سیستم مدیریت وظایف چیست و چه تاثیری در افزایش میزان موفقیت یک پروژه دارد؟
در وبلاگ داده‌کاوان در مورد مدیریت پروژه زیاد صحبت کرده‌ایم و می‌دانیم احتمال موفقیت پروژه‌هایی که به‌درستی برنامه‌ریزی و به‌خوبی سازماندهی و اجرا می‌شوند، بیشتر است. بر اساس یک مطالعه از موسسه مدیریت پروژه (PMI)، نرخ موفقیت پروژه در سازمان‌هایی که ساختار تعریف‌شده‌ای برای مدیریت پروژه دارند ۳۸ درصد بیشتر از سازمان‌های فاقد چنین ساختاری است. اگر چه مدیریت پروژه کلید اصلی موفقیت هر پروژه‌ای است، اما مفهوم ساختار یا سیستم سازمان‌یافته برای دستیابی به اهداف را می‌توان به کل فرایندهای یک سازمان یا شرکت هم اعمال کرد. این روند یا رویکرد سیستماتیک مدیریت وظایف نامیده می‌شود. اما سازمان‌ها چگونه می‌توانند از سیستم مدیریت وظایف و فرایندهای آن برای افزایش بهره‌وری، کاهش یا حذف هزینه‌های دوباره‌کاری، ازدیاد منابع و در نهایت ارتقا معیارهای کلی موفقیت استفاده کنند؟
برای پاسخ به این سوال، تا انتهای مطلب حاضر همراه ما باشید.
سیستم مدیریت وظایف چیست؟
شرکت مشاوره و تحقیقات فناوری گارتنر (Gartner) عقیده دارد که سیستم مدیریت وظایف مجموعه‌ای از محصولات و خدمات نرم‌افزاری است که ساختار گردش کار را به سازمان‌ها و کسب‌وکارها اعمال می‌کند. همچنین موجب تسهیل فرایندهای مهم کسب‌وکار، ایجاد تحول و در نهایت بهبود نتایج و عملکرد سازمان می‌شود. به عبارت دیگر ابزاری است که کسب‌وکارها و سازمان‌ها می‌توانند از طریق آن فرایندهای داخلی خود را اصلاح و بهینه کنند و میزان موفقیت مدیریت (از جمله موفقیت مدیریت پروژه) را به حداکثر برسانند.
مدیریت وظایف و مدیریت پروژه چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟
اگر چه مدیریت وظایف و مدیریت پروژه ویژگی‌های مشترکی دارند، اما تفاوت‌های زیادی هم بین آن‌ها وجود دارد. در وهله اول، این دو از نظر گستره چیزهایی که سازمان‌ها را برای رسیدن به آن یاری می‌رسانند، متفاوت هستند. برای مثال، هر دو مورد به تیم‌ها کمک می‌کنند که با یکدیگر مشارکت داشته و عملکرد بهینه‌تری داشته باشند. اما از آنجایی که پروژه‌ها زمان، دامنه و اهداف محدودی دارند، بنابراین به دنبال بهینه‌سازی گردش کار و فرایندهای سازمان در آن چارچوب محدود می‌باشند. از سوی دیگر، مدیریت وظایف شامل کلیه فرایندها، گردش کار، فعالیت‌ها و وظایف جاری‌ای است که به‌صورت روزانه و خارج از پارامترهای محدود یک پروژه در سازمان به طور مرتب انجام می‌شوند.
مدیریت وظیفه بر هر کارمند و هر کارکردی در هر سطح سازمانی تاثیر می‌گذارد و به بهبود و تسهیل فعالیت‌ها و روندهایی که تاریخ شروع و پایان مشخصی ندارند، کمک می‌کند. مدیریت پروژه در حقیقت زیرمجموعه‌ای از مدیریت وظایف است؛ زیرا پروژه‌های فردی ذیل فعالیت‌ها و اقدامات سازمانی به سرانجام می‌رسند.
چالش‌های سیستم مدیریت وظایف چیست؟
از تعریف گارتنر تا حدی می‌توان به چالش‌هایی که مدیریت وظایف در وهله اول به‌دنبال رفع آن‌ها است، پی برد. این تعریف بیان می‌داشت که:
سیستم مدیریت وظایف مجموعه‌ای از محصولات و خدمات نرم‌افزاری است که از ساختار گردش کار برای انتقال اطلاعات و ایجاد تعامل بین فرایندهای تجاری و افراد سازمان بهره می‌برد.
به عبارت دیگر، مدیریت وظایف شامل موارد زیر است:
- چگونگی جریان اطلاعات در یک سازمان
- نحوه تعامل مدیران ارشد، اعضای تیم و مدیران اجرایی با آن اطلاعات و استفاده از آن‌ها در فرایندهای تجاری
- نحوه بهره‌مندی سازمان‌ها از مجموعه‌ای از ابزارها و راه‌حل‌های دیجیتال به روشی منسجم‌تر و یکپارچه‌تر
شاید مهم‌ترین چالش، تسهیل بخشیدن و بهینه‌سازی استفاده از اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای متعدد در یک سازمان باشد. براساس یکی از بررسی‌هایی که اخیرا انجام شده است، از سال ۲۰۱۵ میانگین تعداد اپلیکیشن‌های نرم‌افزاری که در سازمان‌های بزرگ (شرکت‌هایی با بیش از ۲۰۰۰ کارمند) مورد استفاده قرار می‌گیرند، نزدیک به ۶۸ درصد افزایش یافته است. تا پایان سال ۲۰۱۸، به‌طور متوسط ۱۲۹ اپلیکیشن در هر شرکت مورد استفاده قرار گرفته است و تقریبا ۱۰ درصد این سازمان‌ها بیش از ۲۰۰ اپلیکیشن در سیستم‌های IT خود داشته‌اند. شرکت‌های کوچک‌تر که کمتر از ۲۰۰۰ کارمند دارند نیز چندان از این قافله عقب نیستند. تعداد اپلیکیشن‌های مورد استفاده در این سازمان‌ها از ۵۳ در سال ۲۰۱۵ به ۷۳ در سال ۲۰۱۸ رسیده است. این مسئله، چالش بزرگی را پیش روی مدیریت وظایف قرار می‌دهد و اصلی‌ترین توجیه برای اینکه چرا در عصر دیجیتال، وجود یک سیستم مدیریت وظایف بسیار حیاتی است، می‌باشد.
چرا تیم شما به سیستم مدیریت وظایف نیاز دارد؟
در حالت کلی، تیم یا کسب‌وکار شما برای ارتقا عملکرد کلی سازمان خود به ابزار مدیریت وظایف نیاز دارد. علاوه بر این، سیستم مدیریت وظایف می‌تواند شرکت شما را از نظر تسهیل جریان اطلاعات و بهینه‌سازی بهره‌مندی از تمامی اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهایی که سازمانتان در حال حاضر از آن‌ها استفاده می‌کند، یاری برساند. می‌تواند عملکرد کارکنان را در هر سطحی پیگیری، سازماندهی و مدیریت کرده و ناکارآمدی‌های موجود در جریان کار فعلی‌تان را شناسایی کند. همچنین قابلیت کاهش مدت زمانی را که شرکت شما برای به‌روزرسانی و ردیابی دستی پیشرفت امور صرف می‌کنید، دارد.
با استفاده از یک سیستم مدیریت وظایف، به‌جای آنکه برای هماهنگ‌شدن با زنجیره ایمیل‌های بی‌پایان و یادداشت‌های بی‌ربط از جلسات حضوری انرژی صرف کنید، از تجربه روابط متمرکز و تبادل اطلاعات بهره‌مند خواهید شد. همچنین به شما کمک می‌کند که موانع و تنگناهایی که تولید را متوقف و کند می‌کنند، شناسایی کنید.
اگر تصمیم دارید تا با استفاده از سیستم مدیریت وظایف یک تحول بنیادین در سازمان و کسب‌وکار خود ایجاد کنید، سمین اینجاست تا شما را به این خواسته برساند.
