نرم افزار مدیریت گردش کار چیست و چه مزایایی دارد؟
در بسیاری از کسب و کارها سازماندهی، ردیابی و کنترل وظایف چالش‌برانگیز است. به‌خصوص برای سازمان‌های بزرگ طراحی و ایجاد گردش کار مناسب بسیار ضروری است. بدون داشتن یک نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب، این امر می‌تواند باعث سردرگمی در مدیریت دانش ، اتلاف منابع و در نهایت به خطر انداختن یکپارچگی پروژه‌ها شود. زیرا فرآیند انجام وظایف و ردیابی آنها بدون وجود مدیریت گردش کار میسر نخواهد بود.
پیش از این به ۱۰ نرم افزار مدیریت پروژه برتر را معرفی و بررسی کردیم. در مقاله ای دیگر ۱۱ نرم افزار مدیریت دانش تحلیل شد.
مطالعات نشان می‌دهد که تلاش برای انجام وظایف مختلف بدون نظم کافی، منجر به کاهش ۴۰ درصدی بهره‌وری می‌شود. زیرا تغییر مداوم برنامه کارمندان و تخصیص وظایف بیش از حد، باعث ناامیدی و خستگی شدید آنها خواهد شد. بدون شک، مدیریت گردش کار نامناسب به مشکلاتی نظیر موارد زیر منجر می‌شود:
- ایجاد اختلاف و بی اعتمادی بین اعضای تیم
- اختلال در روند کاری
- کاهش بهره‌وری کارمندان
- اتلاف وقت و سرمایه
امروزه برای سازماندهی و بهینه‌سازی وظایف کسب‌وکارها، استفاده از یک نرم افزار مناسب مدیریت گردش کار لازم است. این اقدام می‌تواند منجر به مدیریت بهتر کارها شود. بنابراین در این نوشته با ما همراه باشید تا در این خصوص بیشتر بدانیم.
نرم افزار مدیریت گردش کار چیست؟
نرم افزار مدیریت کار یا گردش کار (WMS) یک ابزار دیجیتالی است که زنجیره‌ای از کارهای یک سازمان را تعریف و مدیریت می‌کند. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را ترسیم نموده و یک برنامه متوالی برای اجرا و پیگیری پیشرفت آنها داشته باشید.
نرم افزار مدیریت گردش کار با ارائه یک بستر متمرکز برای ارتباط و همکاری تیم، بهره‌وری تیم‌ها زا تا حد زیادی افزایش می‌دهد. همین موضوع باعث ارتقای فرهنگ سازمانی شما می‌شود. بنابراین تعجب آور نیست که چرا اکثر کسب و کارها در سراسر جهان برای تسهیل وظایف روزانه خود از نرم افزار گردش کار استفاده می‌کنند. ممکن است از خود بپرسید که با استفاده از این ابزار دقیقاً چه چیزی به دست می‌آورید؟ پس در ادامه با ما همراه باشید.
نرم افزار مدیریت گردش کار به افراد اجازه می‌دهد تا فرآیندهای تکراری را خودکار کنند. در همین راستا به آنها کمک می‌کند تا کارهای انجام نشده را به صورت خودکار پیگیری کنند. این ابزار یک تصویری کلی از گردش کار به همراه معیارهای عملکرد ارائه می‌دهد. با استفاده از آن می‌توانید معیارهای عملکرد در هر فرآیند را ارزیابی کرده و استراتژی‌های لازم را به موقع به‌کار بگیرید.
مزایای نرم افزار مدیریت گردش کار چیست؟
هنگامی که روی مدیریت گردش کار سرمایه‌گذاری می‌کنید، دیگر بازگشتی وجود ندارد، این یک فرمول جامع برای راضی نگه داشتن کارمندان است.
در ان واحد می‌توانید مطمئن باشید که تمام فرآیندها با حداکثر کارایی و در زمان مناسب به پایان می‌رسند. همچنین این ابزار برای شرکت‌های دانش‌بنیان که خدمات حرفه‌ای به مشتریان خود ارائه می‌دهند بسیار مفید خواهد بود. در ادامه برخی از مزایای استفاده از WMS در محل کار ذکر شده است:
۱- تسهیل همکاری با مشتریان
ایجاد اختلاف نظرها، عدم شفافیت، عدم تامین نیازهای مختلف و همچنین عدم ارائه خدمات مناسب همواره در امور مشتریان وجود دارد. اینجاست که نرم افزار گردش کار می‌تواند به شما کمک کند. این ابزار به شما امکان ارائه دسترسی به مشتریان در بخش‌های مختلفی از پروژه را می‌دهد. آنها می‌توانند به‌راحتی وضعیت پیشرفت پروژه را مشاهده و تأییدیه‌های لازم را اعطا کنند. مشخص است که این روش چقدر از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند. همین موضوع نیز عاملی دیگر جهت افزایش رضایت مشتریان است.
۲- استفاده مفید از ساعات کاری
هدف شما باید به حداکثر رساندن کیفیت ساعات کاری باشد. گاهی اوقات مدیریت و پیگیری زمان می‌تواند به کار وقت‌گیری تبدیل شود.
نرم افزار مدیریت گردش کار می‌تواند مدیریت منابع و استانداردسازی فرآیندهای کاری را با کمترین درگیری و صرف وقت انجام دهد. این نرم‌افزار تمام این وظایف را انجام می‌دهد تا شما بتوانید زمان و انرژی خود را به سمت فرایندهای اساسی هدایت کنید.
۳– رسمیت‌بخشی به فرآیندها
فرآیندهای کاری به دقت معرفی و مستند شده و کارهای بیهوده و یا تکراری حذف می‌شود. به این ترتیب سازمان اطمینان لازم را برای انجام امور مطابق با ضوابط تعیین شده بدست خواهد آورد. از آنجا که برای استفاده از مدیریت گردش کار، سازمان باید فرآیندهای خود را وارسی و به دقت تعریف کند، این فرصت خوبی برای تحلیل و بهبود فرآیندها است. با این کار می‌توان زمان و هزینه صرف شده برای فرایند را به حداقل رسانده و ارزش افزوده آن را بیشتر کرد.
مدیریت گردش کار، به فرآیند کسب و کار سازمان رسمیت می‌بخشد. می‌توان اطمینان داشت که هر مرحله از کار به درستی انجام شده، کنترل‌های لازم به عمل آمده و کارکنان هیچ مرحله‌ای را از دست نمی‌دهند. کارها تنها به دست افراد از قبل تعیین شده جهت اجرا سپرده خواهد شد و به این ترتیب کلیه کارها بدون خطا بین کارکنان جابه‌جا شده و هیچ کاری در سازمان متوقف نمی‌شود.
۴- ردیابی، نظارت و گزارش
با استفاده از مدیریت گردش کار، امنیت اطلاعات تضمین شده و دسترسی به مجموعه‌ای از داده‌های سازگار باهم فراهم می‌آید و اطلاعات پراکنده مربوط به سیستم‌های سازمان یکپارچه می‌شود. مدیران می‌توانند بر عملکرد کارکنان و روال های سازمانی خود اشراف پیدا کرده و کمترین وقت را برای تخصیص کارها صرف کنند. با ثبت تمام رخدادهای مسیر اجرای فرآیند، امکان ردیابی کارها فراهم شده و با تحلیل آنها می‌توان فعالیت‌ها را ارزیابی و اندازه‌گیری کرد.
۵- ارتقای سطح دانش سازمان
سیستم‌های مدیریت گردش کار، دانش سازمانی را بالا می‌برد. اطلاعات فرآیندها را که ممکن است میان کارکنان مختلف پراکنده باشد، یکپارچه کرده و همه کارکنان به آن دسترسی خواهند داشت و آموزش کارکنان جدید بسیار آسان خواهد بود.
سخن پایانی
بهترین سیستم مدیریت کار را می‌توان تلفیقی صحیح از عملکرد پیشرفته گردش کار و سادگی گرافیکی دانست. داشتن تمام داده‌های موجود زیر نوک انگشتان شما عالی است، اما اگر شما نتوانید به راحتی داده مورد نیاز خود را از میان کل داده‌ها پیدا کنید، داشتن دسترسی بیهوده است! اگرچه قبلا نرم‌افزارهای رایگان و خوبی را برای مدیریت کارها در اینجا پیشنهاد داده بودیم اما نرم‌افزار سمین را پیشنهاد می‌کنیم که در آن پیاده‌سازی فرآیندها و گردش کار سازمان به سادگی و به صورت کاملا حرفه‌ای صورت می‌گیرد. علاوه‌براین استفاده از داشبوردهای هوش تجاری و بهره‌گیری از گزارش‌های گرافیکی برخط کمک شایانی به مدیران برای پایش اطلاعات می‌کند.
در این یادداشت تلاش شد تعریفی از سیستم گردش کار و مزایای استفاده از آن ارائه بدهیم. ممکن است برایتان سؤال شود که تفاوت مدیریت گردش کار و مدیریت پروژه در چیست؟ در مقاله بعدی به این موضوع خواهیم پرداخت؛ پس با ما همراه باشید.
