کدام نرم افزار مدیریت پروژه با استاندارد PMBOK سازگار است؟
پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK) یا Project Management Body of Knowledge مجموعهای از رویهها، دستورالعملهای استاندارد و اصطلاحات مدیریت پروژه است که توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) تدوین میشود. از سوی دیگر، به سختی می توان مدیری را پیدا کرد که بدون هیچ نرم افزاری، پروژه های خویش را مدیریت نماید؛ زیرا نرم افزار مدیریت پروژه مناسب، مدیریت پروژه را ساده تر و در عین حال حرفهای تر میسازد. در این جا، این پرسش مطرح میشود که آیا نرم افزار مدیریت پروژه باید با چارچوب PMBOK مطابقت داشته باشد؟ این پرسش ابعاد مختلفی دارد که در این یادداشت به یکی از جنبههای آن از منظر چرخه عمر پروژه خواهیم پرداخت.
نرم افزار مدیریت پروژه و گروههای فرآیندی PMBOK
استانداردها و متدولوژیهای مدیریت پروژه بر روی چرخه عمر پروژهها و آنچه در حین این چرخه اتفاق میافتد و باید مورد توجه باشد، تمرکز دارند. براساس تصریح PMBOK، چرخه عمر پروژه یک دنباله از فازهایی است که پروژه از شروع تا پایان خود آنها را طی میکند. بهمنظور تحقق این فازها، بسیار مطلوب است که نرمافزار مدیریت پروژه چرخه عمر پروژه را به صورت کامل پشتیبانی نماید.
در این بخش قصد داریم به برخی نکاتی که هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب و در مراحل مختلف پروژه (پنج گروه فرایندی که PMBOK بر روی آنها توسعه یافته و جزئیات ارائه داده است) اشاره نماییم. لازم به ذکر است که هر یک از این گروههای فرآیندی PMBOK عملکرد و وظیفههای معیّنی در حوزههای دانشی دارند.
شروع
نرم افزار شما میبایست این امکان را ارائه دهد که پروژه های وارد شده به پورتفولیو (Portfolio) را ارزیابی و رتبهبندی نمایید. سپس براساس میزان اولویت و اهمیت، پروژه را شروع نمایید.
برنامهریزی
یک نرم افزار مناسب به شما این امکان را میدهد که برای هر پروژه، برنامه پروژه را با جزئیات فعالیتها (Activities) و کارها (Tasks) مشخص نمایید. همچنین به صورت شماتیک و توسط گانت چارت وابستگی کارها و روابط بین آنها را مشاهده نمایید. یکی دیگر از موارد بسیار مهم در مرحله برنامهریزی، مدیریت و کنترل منابع است که به مدیران کمک میکند بهصورت فعالانه، کارآمد و مستمر، تیمها و منابع را مدیریت نمایند.
اجرا
نرم افزار مناسب به شما این امکان را ارائه میدهد که در حین اجرای پروژه، تمامی کارهایی که توسط اعضای پروژه در حال اجرا یا اجرا شده هستند را مشاهده و بررسی نمایید. به این ترتیب، میتوانید در صورت نیاز جهت مدیریت ریسک پروژهها و افزایش احتمال تحویل به موقع پروژه، نسبت به تغییر برنامه در زمان مناسب اقدام نمایید.
همچنین با توجه به اهمیت ارتباطات و اینکه ارتباطات به عنوان یک بخش بسیار بزرگ از PMBOK و همچنین بخش اصلی هر پروژه باید بسیار مورد توجه قرار گیرد، نرمافزاری که به مدیران و تیم پروژه این امکان را ارائه دهد، بسیار حائز اهمیت است.
ارزیابی و کنترل
نرم افزاری که به شما این امکان را ارائه دهد که گزارشهای پویا در تمامی مراحل پروژه ایجاد نمایید، میتواند در ارزیابی و کنترل پروژه نقش قابل توجهی ایفا کند. شما میتوانید براساس این گزارشها میزان پیشرفت و عملکرد پروژه را با توجه به اهداف بودجهای و برنامهریزی صورت گرفته، مورد مقایسه و ارزیابی قرار دهید.
پایان یا اختتام پروژه
ابزار مناسب این مرحله، موجب میشود که براساس انواع گزارشهای دریافتی از نرمافزار پس از اتمام پروژه، نسبت به تحلیل و شناسایی نقاط ضعف و قوت در اجرای پروژه پایان یافته و درس آموختن و کسب تجریه از آنها در اجرای پروژههای پیشرو اقدام نمایید. همچنین امکان ثبت سوابق پروژهها و دستیابی به اطلاعات کاربردی آنها برای تیم پروژه با نقشهای مختلف وجود خواهد داشت.
همانطور که روشن است، استاندارد PMBOK فرایندهای اصلی که شما جهت اجرای کارآمد پروژهها نیاز دارید را پوشش داده است. کارایی این فرایندها نیز طی سالهای مختلف برای بسیاری از مدیران پروژه اثبات شده است. بنابراین میتوان گفت پروژههای شما با موفقیت اجرا خواهند شد اگر مطابق این فرایندها پیش بروید. به همین دلیل، نرم افزار مدیریت پروژهای نیز مناسب و کارآمد خواهد بود که اجرای تمامی این فرآیندها را برای شما بسیار راحت و کارآمد نماید.
این نکته را نیز باید یادآور شد که تمامی ابزارها، استانداردها و متدولوژیها صرفا به عنوان ابزارهای تسهیل کننده و نه اجرا کننده مدیریت پروژه تلقی میشوند. به همین جهت، اجرای موفقیتآمیز یک پروژه بهخودیخود و بدون حضور یک مدیر پروژه و تیم پروژه آگاه به شرایط و مسلط به این ابزارها و استانداردها میسر نخواهد بود.
