مدیریت وظایف و ضرورت آن

مدیریت وظایف فرآیند برنامه‌ریزی، کنترل، پیگیری و گزارش‌دهی یک کار با در نظر گرفتن تمام جزئیات مربوط به آن است و می‌تواند به دستیابی افراد به هدف‌ها یا تعامل بهتر اعضای تیم در دستیابی به مجموعه‌ای از اهداف کمک کند.

مدیریت وظایف آنقدرها که فکر می‌کنید پیچیده نیست، بلکه تنها یک روش کارآمد برای برنامه‌ریزی کارها از لحظه شروع تا تکمیل آن است. در نرم افزار مدیریت وظیفه مواردی چون تعیین مهلت انجام کار، چگونگی همکاری با اعضای تیم و ایجاد برنامه‌های پروژه مطرح است که به شما و تیم‌تان کمک می‌کند تا حداکثر بهره‌وری را داشته باشید.

امکانات مدیریت وظایف

مدیریت وظایف به شما این امکان را می‌دهد تا:

• مدیریت حجم کار: امکان مشاهده کارهای برنامه‌ریزی شده در تقویم کاری را به شما می‌دهد. شما می‌توانید با توجه به شاخص‌های حائز اهمیت، کارها را اولویت‌بندی کنید و مدت زمان لازم برای انجام آن را در نظر بگیرید.
• افزایش بهره‌وری: هنگامی که تمام کارها به شکل مرتب در یک مکان واحد لیست شوند، دقیقاً می‌دانید که چه مواردی انجام شده‌ و چه کارهایی خارج از برنامه است.
• ایجاد کانال‌های همکاری: مدیریت وظیفه در واقع تسهیل کننده مدیریت تیم است. نرم افزار مدیریت کار به اعضای تیم امکان درک بهتر در مورد اینکه چه کسی، در چه زمانی روی چه وظیفه‌ای کار کند تا کار با مشارکت و همکاری هرچه سریع‌تر انجام شود، می‌دهد.
• مدیریت زمان: با تعیین اولویت‌ها و تخصیص درست کارها به افراد، از اتلاف زمان جلوگیری به‌عمل می‌آید. با ستفاده از نرم افزار مدیریت وظیفه، شما همیشه می‌دانید که کجای نقشه وظایف هستید و روی چه چیزی باید کار کنید.

موضوع عجیب، تعداد کسب‌وکارهایی است که هنوز روش مناسبی برای سازماندهی و تکمیل وظایف خود ندارند. نظرسنجی مدیریت پروژه جهانی (PMI) در سال ۲۰۱۷ نشان می‌دهد که ۳۷ درصد از رهبران اجرایی بر این باور هستند که بزرگترین علت ناموفق بودن پروژه‌ها، عدم وجود روش و قوانین مشخص در اجرای وظایف است. به عبارت دیگر، برنامه‌ریزی به شکل تنها کافی نیست، بلکه روش اجرای آن نیز اهمیت بالایی دارد.

اهمیت مدیریت وظایف

تا به حال به این فکر کرده‌اید که کسب‌وکارهایی مانند مایکروسافت چگونه می‌توانند به طور مداوم محصولات و ویژگی‌های جدید به بازار عرضه کنند؟

تصادفی نیست که تیم ۳۰۰۰ نفره توسعه‌دهندگان ماکروسافت بسیار دقیق هستند و می‌توانند هر سه هفته نسخه‌ی جدید از هر یک از پروژه‌های خود منتشر کنند. وظایف آنها با تمام جزئیات، مدیریت می‌شود و همه کارکنان می‌دانند چه کسی چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد. به وضوح مشخص است که مدیریت وظیفه بخشی از مدیریت پروژه است.

 کریا براون، مدیر پروژه MetaLab، مراحل برنامه‌ریزی، تکمیل و تحویل پروژه را با به پرواز در آوردن هواپیما مقایسه  کرده است. بران می‌گوید:

“پیش از هر چیز مدیر پروژه باید مطمئن شود که کارها (هواپیما) بدون مشکل و در مسیر هموار پیش می‌رود. بنابراین خلبانان و خدمه پرواز می‌توانند کار خود را در بهترین حالت انجام  دهند و همچنین مسافران با اطمینان از عدم سقوط، احساس امنیت کنند.”

نرم افزار مدیریت وظیفه نه تنها به شما امکان مدیریت و پیگیری کارها و همچنین ارزیابی عملکرذ اعضای تیم را می‌دهد، بلکه اطلاعات بیشتری از ظرفیت اعضای تیم و اولویت‌بندی کارها در اختیار شما قرار می‌دهد.

مراحل مدیریت وظایف

مدیریت وظیفه کار سخت و دشواری نیست. رویه آن شامل سه مرحله ساده است:

1. تعریف وظایف: اولین مرحله، تحلیل و بررسی پروژه و ایجاد کارهای جداگانه برای تحویل آن است. پس از دانستن اینکه این وظایف چیست، می‌توانید با مشخص کردن خروجی کار و تعیین مهلت‌های مقرر، آنها را به موارد عملی تبدیل کنید.
2. سازماندهی و اولویت‌بندی کنید: در مورد مشکلات و ریسک‌های احتمالی پروژه فکر کنید.                        برای مثال: آیا خستگی و کسالت اعضای تیم می‌تواند مانع انجام بعضی از کارها شده و شما را از برنامه خارج کند؟ آیا تیم شما توانایی انجام همه کارها را در بازه زمانی مشخص دارد؟
3. نظارت و به‌روزرسانی: این مرحله، جایی است که نرم افزار مدیریت وظایف رسماً وارد عمل می‌شود. هنگامی که یک پروژه شروع می‌شود، می‌توانید با استفاده از آن، تمامی کارها را کنترل کرده و تغییرات لازم را به سرعت اعمال کنید. اگر یکی از اعضای تیم از برنامه عقب افتاده است، می‌توانید کار وی را به فرد دیگری از اعضای تیم اختصاص دهید. یا کارها را تغییر دهید تا مهم‌ترین کارها در اولویت بالاتری انجام شوند.

با این حال، بهترین راه برای مدیریت واقعی وظایف هنوز جای بحث دارد. برای مدیریت یک کسب و کار به شکل احسن با انواع روش‌های مدیریت وظایف و  مزایای آنها، آشنا شوید. بنابراین به شما پیشنهاد می‌کنیم تا در یادداشت بعدی همراه ما باشید.