هر آنچه که لازم است در مورد نرم افزار مدیریت وظایف بدانید

در زندگی همه ما وظایف و کارهای متنوعی وجود دارد. این کارها چه به منظور امور تجاری باشند و چه شخصی، باید به شیوه‌ای صحیح مدیریت شوند. مدیریت وظایف تجاری و در سطح تیم و سازمان، متفاوت از مدیریت وظایف شخصی است. حتی در شرکت‌های کوچک و بزرگ نیز با یکدیگر متفاوت است. به‌طوریکه برخی از شرکت‌ها از طریق روش‌های سنتی و یا برنامه‌های صفحه گسترده نمی‌توانند کارهایشان را مدیریت کنند و به نرم افزار مدیریت وظایف رو می‌آورند. استفاده از این نرم‌افزار تاثیر به‌سزایی درافزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد کارکنان دارد و باعث تسهیل همکاری بین آنها می‌شود. بنابراین توصیه می‌شود برای مدیریت موثر کارها در سطح سازمان به خصوص سازمان‌های پروژه محور، از یک نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی مناسب استفاده شود.

موضوع عجیب، تعداد کسب‌وکارهایی است که هنوز روش مناسبی برای سازماندهی و تکمیل وظایف خود ندارند. نظرسنجی مدیریت پروژه جهانی (PMI) در سال ۲۰۱۷ نشان می‌دهد که ۳۷ درصد از رهبران اجرایی بر این باور هستند که بزرگترین علت ناموفق بودن پروژه‌ها، عدم وجود روش و قوانین مشخص در اجرای وظایف پروژه است. حقیقت این است که اگر وظایف خود را به هیچ روشی مدیریت نمی‌کنید، به‌زودی برای انجام به موقع آنها با یک سربالایی پر شیب روبه‌رو خواهید بود. در اینجا چند روش برای تبدیل وظایف به یک جدول زمانی سازمان یافته آورده شده است. البته انتخاب بهترین روش به عهده خود شماست.

متداول‌ترین این روش‌ها به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• دستی و سنتی: ثبت و پیگیری فهرست انجام کارهای روزانه در دفترچه راهنما
• الکترونیکی: برنامه‌های صفحه گسترده
• آنلاین: سیستم مدیریت وظیفه تحت وب / ابری

ما در این یادداشت به روش سوم یعنی “نرم افزار مدیریت وظایف” می‌پردازیم. با ما همراه باشید.

 

نرم افزار مدیریت وظایف چیست؟

در وبلاگ داده‌کاوان در مورد مدیریت پروژه زیاد صحبت کرده‌ایم و می‌دانیم احتمال موفقیت پروژه‌هایی که به‌درستی برنامه‌ریزی و به‌خوبی سازماندهی و اجرا می‌شوند، بیشتر است. بر اساس یک مطالعه‌ از موسسه مدیریت پروژه (PMI)، نرخ موفقیت پروژه‌ در سازمان‌هایی که ساختار تعریف‌شده‌ای برای مدیریت پروژه دارند ۳۸ درصد بیشتر از سازمان‌های فاقد چنین ساختاری است. اگر چه مدیریت پروژه کلید اصلی موفقیت هر پروژه‌ای است، اما مفهوم ساختار یا سیستم سازمان‌یافته برای دستیابی به اهداف را می‌توان به کل فرایندهای یک سازمان یا شرکت هم اعمال کرد. این روند یا رویکرد سیستماتیک مدیریت وظایف نامیده می‌شود. اما سازمان‌ها چگونه می‌توانند از نرم افزار مدیریت وظایف و فرایندهای آن برای افزایش بهره‌وری، کاهش یا حذف هزینه‌های دوباره‌کاری، ازدیاد منابع و در نهایت ارتقا معیارهای کلی موفقیت استفاده کنند؟

شرکت مشاوره و تحقیقات فناوری گارتنر (Gartner) عقیده دارد که مدیریت وظایف مجموعه‌ای از محصولات و خدمات نرم‌افزاری است که ساختار گردش کار را به سازمان‌ها و کسب‌وکارها اعمال می‌کند. همچنین موجب تسهیل فرایندهای مهم کسب‌وکار، ایجاد تحول و در نهایت بهبود نتایج و عملکرد سازمان می‌شود. به عبارت دیگر سیستم مدیریت وظایف، ابزاری است که کسب‌وکارها و سازمان‌ها می‌توانند از طریق آن فرایندهای داخلی خود را اصلاح و بهینه کنند و میزان موفقیت مدیریت (از جمله موفقیت مدیریت پروژه) را به حداکثر برسانند.

 

ضرورت نرم افزار مدیریت وظایف

ضرورت وجود مدیریت وظایف در کسب‌وکارهای امروزی یک امر بدیهی است و هیچ‌کس جز بازنده‌ها منکر آن نیست. هیچ شرکت و سازمانی را نمی‌توان پیدا کرد که بدون مدیریت وظایف به موفقیت روزافزون دست یابد.

آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که کسب‌وکارهایی مانند مایکروسافت چگونه می‌توانند به طور مداوم محصولات و ویژگی‌های جدید به بازار عرضه کنند؟ تصادفی نیست که تیم ۳۰۰۰ نفره توسعه‌دهندگان ماکروسافت بسیار دقیق هستند و می‌توانند هر سه هفته نسخه‌ی جدید از هر یک از پروژه‌های خود منتشر کنند. وظایف آنها با تمام جزئیات، مدیریت می‌شود و همه کارکنان می‌دانند چه کسی چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد. به وضوح مشخص است که موفقیت در پروژه‌های کاری رابطه مستقیمی با  مدیریت وظایف دارد.

 

مزایای نرم افزار مدیریت وظایف

تصمیم‌گیری یکی از وظایف مهم مدیران و رهبران پروژه است. بخشی از این تصمیمات ممکن است پیرامون موضوعات کوچک و پیش پا افتاده باشد؛ اما به‌طور قطع بخش عمده آن مربوط به موضوعات بزرگ و حائز اهمیت و مرز باریک بین شکست و پیروزی است. استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف و کارها فرایند تصمیم‌گیری را تسهیل نموده و استرس و سردرگمی شما را کاهش می‌دهد. این نرم‌افزار تأثیر مستقیمی بر افزایش بهره­‌وری، سازماندهی و رشد نهایی کسب‌وکار شما دارد. از آنجا که اطلاعات به صورت یکپارچه در آن جمع‌آوری می‌گردد، به بهبود عملکرد کارکنان نیز کمک می‌نماید. البته کارکنان ممکن است در برابر استقرار این نرم‌افزار از خود مقاومت نشان دهند. برای مقابله با چنین واکنشی، از مزایا و امکاناتی که این نرم‌افزار در اختیار ایشان می‌گذارد صحبت کنید تا دلیل انتخاب شما را بدانند.

• فعالیت سازمان را متمرکز می‌کند
• کار تیمی را بهبود می­‌بخشد
• موجب اولویت‌بندی کارها می‌شود
• نظارت بر عملکرد کارکنان را آسان می‌کند
• در هر زمان و مکان قابل استفاده است

از امکاناتی که نرم افزار مدیریت وظایف در اختیار شما می‌گذارد

• مدیریت حجم کار
• افزایش بهره‌وری
• ایجاد کانال‌های همکاری
• مدیریت زمان

 

مراحل مدیریت وظایف

مدیریت وظایف از ساختار گردش کار برای انتقال اطلاعات و ایجاد تعامل بین فرایندهای تجاری و افراد سازمان بهره می‌برد. استقرار آن در سازمان کار سخت و دشواری نیست.

رویه آن شامل سه مرحله ساده است:

• تعریف وظایف
• سازماندهی و اولویت‌بندی وظایف
• نظارت و به‌روزرسانی

 

تاثیر نرم افزار مدیریت وظایف بر تصمیم گیری مدیران و عملکرد تیم‌ها

تاثیرات مثبت استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف بسیار است. ما در اینجا به مهم‌ترین آنها اشاره کرده‌ایم.

اثر یکم: مدیریت وظایف محتوای سلسله مراتبی ایجاد می‌نماید

اثر دوم: مدیریت کارها به‌جای غریزه بر روی حقایق متمرکز است

اثر سوم: نرم افزار مدیریت وظایف و کارها ارتباطات را متمرکز می‌کند

اثر چهارم: مدیریت وظایف، یک برنامه‌ی قابل تکرار جهت موفق شدن ایجاد می‌نماید

 

چرا تیم شما به سیستم مدیریت وظایف نیاز دارد؟

در حالت کلی، تیم یا کسب‌وکار شما برای ارتقا عملکرد کلی سازمان خود به ابزار مدیریت وظایف نیاز دارد. علاوه بر این، این می‌تواند شرکت شما را از نظر تسهیل جریان اطلاعات و بهینه‌سازی بهره‌مندی از تمامی اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهایی که سازمانتان در حال حاضر از آن‌ها استفاده می‌کند، یاری برساند. می‌تواند عملکرد کارکنان را در هر سطحی پیگیری، سازمان‌دهی و مدیریت کرده و ناکارآمدی‌های موجود در جریان کار فعلی‌تان را شناسایی کند. همچنین قابلیت کاهش مدت زمانی را که شرکت شما برای به‌روزرسانی و ردیابی دستی پیشرفت امور صرف می‌کنید، را دارد.

با استفاده از یک نرم افزار مدیریت وظایف، به‌جای آنکه برای هماهنگ‌شدن با زنجیره ایمیل‌های بی‌پایان و یادداشت‌های بی‌ربط از جلسات حضوری انرژی صرف کنید، از تجربه روابط متمرکز و تبادل اطلاعات بهره‌مند خواهید شد. همچنین به شما کمک می‌کند که موانع و تنگناهایی که تولید را متوقف و کند می‌کنند، شناسایی کنید. با هم گزارشی از نقش این ابزار قدرتمند در موفقیت شرکت استرنکام را بخوانیم:

 

داستان موفقیت

شرکت ارتباطات از راه دور Strencom، پیش از تهیه نرم افزار مدیریت وظایف سعی داشت صدها پروژه خود را با استفاده از ابزارهای سنتی مانند ایمیل، برنامه‌های صفحه گسترده و اسناد فیزیکی مدیریت کند. این روال نه تنها تحویل پروژه‌ها را به تاخیر انداخت بلکه باعث بروز مشکلات بسیار در زمینه ارتباط با مشتریان (کارفرمایان پروژه) شد. کولام باکلی Colum) Buckley) مدیر عامل شرکت می‌گوید: وضعیت شرکت به یک کابوس تبدیل شده بود، برای رهایی از آن به دنبال راهکار گشتیم و در نهایت با انتخاب یک نرم افزار مناسب، توانستیم از این بحران خارج شویم. در حال حاضر با استفاده از این نرم‌افزار:

• برنامه‌ریزی و پیگیری وظایف و تعامل با کارفرمایان تسهیل یافته است.
• همواره به اطلاعات واقعی در مورد پیشرفت کارها دسترسی داریم.
• زمان تحویل پروژه‌ها را کاهش و در عوض تعداد پروژه‌ها افزایش یافته است.

ما توانستیم در عرض ۵ سال شاخص NPS خود را که معیاری برای اندازه‌گیری وفاداری مشتریان است به سه برابر ارتقا دهیم و اکنون بابت شاخص تحویل به موقع و قابل اطمینان پروژه، شهرت یافته‌ایم. زمان تحویل برای ما به یک ارزش افزوده واقعی تبدیل شده است و به رشد قابل توجهی در ‌بهره‌برداری رسیده‌ایم.

 

چگونه یک نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی مناسب انتخاب کنیم؟

مدیریت وظایف در شرکت‌های بزرگ یک امر اجتناب ناپذیر است. بدون حضور نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی، کنترل دقیق روند کار امکان‌پذیر نیست و البته شرکت‌های کوچک هم از این مقوله مستثنا نیستند. حتی اگر یک شرکت کوچک بدون وجود نرم‌افزار بتواند از پس کارهای روزمره برآید، اما در نهایت بررسی و ارزیابی وضعیت بدون وجود نرم افزار کار دشواری خواهد بود. به‌علاوه درک نادرست و برداشت غلط و یا عدم ایجاد ارتباط مناسب و همکاری در شرکت‌های کوچک باعث می‌شود، انجام وظایف سخت و بی‌اثر شوند. امروزه نرم افزار مدیریت وظایف رایگان برای شرکت‌های کوچک بسیار زیاد است که این شرکت‌ها می‌توانند از آنها بهره‌مند شوند.

چه شما شرکت کوچک و یا سازمان بزرگ باشید، انتخاب یک نرم افزار مناسب که پاسخگوی نیازهای خاص شما باشد، بسیار مهم است. بنابراین باید در انتخاب خود دقت نموده و تمام جوانب را بررسی نمایید.
برخی از نرم افزارهای موجود ساده و ابتدایی هستند. برخی دیگر اکثر ویژگی‌های لازم و حتی بیشتر از آن را دارند. مهم است که قبل از سرمایه‌گذاری در چنین نرم افزارهایی دقیق بدانید که چه نیازی دارید.

باید از خود بپرسید:

• به طور معمول چه نوع پروژه‌هایی را در دست اجرا دارید؟
• آیا بیشتر اعضای تیم پروژ همکاری لازم را می‌کنند؟
• آیا به ویژگی‌ مانند اعلان و هشدار خودکار نیاز دارید؟
• آیا به ویژگی‌هایی چون گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل  و داشبورد سازی نیاز دارید؟
• آیا به ویژگی‌ردیابی زمان نیاز خواهید داشت؟
• آیا برای بهبود مدیریت وظیفه خود از الگوهای خاص پروژه‌ بهره‌مند می‌شوید؟
• آیا قابلیت اتصال و یکپارچگی با ابزارهای موجود از طریق وب سرویس، برای شما حائز اهمیت است؟

جهت انتخاب یک نرم‌افزار مناسب مطمئن شوید که همه نیازهای مهم و اساسی شما از طریق آن تأمین خواهد شد و از قوانین و اصول مشخص شده شرکتتان عبور نخواهد کرد!

یک نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی قدرتمند تعریف و تخصیص وظایف، پیگیری و گزارش‌گیری را برای شما آسان می‌کند. به شما امکان برنامه‌ریزی و سازماندهی می‌دهد. شما می‌توانید کلیه اطلاعات مورد نیاز و میزان پیشرفت پروژه و وظایف را در یک نمای واحد و در لحظه مشاهده کنید.

شما می‌توانید به‌جای تمرکز روی یک پروژه  به بررسی کل سیستم و پروژه‌هایی که در آن کار می‌کنید بپردازید. این نرم افزار به شما دید کلی از جریان کارها و امکان بررسی جزئیات در لایه‌های مختلف را می‌دهد. بنابراین می‌توانید با سرعت بیشتر و استرس کاری کم‌تر برنامه‌های کاری محکمی را ایجاد و اجرا کنید

بدون شک استفاده از یک نرم افزار مدیریت وظایف قدرتمند مانند سمین، به شما در رسیدن به موفقیت کمک خواهد کرد، درنگ نکنید، در راه موفقیت گام بردارید.