مدیریت ارزش کسب شده (EVM)

قبل از کار کردن با ماژول مدیریت ارزش کسب شده یا EVM باید از فعال بودن آن بر روی پروژه‌ی موردنظر اطمینان حاصل کنید. سپس از مسیر زیر می‌توانید به صفحه ماژول مدیریت ارزش حاصله دسترسی داشته باشید.

• پروژه‌ی موردنظر -> منوی مدیریت ارزش حاصله

با کلیک بر روی منوی مدیریت ارزش حاصله صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که از طریق آن می‌توانید خلاصه‌ای از اطلاعات پروژه، جداول اجزای مدیریت ارزش کسب شده یا EVM و نمودارهای مدیریت ارزش حاصله مشاهده کنید. همچنین تنظیمات مربوط به ماژول مدیریت ارزش حاصله پروژه‌ی موردنظر از این بخش قابل اجرا است.

اجزای مدیریت ارزش کسب شده یا EVM در نرم افزار سمین

در نمای ماژول مدیریت ارزش حاصله پروژه آیتم‌هایی وجود دارد که به توضیح هر یک از این آیتم‌ها می‌پردازیم.

تنظیمات مشترک: از طریق این بخش می‌توانید تنظیمات مربوط به ماژول مدیریت ارزش حاصله پروژه را انجام دهید.

تنظیمات خط مبنا: از طریق این بخش می‌توانید خط مبنا بر روی پروژه ایجاد و تنظیم کنید. با کلیک بر روی دکمه‌ی تنظیمات خط مبنا صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که لیست خط مبناهای ایجاد شده روی پروژه از طریق آن قابل نمایش است. همچنین می‌توانید در صورت نیاز، خط مبنای جدید ایجاد کنید.

کارهای استثنا: نمایشگر لیست کارهای متمایز پروژه است.

فرآیندها: با کلیک بر روی دکمه‌ی فرآیندها به صفحه‌ای انتقال داده می‌شوید که دارای بخش گزینه‌ها است. از بخش گزینه‌ها می‌توانید لیست فرآیندهایی را که در این پروژه مورد استفاده واقع شده است، مشاهده کنید. سپس می‌توانید فرآیند یا فرآیندهایی را که می‌خواهید ارزش حاصله توسط آنها بر روی پروژه موردنظر را مشاهده و پیگیری کنید، انتخاب کنید. با کلیک بر روی دکمه‌ی اعمال جداول و نمودارهای مربوط به ارزش کسب شده توسط فرایند یا فرایندهای منتخب موردنظر نمایش داده خواهد شد.

کارهای پدر: با کلیک بر روی این دکمه می‌توانید جداول و نمودارهای مربوط به ارزش حاصله توسط کارهای پدرِ پروژه را مشاهده کنید. در این بخش می‌توانید از طریق لیست کارهای پدر پروژه که قابل مشاهده است، کار یا کارهای موردنظر را انتخاب کنید.

واگذار شده به: در این بخش نیز می‌توانید لیست کاربرانی که در پروژه موردنظر کار به آنها واگذار شده است، مشاهده و انتخاب کنید. پس از انتخاب کاربر یا کاربران موردنظر، با کلیک بر روی دکمه‌ی اعمال جدوال و نمودارهای مربوط به ارزش حاصله توسط کاربر یا کاربران موردنظر، نمایش داده خواهد شد.

مایلستون‌ها: با کلیک بر روی این دکمه به صفحه‌ای انتقال داده می‌شوید که از طریق بخش گزینه‌های این صفحه می‌توانید لیست مایلستون‌های پروژه را مشاهده و مایلستون یا مایلستون‌هایی را که می‌خواهید ارزش حاصله آنها بر روی پروژه را مانتیور کنید، انتخاب کنید.

تعاریف کلمات پرکاربرد ماژول مدیریت ارزش حاصله (EVM)

ارزش برنامه ریزی شده (PV): به بودجه‌ی تایید شده برای تکمیل کارهای برنامه‌ریزی شده جهت اجرا، تا مدت زمان مشخص، اطلاق می‌گردد. به هزینه‌ی بودجه بندی شده‌ی برنامه زمانی (BCWS) نیز گفته می‌شود.

بودجه‌ی تکمیلی/ کل بودجه‌ی اختصاص یافته (BAC): به کل PV یک کار که معادل با کل هزینه‌ی صرف شده تا تکمیل کار می‌باشد، اطلاق می‌شود. در نرم افزار سمین BAC به کل زمان‌های پیش بینی شده برای کارهای پروژه براساس خط مبنای انتخابی، اطلاق می‌شود.

ارزش کسب شده (EV): بیانگر کل مقدار بودجه‌ی مصرف شده جهت اجرای کار تا تاریخ مشخص است. به هزینه‌ی بودجه‌بندی شده‌ی کار اجرا شده (BCWP) نیز اطلاق می‌شود.

از حاصلضرب PC در BAC بدست می‌آید که در نرم افزار سمین از نسبت درصد کارهای انجام شده به کل کارهای پروژه، قابل محاسبه است.

هزینه‌ی واقعی (AC): بیانگر هزینه‌ای است که جهت انجام کار در مدت زمان مشخص، صورت گرفته است. همچنین به هزینه‌ی واقعی کاری که انجام شده است (ACWP) اطلاق می‌شود. این مقدار در نرم افزار سمین توسط کل زمان صرف شده جهت اجرای کارهای پروژه محاسبه می‌شود.

EVM مبتنی بر ارزیابی سه بعد از پروژه جهت آشکار ساختن سلامت پروژه که در واقع همان درستی اجرای پروژه است، می‌باشد. بنابراین جهت ارزیابی این ابعاد از شاخص‌های زیر استفاده می‌شود:

انحراف از برنامه‌ریزی (SV): تفاوت بین ارزش برنامه‌ریزی شده و ارزش کسب شده، است این شاخص به شما می‌گوید که آیا کارهای پروژه طبق برنامه پیش رفته، جلوتر از برنامه است و یا از برنامه عقب است. فرمول محاسبه‌ی SV نیز به شرح زیر است:

SV=PV-EV

منفی بودن SV ، بیانگر زمانی است که کارهای پروژه از برنامه عقب است.

مثبت بودن SV، بیانگر زمانی است که کارهای پروژه جلوتر از برنامه است.

صفر بودن SV بیانگر زمانی است که کارهای پروژه طبق برنامه پیش رفته است.

عملکرد برنامه ریزی شده (SP): نسبت بین EV و PV است که نشان دهنده‌ی کارایی زمان در پروژه است و در واقع بهره‌وری تیم پروژه را در استفاده از زمان اختصاص یافته برای پروژه نشان می‌دهد. فرمول محاسبه‌ی SP نیز به شرح زیر است:

SP=EV/PV

SP بیشتر از ۱، بیانگر بهره‌وری بالای تیم پروژه در استفاده از زمان اختصاص یافته به پروژه است.

SP کمتر از ۱، بیانگر بهره‌وری پایین تیم پروژه در استفاده از زمان اختصاص یافته به پروژه است.

SP برابر ۱، بیانگر طبق برنامه بودن پروژه است.

انحراف هزینه CV : تفاوت بین EV و AC است که بیانگر انحراف هزینه‌ی پروژه می‌باشد. در واقع نشان می‌دهد که چقدر پروژه با کمبود یا اضافه‌ی بودجه مواجه است. فرمول محاسبه‌ی CV نیز به شرح زیر است:

CV=EV-AC

مثبت بودن CV ، بیانگر زمانی است که پروژه بیشتر از بودجه‌ی برنامه‌ریزی شده هزینه کرده است و مشکل بودجه‌ای دارد.

منفی بودن CV، بیانگر زمانی است که پروژه کمتر از بودجه‌ی برنامه‌ریزی شده هزینه کرده است و مشکل بودجه‌ای ندارد.

صفر بودن CV بیانگر زمانی است که بودجه‌ی پروژه طبق برنامه پیش رفته است.

عملکرد هزینه CP: نسبت بین EV و AC است. در واقع این شاخص برای نشان دادن کارایی استفاده از منابع در پروژه است. همچنین در برخی مواقع به کارایی هزینه‌ی پروژه نیز اطلاق می‌گردد. فرمول محاسبه‌ی CP نیز به شرح زیر است:

CP=EV/AC

CP بیشتر از ۱، بیانگر این است که کارایی استفاده از منابع پروژه خوب بوده است

CP کمتر از ۱، بیانگر این است که کارایی استفاده از منابع پروژه خوب نبوده است

CP برابر ۱، بیانگر طبق برنامه بودن پروژه است.

لازم به ذکر است این توضیحات از مسیر زیر نیز مطابق تصویر، بر روی نرم افزار سمین قابل فعالسازی است:

نمایش ماژول EVM بر روی نمای کلی پروژه یا صفحه‌ی شخصی کاربر

در صورتیکه بخواهید ماژول EVM را بر روی نمای کلی پروژه‌ی موردنظرتان و یا صفحه‌ی شخصی مشاهده نمایید، می‌توانید از مسیر زیر استفاده نمایید.

• کلیک بر روی دکمه‌ی سفارشی کردن صفحه‌ی موردنظر- انتخاب ماژول EVM از فیلد انتخاب ماژول- تنظیمات مربوط به فیلترها- کلیک بر روی دکمه‌ی ذخیره و بازگشت

تنظیمات نقش‌ها و دسترسی‌ها

برای انجام تنظیمات دسترسی به ماژول EVM برای کاربران نقش‌های مختلف در نرم افزار، مسیر زیر برای راهبر نرم افزار جهت انجام تنظیمات در دسترس است:

• منوی مدیریت سامانه- دکمه‌ی نقش‌ها و دسترسی‌ها- انتخاب نقش موردنظر- تنظیمات بخش EVM

برخی نکات درباره مدیریت ارزش کسب شده یا EVM در سمین

• محدوده‌ی نمودارهایی که در این صفحه نمایش داده می‌شود توسط تاریخ شروع و تاریخ پایان +۲۰% از پروژه تنظیم می‌گردد. همچنین این نمودار روز جاری و تاریخ پایان را نیز به صورت هایلایت شده، نمایش می‌دهد.
• هنگام تنظیمات دسترسی برای نقش‌های موردنظر، می‌بایست در نظر داشته باشید که دسترسی ویرایش و مشاهده‌ی Baseline برای کاربری که دسترسی تعریف EV را دارد، ضروری است و حتما می‌بایست فعال گردد.

مثالی از کاربرد EVM

فرض کنید پروژه‌ی A با مدت زمان اجرای برنامه‌ریزی شده‌ی یک ساله و بودجه‌ی X  تایید شده است. و برنامه‌ریزی شده‌است که ۵۰% بودجه‌ی پروژه طی مدت ۶ ماه از پروژه صرف شده‌باشد. فرض کنید پس از گذشت ۶ ماه از اجرای پروژه، مدیر پروژه گزارشی از عملکرد پروژه ارائه داده است به اینصورت که طی مدت ۶ ماه، ۵۰ % از بودجه‌ی پروژه، هزینه شده است. اولین تصور شما با شنیدن این فکر می‌تواند اینطور باشد که پروژه بسیار خوب و طبق برنامه پیش رفته است. در واقع این اطلاعات برای نتیجه‌گیری کافی نمی‌باشد و پروژه می‌تواند با ۵۰% هزینه‌ای که صورت گرفته است فقط ۲۵ % پیشرفت داشته باشد، در واقع این نوع اطلاعات که به شما برای نتیجه‌گیری صحیح پیرامون پروژه کمک می‌نماید، از جمله موارد کاربرد EVM است.