در صورتیکه بخواهید پیرامون برخی رویدادهای مهم موجودیت‌های مختلف نرم افزار مانند کار، پروژه، مایلستون و … به کاربران موردنظر هشدار، اخطار یا تذکر دهید یا آنها را نسبت به برخی تاریخ‌های مهم آگاه سازید، باید از قابلیت‌های ماژول هشدار استفاده نمایید. تفاوت ماژول هشدارها با اطلاع رسانی در این است که این ماژول طبق فیلترهای تعریف شده هشدارهایی را به افراد مرتبط ارسال می‌کند. برخی ویژگی‌های اصلی این ماژول عبارتند از:
- امکان دسته‌بندی هشدارها در دسته‌های هشدار، اخطار، تذکر
- امکان ایجاد هشدارهای عمومی و شخصی
- امکان ایجاد هشدار برای مدیران و کاربران درگیر کارها
- تعریف ایمیل هشدار سفارشی
برخی از موارد کاربرد ماژول هشدارها
- جهت هشدار دادن آخرین مهلت مایلستون‌ها
- جهت هشدار دادن تاریخ سررسید پروژه‌ها
- کارهایی که از زمان سررسید آنها گذشته است
- کاربرانی که مدت زمان ثبت شده برای آنها در نرم افزار و بر روی کارها کمتر از مدت زمان تعریف شده است
- و …
با توجه به آنچه گفته شد برای بهره‌مندی از قابلیت‌های این ماژول مسیر زیر در نرم افزار وجود دارد:
- منوی بیشتر- دکمه‌ی هشدارها
دسترسی به ماژول هشدارها در نرم افزار سمین
با کلیک بر روی دکمه‌ی هشدارها صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که شامل لیستی از هشدارها، اخطارها و تذکرهایی است که تا کنون بر روی موجودیت‌های مختلف نرم افزار ایجاد و بکارگرفته شده است. در این صفحه امکانات زیر وجود دارد:
گزارش‌های من: نتیجه‌ی کلیه‌ی هشدارهای اجرا شده برای کاربر در این قسمت نمایش داده می‌شود.
هشدارهای عمومی: فهرست تمامی هشدارهایی که در نرم افزار تعریف شده است
هشدارهای من به تفکیک نوع: نتیجه‌ی هشدارهایی که برای کار اجرا شده، برای کاربر به تفکیک نوع هشدار در این قسمت قابل انتخاب است.
امکانات ماژول هشدارها در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
هشدار جدید
برای ایجاد هشدار بر روی موجودیت موردنظرتان در نرم افزار سمین، مسیر زیر در دسترس است:
- منوی بیشتر- دکمه‌ی ماژول هشدارها- دکمه‌ی هشدار جدید
ایجاد هشدار جدید در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
ابتدا باید بر روی دکمه‌ی هشدار جدید کلیک نمایید. صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که دارای فیلدهای زیر است:
نام: تیتر یا عنوانی که می‌خواهید برای هشدار موردنظر ثبت نمایید.
هشدار، اخطار، تذکر: با فعال نمودن هر یک از گزینه‌ها تعیین می‌نمایید که می‌خواهید چه نوع اطلاع رسانی برای کاربران موردنظر صورت پذیرد. در واقع در این بخش میزان اولویت و اهمیت اطلاع رسانی را تعیین می‌نمایید.
روی: از طریق این فیلد می‌توانید تعیین نمایید که هشدار موردنظر بر روی کدامیک از موجودیت‌ها صورت گیرد، همچنین پس از تعیین هر یک از موجودیت‌ها می‌بایست تنظیمات مربوط به شرایطی را که می‌خواهید در آن شرایط، روی موجودیت و به کاربران درگیر با موجودیت، هشدار داده شود، انجام دهید.
نویسنده: کاربری که هشدار را تعریف و تنظیم می‌نماید.
انتخاب داده‌ای که هشدار باید بررسی شود/ داده‌های چه کسانی ارزیابی/ بررسی خواهد شد:
ایجاد کننده‌ی هشدار: با فعال نمودن این گزینه، هشدار فقط برای کاربری نمایش داده خواهد شد که نویسنده‌ی هشدار است.
همه‌ی کاربران: با فعال نمودن این گزینه، هشدار برای تمامی کاربران تعریف شده در نرم افزار قابل نمایش خواهد بود، در صورتیکه یک فیلتر جهت نمایش هشدارها ذخیره شده باشد، مقادیر ” من” و یا “گروه” روی فیلتر ذخیره شده با هر کاربر جایگزین خواهد شد.
برای گروه: با فعال نمودن این گزینه، هشدار برای گروهی که انتخاب می‌نمایید، قابل نمایش خواهد بود، در صورتیکه یک فیلتر جهت نمایش هشدارها ذخیره شده باشد، مقادیر “من” یا “هرکاربر” روی فیلتر ذخیره شده با گروه منتخب جایگزین خواهد شد.
هشدار فرستاده خواهد شد برای:
همه‌ی افراد درگیر: با فعال نمودن این گزینه، لیست کاربران از داده‌های فیلد قبلی گرفته می‌شود.
فقط اعضای گروه: با فعال نمودن این گزینه، لیست کاربران از اعضای گروه انتخاب شده در فیلد قبل گرفته می‌شود.
به ایمیل‌های سفارشی: با فعال نمودن این گزینه، می‌توانید آدرس ایمیل کاربرانی را که می‌خواهید به آنها اطلاع رسانی صورت گیرد، وارد نمایید. در نظر داشته باشید که پس از وارد نمودن هر آدرس ایمیل کاما و فاصله‌ی پس از کاما را راعایت نمایید.
همکاران کار: با فعال نمودن این گزینه، لیست کاربران از لیست همکاران کار موردنظر، گرفته می‌شود.
زمان اجرا: از طریق این بخش می‌توانید تعیین نمایید که هشدار موردنظر چه زمانی و هر چند وقت یکبار به کاربران موردنظر ارسال شود.
تنظیمات ایجاد هشدار جدید در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین