ده گام برای تدوین سند طرح مدیریت پروژه
یکی از مولفه‌های بسیار حیاتی برای موفقیت هر پروژه، داشتن یک طرح مدیریت پروژه خوب است. در واقع «طرح مدیریت پروژه» یا «برنامه مدیریت پروژه» یک سند رسمی و مصوب است که نحوه اجرا، نظارت و کنترل پروژه را تعریف می کند. در این مطلب که ترجمه‌ای از این یادداشت است، قصد داریم یک رویکرد ۱۰ مرحله‌ای جهت ایجاد طرح مدیریت پروژه را به شما معرفی کنیم.
گام اول: توضیح به ذینفعان اصلی درباره بخش‌های اصلی طرح مدیریت پروژه
طرح مدیریت پروژه شبیه به یک نقشه راه است که جهت‌گیری پروژه را مشخص می‌کند و در واقع مستندی است که به صورت پیوسته ممکن است در حین اجرای پروژه، بروزرسانی شود. به عنوان مثال اگر مدیرپروژه را به عنوان رهبر یا راهنمای یک مسیر بدانیم، این رهبر در حین مسیر ممکن است به اقتضای شرایط، جهت حرکت و یا مواردی از این قبیل را نسبت به نقشه اولیه تغییر دهد و این برای رسیدن به مقصد است.
یک تصور غلط راجع به طرح مدیریت پروژه این است که اکثراً طرح مدیریت پروژه را معادل با Timeline یا برنامه زمانی پروژه می‌دانند، در صورتی که برنامه زمانی پروژه در واقع یکی از اجزای سند طرح مدیریت پروژه است. قبلا در این یادداشت درباره برنامه زمانی و زمان‌بندی پروژه توضیحاتی داده‌ایم که مطالعه آن را پیشنهاد می‌کنیم.
در اینجا، این سوال مطرح می‌شود که طرح مدیریت پروژه با چه جزئیاتی باید تهیه و ارائه شود. در پاسخ باید گفت عموما ذینفعان اصلی پروژه، ذات برنامه مدیریت پروژه را به درستی درک نمی‌کنند و با توجه به اینکه متعهد بودن یکی از اصلی‌ترین جنبه‌های مدیریت پروژه است، مدیران پروژه می‌بایست نسبت به تهیه طرح مدیریت پروژه اقدام کنند. بنابراین گام اول این رویکرد به عنوان یکی از سخت‌ترین گام‌ها که همان تهیه برنامه مدیریت پروژه و تفهیم آن به ذینفعان است، باید با حدی از جزئیات ارائه شود که ذینفعان بتوانند با مرور سند طرح مدیریت پروژه و توضیح دادن آن، به درستی برنامه پروژه را درک کرده و اقدامات لازم برای تایید پروژه را انجام دهند و نهایتا اجرای پروژه طبق برنامه شروع شود.
اجزای یک طرح مدیریت پروژه
خطوط مبنا (Baselines): خطوط مبنا گاهی اندازه‌گیرهای عملکرد نامیده می‌شوند زیرا عملکرد یک پروژه کامل در مقایسه با آنها سنجیده می‌شود. و در واقع برای تعیین اینکه آیا پروژه طبق برنامه پیش‌می‌رود یا خیر، از خطوط مبنا استفاده می‌شود.
برنامه‌های مدیریت خطوط مبنا (Baselines Management Plan): این برنامه‌ها شامل مستنداتی است که نشان می‌دهد چگونه انحرافات (Variances) از خطوط مبنا در طول پروژه مدیریت می‌گردد. زیرا هریک از خطوط مبنا ممکن است نیاز به بازبینی و برنامه‌ریزی مجدد داشته باشند.
از دیگر اجزای یک طرح مدیریت پروژه به صورت خلاصه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- برنامه مدیریت ریسک (Risk Management Plan)
- برنامه مدیریت کیفیت (Quality Management Plan)
- برنامه مدیریت ارتباطات (Communication Management Plan)
- برنامه مدیریت نیروی کاری (Staff Management Plan)
- برنامه مدیریت تامین (Procurement Management)
گام دوم: تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها
از آنجایی که بررسی کل سند طرح مدیریت پروژه برای تمامی ذینفعان کلیدی ممکن است کار دشواری باشد، بنابراین ضروری است که نقش‌های مختلفی تعریف، و مسئول بررسی و تایید بخشی از سند طرح مدیریت پروژه شوند.
صاحبان پروژه: کسانی که به صورت مستقیم از خروجی‌های پروژه منتفع یا متضرر می‌شوند. این گروه باید همه بخش‌های برنامه مدیریت پروژه را تایید کنند.
خبرگان منتخب کسب و کار: کسانی که نیازمندی‌ها برای دستیابی به خروجی موردنظر/ محصول نهایی را تعیین می‌کنند. آنها به توسعه محدوده پروژه (Project Scope) کمک و مستندات مربوط به آن را مورد ارزیابی و تایید قرار می‌دهند. در واقع آنچه برای این گروه اهمیت دارد Timeline پروژه است.
مدیران پروژه: کسی که طرح مدیریت پروژه را ایجاد، اجرا و کنترل می‌کند و از آنجایی که مدیران پروژه، ایجاد کننده طرح مدیریت پروژه هستند، نیاز به تایید آن ندارند.
تیم پروژه: کسانی که محصول نهایی پروژه را ایجاد می‌کنند. این گروه در تدوین برخی از قسمت‌های طرح مدیریت پروژه، از جمله شناسایی ریسک، مدیریت کیفیت، طراحی و تعریف فرایندها، مشارکت می‌کنند ولی الزامی به دریافت تاییدیه از آنها نیست.
کاربران نهایی (مشتریان): کسانی که از محصول نهایی استفاده می‌کنند. کاربران نهایی نیز در تدوین طرح مدیریت پروژه و بازبینی آن مشارکت دارند و به ندرت نیاز به دریافت تاییدیه از مشتریان بر روی طرح مدیریت پروژه است.
سایرین: ممیزان، تحلیلگران ریسک، و متخصصین تامین نیز ممکن است در تهیه طرح مدیریت پروژه مشارکت داشته باشند. تایید این افراد ممکن است بر روی برخی اجزای طرح مدیریت پروژه ضروری باشد.
گام سوم: برگزاری جلسه افتتاحیه یا شروع
گام دیگر طرح مدیریت پروژه اینجاست! جلسه افتتاحیه یک روش بسیار کارآمد برای گردهم آوردن ذینفعان اصلی پروژه جهت بحث و بررسی پروژه و شروع فرآیند برنامه‌ریزی پروژه است. همچنین این جلسه تعهد حامی/ حامیان برای پروژه را تعیین می‌کند. از جمله عناوینی که در این جلسه مطرح و مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد عبارتند از:
- استراتژی و چشم‌انداز کسب و کار (توسط حامی پروژه)
- چشم‌اندازه پروژه (توسط حامی پروژه)
- نقش‌ها و مسئولیت‌ها
- ایجاد تیم
- تعهدات تیم
- اینکه چگونه تیم تصمیم‌گیری می‌کند
- اندازه تیم/ گروه‌ها
گام چهارم: ایجاد و تدوین بیانیه محدوده پروژه
بیانیه محدوده (Scope) پروژه، یک سند بسیار مهم در برنامه‌ی پروژه (Project Plan) است. در واقع این بیانیه پایه و اساسی برای سایر مراحل پروژه بوده و پروژه و خروجی‌های آن را به صورت واضح توصیف می‌کند، همچنین بیانگر توافق کلی ذینفعان پروژه بر روی محدوده پروژه است. بیانیه دامنه/ محدوده پروژه باید شامل موارد ذیل باشد:
- نیاز کسب‌و‌کار و مسئله و مشکل کسب‌و‌کار
- توضیح اینکه چه کارهایی در طول اجرای پروژه انجام خواهد شد که نتیجه نهایی اجرای آنها، مسئله یا مشکل کسب‌و‌کار را حل نماید
- مزایای اجرای پروژه به ویژه بیان اینکه اجرای این پروژه چه توجیهی دارد
- دامنه و محدوده پروژه
- مایلستون‌های اصلی (Milestones)
در واقع می‌توان گفت که این بیانیه مانند یک قرارداد بین حامی/ صاحب پروژه و مدیر پروژه است.
گام پنجم: توسعه‌ی خطوط مبنا (Baselines)
زمانی که خروجی‌های نهایی پروژه در بیانیه‌ی محدوده‌ی پروژه تایید شدند، این خروجی‌ها نیاز به توسعه درقالب ساختار شکست کار (WBS) دارند. این ساختار شکست، تمامی کارهایی که جهت تولید خروجی‌های قابل تحویل نیاز است، را تحت پوشش قرار می‌دهد. در واقع ساختار شکست خروجی‌های قابل تحویل پروژه و تعیین کننده محدوده خطوط مبنا است و از عناصر زیر تشکیل شده است:
- تمامی خروجی‌های قابل تحویل پروژه و در نتیجه تمامی کارهایی که جهت ایجاد این خروجی‌ها باید انجام شود.
- ساختار سلسه مراتبی کارها با سطوح شکست مختلف
- بسته‌های کاری که در واقع پایین‌ترین سطح شکست کار را نمایش می‌دهند و مرتبط با کارها (Tasks) و فعالیت‌ها (Activities) هستند.
گام ششم: توسعه‌ی برنامه زمانی (Schedule) پروژه و خطوط مبنای (Baselines) هزینه
در این بخش به توضیحاتی درباره گام‌هایی که باید برای ایجاد خطوط مبنای هزینه و برنامه زمانی ایجاد شود، می‌پردازیم:
- ایجاد ساختار شکست کار (WBS) براساس بسته‌های کاری که در مرحله قبل به آنها اشاره شد. (ایجاد ساختار شکست کارها و فعالیت‌ها)
- شناسایی و تعیین منابع برای هر یک از کارها یا فعالیت‌ها
- تخمین مدت زمان لازم جهت اجرای هر یک از کارها
- تخمین هزینه اجرای هر کار یا فعالیت
- در نظر گرفتن محدویت‌های منابع
- تعیین روابط بین کارها و شناسایی مسیر بحرانی پروژه (Critical Path)
- بهبود برنامه زمانی پروژه از طریق نمایش کارها بر روی تقویم‌های کاری پروژه. با استفاده از نمایش کارها بر روی تقویم‌های کاری می‌توانید زمان شروع و پایان کارهای تعیین شده و اینکه چه کارهایی توسط چه منابعی در حال انجام است را براحتی مشاهده و بررسی کنید.
- بهبود خطوط مبنای هزینه بر مبنای بازه‌های زمانی
این گام‌ها می‌تواند در بخش‌های مختلف چرخه عمر پروژه اجرا و حتی بارها تکرار شود.
گام هفتم: ایجاد برنامه‌های مدیریت خط مبنا
پس از اینکه Scope، Schedule و Cost Baselines تعیین شدند، باید گام‌هایی را برای طرح مدیریت پروژه تعریف کنید که از انحراف برنامه‌ها جلوگیری کند. همه این برنامه‌های مدیریتی شامل فرایند بازبینی و تایید جهت تغییر (در صورت لزوم) در خطوط مبنا هستند. هر گونه تغییری ممکن است منجر به تاثیراتی بر روی Scope، Schedule و Cost Baselines شود.
گام هشتم: بهبود برنامه منابع انسانی
Staffing Plan، نموداری است که فقط بازه‌های زمانی و منابعی را که در طول بازه‌های زمانی مختلف (ماهانه، فصلی، سالانه) در پروژه وجود دارد/ بکار گرفته می‌شود، نمایش می‌دهد و همچنین جزئیاتی پیرامون اینکه از هر منبع چه میزان در طول پروژه فعال بده است را نشان می‌دهد.
گام نهم: تحلیل ریسک و کیفیت پروژه
کیفیت پروژه: کیفیت پروژه در واقع حصول اطمینان از کیفیت محصول نهایی است، این کیفیت به گونه‌ای باید باشد، که نه تنها انتظارات مشتریان را برآورده می‌کند، بلکه دقیقا همان چیزی است که مدیران پروژه، صاحبان و خبرگان کسب و کار پیش‌بینی ایجاد آن را داشته‌اند.
ایجاد برنامه کیفیت (Quality Plan) شامل تعیین و تنظیم استانداردها، شاخص‌های قابل قبول و معیارهایی است که در طول اجرای پروژه بکار گرفته می‌شود.
ریسک پروژه: ریسک رخدادی است که احتمال اتفاق افتادن یا نیافتادن آن در طول پروژه وجود دارد. و در صورت اتفاق افتادن، تاثیراتی بر روی خروجی نهایی پروژه خواهد داشت. بنابراین مدیریت ریسک پروژه یکی از مقوله‌های مدیریتی بسیار مهم در پروژه است که فقط شامل ارزیابی ریسک نیست بلکه باید برای پاسخ به آنها نیز برنامه ارائه شود. هنگام رخداد ریسک باید برنامه‌های مدیریت ریسک (Risk Management Plan) به گونه ای اجرا شود.
گام دهم: ارتباط گرفتن یا برقراری ارتباط برای طرح پروژه
یکی از مهم‌ترین برنامه‌های پروژه، برنامه مدیریت ارتباطات (Communication Management Plan) است. که این بخش شامل موارد زیر می‌شود:
- چه کسی گزارشات پروژه را تهیه خواهد کرد. (طی چه بازه‌های زمانی، با چه فرمتی، با چه ابزاری)
- چه موضوعاتی در چه زمان‌هایی به طور مکرر رخ می‌دهند.
- مستندات پروژه در چه محلی بارگزاری و ذخیره می‌گردد و چه فرد/ افرادی به آن دسترسی دارند.
زمانی که طرح پروژه (Project Plan) کامل می‌شود، نه تنها انتقال میزان اهمیت آن، بلکه انتقال محتوای آن نیز به حامیان پروژه ضروری است. این ارتباط شامل موارد زیر است:
- بازبینی و تایید برنامه پروژه
- فرایند تغییر محتوای برنامه
- اجرا و کنترل برنامه‌ی پروژه و نقش و مسئولیت ذینفعان کلیدی در فازهای پیشرو
