مدیریت وظایف و ضرورت آن
ضرورت وجود مدیریت وظایف در کسبوکارهای امروزی یک امر بدیهی است و هیچکس جز بازندهها منکر آن نیست. هیچ شرکت و سازمانی را نمیتوان پیدا کرد که بدون مدیریت وظایف به موفقیت روزافزون دست یابد.
توجه داشته باشید این مقوله نباید با نرم افزار مدیریت پروژه اشتباه گرفته شود. پیش از این مفاهیم مدیریت دانش را مورد بررسی قرار داده و به معرفی ۱۱ نرم افزار مدیریت دانش و بررسی آنها پرداختیم.
وقتی از مدیریت وظایف صحبت میکنیم در واقع صحبت از فرآیند برنامهریزی، کنترل، پیگیری و گزارشدهی یک کار با در نظر گرفتن تمام جزئیات مربوط به آن است. این موضوع آنقدرها که فکر میکنید پیچیده نیست، بلکه یک روش کارآمد برای برنامهریزی کارها از لحظه شروع تا تکمیل آن است.
آیا تا به حال به این فکر کردهاید که کسبوکارهایی مانند مایکروسافت چگونه میتوانند به طور مداوم محصولات و ویژگیهای جدید به بازار عرضه کنند؟
تصادفی نیست که تیم ۳۰۰۰ نفره توسعهدهندگان ماکروسافت بسیار دقیق هستند و میتوانند هر سه هفته نسخهی جدید از هر یک از پروژههای خود منتشر کنند. وظایف آنها با تمام جزئیات، مدیریت میشود و همه کارکنان میدانند چه کسی چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد. به وضوح مشخص است که موفقیت در پروژههای کاری رابطه مستقیمی با مدیریت وظایف دارد.
کریا براون، مدیر پروژه MetaLab، مراحل برنامهریزی، تکمیل و تحویل پروژه را با به پرواز در آوردن هواپیما مقایسه کرده است. او میگوید:
“پیش از هر چیز مدیر پروژه باید مطمئن شود که کارها (هواپیما) بدون مشکل و در مسیر هموار پیش میرود. بنابراین خلبانان و خدمه پرواز میتوانند کار خود را در بهترین حالت انجام دهند. مسافران نیز با اطمینان از عدم سقوط، احساس امنیت کنند.”
از مهمترین امکانات مدیریت وظایف
مدیریت حجم کار
نرم افزار مدیریت وظابف امکان مشاهده کارهای برنامهریزی شده در تقویم کاری را به شما میدهد. شما میتوانید با توجه به شاخصهای حائز اهمیت، کارهای خود را اولویتبندی کنید و مدت زمان لازم برای انجام آن را در نظر بگیرید.
افزایش بهرهوری
هنگامی که تمام کارها به شکل مرتب در یک مکان واحد لیست شوند، دقیقاً میدانید که چه مواردی انجام شده و چه کارهایی خارج از برنامه است.
ایجاد کانالهای همکاری
مدیریت وظیفه در واقع تسهیل کننده مدیریت تیم است. نرم افزار مدیریت وظایف به اعضای تیم امکان درک بهتر در مورد اینکه چه کسی، در چه زمانی روی چه وظیفهای کار کند تا کار با مشارکت و همکاری هرچه سریعتر انجام شود، میدهد.
مدیریت زمان
با تعیین اولویتها و تخصیص درست کارها به افراد، از اتلاف زمان جلوگیری بهعمل میآید. با ستفاده از نرم افزار مدیریت وظیفه، شما همیشه میدانید که کجای نقشه وظایف هستید و روی چه چیزی باید کار کنید.
با اینحال موضوع عجیب، تعداد کسبوکارهایی است که هنوز روش مناسبی برای سازماندهی و تکمیل وظایف خود ندارند. نظرسنجی مدیریت پروژه جهانی (PMI) در سال ۲۰۱۷ نشان میدهد که ۳۷ درصد از رهبران اجرایی بر این باور هستند که بزرگترین علت ناموفق بودن پروژهها، عدم وجود روش و قوانین مشخص در اجرای وظایف است. به عبارت دیگر، برنامهریزی به شکل تنها کافی نیست، بلکه روش اجرای آن نیز اهمیت بالایی دارد.
مراحل مدیریت وظایف
مدیریت وظیفه کار سخت و دشواری نیست. رویه آن شامل سه مرحله ساده است:
۱- تعریف وظایف
اولین مرحله، تحلیل و بررسی پروژه و ایجاد وظایف جداگانه برای رسیدن به هدف پروژه است. پس از دانستن اینکه این وظایف چیست، میتوانید با مشخص کردن خروجی کار و تعیین مهلتهای مقرر، آنها را به موارد عملی تبدیل کنید.
۲- سازماندهی و اولویتبندی وظایف
مشکلات و ریسکهای احتمالی پروژه را شناسایی کرده و برنامه عملیاتی برای مواجهه با آنها تعریف کنید. برای مثال: آیا عدم حضور برخی از اعضای تیم میتواند مانع پیشزفت کار شده و شما را از برنامه خارج کند؟ آیا تیم شما توانایی انجام همه کارها را در بازه زمانی مشخص دارد؟
۳- نظارت و بهروزرسانی
این مرحله، جایی است که نرم افزار مدیریت وظایف رسماً وارد عمل میشود. هنگامیکه یک پروژه شروع میشود، میتوانید با استفاده از آن تمامی کارها را کنترل کرده و تغییرات لازم را به سرعت اعمال کنید. اگر یکی از اعضای تیم از برنامه عقب افتاده است، میتوانید کار وی را به فرد دیگری از اعضای تیم اختصاص دهید. یا کارها را تغییر دهید تا مهمترین کارها در اولویت بالاتری انجام شوند.
ارکان مدیریت وظایف
رکن اول: سازماندهی عناصر سیستم مدیریت وظایف
وظابف، پروژهها و سبد پروژهها سه عنصر اصلی هستند که برنامه کاری را در یک تیم یا سازمان تعریف میکند. نرم افزار مدیریت وظایف مواردی چون برنامهریزی، سازماندهی و اجرای کار را بر اساس این سه عنصر اصلی آسانتر میکند. در ادامه هر یک از عناصر را به صورت دقیقتر بررسی میکنیم.
وظایف
وظایف نمایانگر بخشهای مختلف و تکرارپذیر کار هستند مانند گزارشدهی ماهانه یا بهروزرسانی صفحه وب سایت. وظیفه مورد نظر باید در اینکه چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام میدهد، شفاف باشد. به نظر ساده میرسد اما اگر وظایفی تعریف شوند که این سه مورد در آنها مشخص نباشد، ناکام خواهید ماند.
پروژه
مجموعهای از وظایف، دومین عنصر اصلی کار یعنی پروژه را تشکیل میدهد. پروژهها اهداف بزرگتری را دنبال میکنند. اهدافی مانند راهاندازی یک محصول جدید یا شروع یک کمپین تجاری. به عبارت دیگر همه پروژهها، چه بزرگ و چه کوچک، به سادگی از چندین وظیفه فردی تشکیل شدهاند.
سبد پروژهها (پورتفلیو پروژه)
سومین عنصر اصلی سیستم مدیریت وظایف، سبد پروژه (پورتفلیو) است. پورتفلیو مجموعهای از پروژهها، طرحها و کارهای مرتبط میباشند که بهصورت گروهی برای تحقق اهداف استراتژیک مدیریت میشوند. مدیریت پورتفولیو بخش اصلی و جداییناپذیر از برنامه استراتژیک کلی سازمان و پلی میان مدیریت استراتژی، طرح پروژه و عملیات است. اطمینان از همسویی وظایف سازمانی با استراتژی سازمان در سبد پروژهها دارای اهمیت است. این مهم در بستر نرم افزار مدیریت وظایف قابل کنترل و پیگیری است.
رکن دوم: داشیوردها و پیشخوانهای پویا در نرم افزار مدیریت وظایف
مطابق رکن اول داشتن یک ساختار کلی برای استاندارد کردن چگونگی ذخیرهسازی و سازماندهی وظایف مهم است. داشبوردهای پویا در نرم افزار مدیریت وظایف به شما امکان ارائه گزارشات خلاصه مدیریتی را میدهد. داشبوردها به اهم موارد ضروری جهت مدیریت پروژه و شاخصهای کلیدی عملکرد می پردازند و از ارائه اطلاعات غیرمهم خودداری میکنند.
در سطح فردی، افراد باید بتوانند با نگاه به داشبورد وظایف خود را به راحتی و به وضوح در پروژه مورد نظر مشاهده کنند. داشبورد افراد باید طوری باشد که بایدها و نبایدهای کار خود را ببینند و با توجه به اولویتبندی، بر کارها متمرکز شوند. این کار به افراد کمک میکند تا کار و وظایف را سازماندهی، اولویتبندی و کنترل کنند.
در سطح پروژه، باید شامل ابعاد مختلف پروژه و حاوی اطلاعات خلاصه، شفاف و بدون ابهام باشد. برای پروژههای بزرگ و پیچیده که شامل تعداد زیادی از ذینفعان و شرکای چند وظیفهای هستند، وجود داشبوردها بسیار ضروری است. نمودارها و اشکال جهت درک بهتر اطلاعات و تصمیمگیری موثر است.
نمونه ای از گزارش وضعیت پروژه در قالب داشبورد تیم در نرم افزار مدیریت وظایف سمین
رکن سوم: اتوماتیک سازی فرآیندها با استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف
بسیاری از کارهایی که شما انجام میدهید شامل فرآیندهای مداوم یا وابسته هستند. حتی ممکن است متوجه بسیاری از آنها نشوید. با اتوماسیون کردن فرآیندهای ساده توسط نرم افزار مدیریت وظایف، میتوانید سرعت کارها را افزایش و خطاها را کاهش دهید. برخی از نرم افزارهای مدیریت وظایف مانند سمین، به شما این امکان را میدهند تا برخی از کارهای کوچک وقتگیر را به صورت خودکار انجام دهید. کارهایی همچون تخصیص کار به افراد، تنظیم یا تغییر موعد مقرر و تحویل کار در زمان مناسب و غیره.
نرم افزار مدیریت وظایف به شما امکان طراحی الگو برای پروژهها و فرآیندهایی که تیم شما اغلب درگیر آنها هستند را میدهد. بنابراین دیگر مجبور نیستید هر بار از یک مرحله مشابه شروع به کار کرده و جریان کار را طراحی کنید، بدین روش شفافیت و وضوح کافی برای تیم شما ایجاد خواهد شد. همچنین مطمئن خواهید شد که هیچ یک از اعضای تیم، هیچ یک از مراحل مهم را از دست نخواهد داد. مطمئناً هر پروژه تغییرات ناگهانی و خاص خود را دارد، اما شما دیگر مجبور نیستید دائماً مفاهیم اولیه را تعریف کنید. این موضوع باعث میشود تیم شما وقت و درک بیشتری نسبت به فرآیندهای کاری داشته باشد و با سرعت بیشتری حرکت کند.
با استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف به طور مؤثرتر با یکدیگر همکاری کنید
با استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف به جای اینکه تمرکزتان فقط بر روی یک پروژه باشد، میتوانید به بررسی کل سیستم و پروژههایی که در آن کار میکنید بپردازید. این نرم افزار به شما یک دید کلی از جریان کارها و امکان بررسی جزئیات در لایههای مختلف را میدهد. بنابراین میتوانید با سرعت بیشتر و استرس کاری کمتر برنامههای کاری محکمی را ایجاد و اجرا کنید
بدون شک استفاده از یک نرم افزار مدیریت وظایف قدرتمند مانند سمین، به شما در رسیدن به موفقیت کمک خواهد کرد، درنگ نکنید، در راه موفقیت گام بردارید.
