می‌کند تا از شکست پروژه‌ها جلوگیری کرده و موفقیت آن‌ها را تضمین کند. به طور کلی شما ممکن است به یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) نیاز داشته باشید اگر:

• پروژه‌ها به طور مکرر دیرتر از زمان پیش‌بینی‌شده و با کمبود بودجه تکمیل می‌شوند
• پروژه‌ها با اهداف کسب‌وکار به درستی هم‌راستا نیستند
• ذینفعان شما از پیشرفت پروژه‌ها بی‌اطلاع هستند
• فرآیند استانداردی برای شروع و اجرای پروژه‌ها ندارید
• قادر به پیگیری دقیق پیشرفت پروژه‌ها نیستید

یک دفتر مدیریت پروژه چه وظایف و مسئولیت‌هایی دارد؟

انتخاب پروژه‌های مناسب

یکی از وظایف اصلی دفتر مدیریت پروژه (PMO) انتخاب ترکیب مناسبی از پروژه‌ها برای سازمان است به‌طوری‌که با اهداف کلان سازمان همسو باشند. برای این منظور،PMO سیاست‌ها، فرآیندها و جریان‌های کاری را برای مدیریت پروژه‌ها ایجاد و اجرا می‌کند.

مدیریت مؤثر منابع

دفتر مدیریت پروژه (PMO) باید نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تعریف کرده و اولویت‌ها را بر اساس بودجه و زمان‌بندی‌ها مدیریت کند.

ترویج، حمایت و پیشبرد مدیریت پروژه:

آگاه‌سازی مستمر کارکنان از طریق ارتباطات منظم و آموزش یکی دیگر از وظایف دفتر مدیریت پروژه است. PMO کارکنان را آموزش می‌دهد و با راهنمایی ایشان و ایجاد یک فرهنگ مشترک در پروژه‌ها، استانداردسازی روش‌های کاری و تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارهای ارزیابی پروژه به ترویج مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌پردازد.

استفاده از ابزارهای پروژه

دفتر مدیریت پروژه (PMO) نرم‌افزارهای مورد نیاز را گردآوری و سازماندهی می‌کند تا یک مخزن معتبر از داده‌های پروژه ایجاد کند که منجر به تصمیم‌گیری بهتر می‌شود.

چه نقش‌هایی در داخل PMO انجام وظیفه می‌کنند؟

دفاتر مدیریت پروژه (PMO) نقش مهمی در موفقیت پروژه‌های سازمانی دارند و وظایف آن‌ها بر اساس نیازهای سازمان تعریف می‌شود. اعضای PMO معمولاً افراد حرفه‌ای با تجربه بالا هستند که گواهینامه‌های مرتبط مانند PMP دارند.

📌 اطلاعات دقیق‌تر درباره مسئولیت هر نقش در جدول زیر آورده شده است.

نرم‌افزار مدیریت پروژه سمین

پشتیبانی از گانت

ساختار شکست کار

بردهای کانبان

گزارش‌دهی و KPI

مدیریت زمان‌بندی

مدیریت منابع و تیم

مدیریت ریسک

مدیریت دانش

ثبت درخواست دمو آنلاین آشنایی بیشتر با سمین

چرا از سمین به‌عنوان PMO استفاده کنید؟

سمین تجربه کمک به سازمان‌ها برای غلبه بر چالش‌های رایج مدیریت پروژه، از جمله تمامی مسئولیت‌های پیچیده‌ای که مدیران پروژه PMO به‌صورت روزانه با آن‌ها سروکار دارند، را دارد.

سوال اینجاست که سمین چگونه اینکار را انجام می‌دهد؟ این سوال از جنبه‌های زیر قابل‌بررسی است:

1. سمین ارتباطات بین اعضای تیم را تسهیل می‌کند. سمین با قابلیت ارسال پیام در پلتفرم، داشتن تالارهای گفتگو، ثبت سابقه مکالمات ذیل هر کار، محیطی برای همه بخش‌های مرتبط با پروژه ایجاد می‌کند تا اعضا بتوانند در آن به‌راحتی با یکدیگر تعامل و ارنباط داشته باشند. همچنین سایر ویژگی‌ها مانند دریافت هشدار برای شروع کارهای وابسته، وقتی که نوبت به فرد بعدی در زنجیره کار می‌رسد،کار را برای اعضای تیم تسهیل می‌کند.
2. سمین اهداف پروژه را هم‌تراز می‌کند. امکانات بصری پروژه و ایجاد شفافیت در اهداف تخصیص یافته، مدیریت کل اکوسیستم پروژه‌های شرکت شما را  بصورت یکجا تسهیل می‌کند.
3. سمین باعث تخصیص منابع بصورت موفقیت‌آمیز در سازمان می‌شود. منابع سمین این امکان را به شما می‌دهد که به کل منابعی که سازمان باید در سراسر پروژه مصرف می‌کند، به‌صورت جامع و در یک نمای کلی نگاه کنید.همچنین می‌توان از سمین برای محاسبه جزئیات مهم اما کوچک مثل میزان دسترس‌پذیری هر یک از اعضا تیم استفاده کرد بررسی مواردی مانند اینکه حجم کار مورد نیاز هر یک از اعضا برای تکمیل پروژه چقدر است؟ عدم حضور هر یک از اعضا چه تاثیری بر روی زمان‌بندی پروژه می‌گذارد؟
4. سمین به ردیابی مهلت سررسید کارها و دستیابی به آن‌ها کمک می‌کند. مدیران پروژه PMO می‌توانند برای کل پروژه‌ها، مراحل پروژه و حتی وظایف افراد ضرب‌الاجل تعیین کنند. و با ابزارهای بصری مانند نمودار گانت، اعضای تیم می‌توانند به‌روزرسانی‌های وظایف محوله خود را با یک نگاه سریع بفهمند.
5. استفاده از داشبورد مدیریتی سمین برای پایش و گزارش وضعیت لحظه‌ای پروژه‌ها

نرم‌افزار مدیریت پروژه سمین

پشتیبانی از گانت

ساختار شکست کار

بردهای کانبان

گزارش‌دهی و KPI

مدیریت زمان‌بندی

مدیریت منابع و تیم

مدیریت ریسک

مدیریت دانش

ثبت درخواست دمو آنلاین آشنایی بیشتر با سمین

از اینکه تا انتهای مقاله با ما همراه بودید، صمیمانه سپاسگزاریم. اگر هر گونه سوال یا نظری دارید، خوشحال می‌شویم آن را در قسمت کامنت‌ها با ما در میان بگذارید. همچنین، با درخواست دمو، می‌توانید مشاوره رایگان در زمینه PMO و نحوه استقرار آن در سازمان خود دریافت کنید. منتظر ارتباط شما هستیم!

سؤالات متداول

آیا هر شرکتی به دفتر مدیریت پروژه نیاز دارد؟

خیر، الزامی وجود ندارد. در صورتی که شرکت شما با تعداد محدودی پروژه رو به‌ روست و همه‌چیز به‌خوبی پیش می‌رود، ممکن است نیازی به PMO احساس نشود اما اگر پروژه‌ها متعدد باشند، به‌صورت همزمان اجرا شوند یا منابع محدود داشته باشید، دفتر مدیریت پروژه می‌تواند نقش یک هماهنگ‌کننده مؤثر را ایفا کند و نظم را به فعالیت‌ها بازگرداند.

هزینه و زمان راه‌اندازی یک PMO چقدر است؟

این موضوع به سازمان و پیچیدگی پروژه‌ها بستگی دارد. برای یک PMO ساده، به کمک چند نفر و ابزاری مثل نرم‌افزار سمین، شاید چند هفته کافی باشد اما در سازمان‌های بزرگ‌تر، فرآیند برنامه‌ ریزی ممکن است چندین ماه طول بکشد و نیازمند بودجه قابل‌ توجهی باشد.

تفاوت دفتر مدیریت پروژه با مدیر پروژه چیست که این‌قدر اهمیت دارد؟

مدیر پروژه فردی است که بر اجرای یک پروژه خاص تمرکز دارد و مسئولیت آن را برعهده می‌گیرد، در حالی که PMO یک تیم است که وظیفه هماهنگی همه پروژه‌های سازمان را بر دوش دارد، استانداردها را تعیین می‌کند و اطمینان می‌دهد پروژه‌ها با اهداف کلان شرکت همسو هستند به زبان ساده، مدیر پروژه اجراکننده است و PMO راهبر کل مسیر

اگر PMO نداشته باشیم چه اتفاقی برای پروژه‌ها می‌افتد؟

بدون وجود دفتر مدیریت پروژه، احتمال خارج شدن پروژه‌ها از کنترل بالاست. تأخیر در زمان‌بندی، اتلاف بودجه، ناهماهنگی میان تیم‌ها و حتی شکست کامل پروژه‌ها از جمله پیامدها هستند. بر اساس آمار سازمان‌هایی که از PMO بهره نمی‌برند، تا ۳۰ درصد بیشتر در معرض ناکامی پروژه‌ها قرار دارند.

به دنبال مطالعه بیشتر هستید؟

Which PMO structure is best for your company

یادداشت‌های دیگر:

چگونگی پیاده‌سازی یک تیم ترکیبی DevOps در مدیریت پروژه پیاده سازی اتوماسیون اداری یا خودکارسازی فرآیندهای کاری در تیم های اثربخش چالش‌ های مدیریت کارکنان دورکار