راه‌اندازی و اختتام پروژه

جهت ایجاد پروژه در نرم افزار سمین سه روش وجود دارد:

• ایجاد پروژه به صورت مستقیم

این روش برای پروژه‌هایی مناسب است که به تازگی قرار است در نرم افزار ایجاد گردند و مشابه این پروژه‌ها و اطلاعات مربوط به آنها، در نرم افزار موجود نیست (پروژه‌های جدید)

• ایجاد پروژه از روی الگو

این روش برای پروژه‌هایی مناسب است که الگوی مشابه آنها قبلا در نرم افزار ایجاد شده است.

• کپی کردن پروژه

این روش یک کپی از پروژه‌ی موجود مدنظر را ایجاد می‌کند. بنابراین در این حالت، پروژه جدید شما، در قدم اول یک کپی از یک پروژه موجود در سامانه است.

ایجاد پروژه به صورت مستقیم

از مسیرهای مختلفی می‌توان به صورت مستقیم پروژه ایجاد کرد.

• از طریق دکمه‌ی پروژه‌ی جدید در صفحه‌ی پروژه‌ها و یا هر صفحه‌ی دیگری از نرم افزار که این دکمه نمایش داده می‌شود.
• از طریق منوی پروژه‌ها، زیر منوی پروژه‌ی جدید (منوی پروژه‌ها در بالای تمامی صفحات نرم افزار قابل مشاهده می‌باشد)

در تمامی مسیرهای ذکر شده، صفحه‌ای مانند صفحه زیر نمایش داده می‌شود.

دراین فرم فیلدهایی وجود دارد که به ترتیب به آنها اشاره می‌شود:

نام: در این فیلد عنوان یا نام اطلاق شده به پروژه را می بایست ثبت نمایید. این فیلد اجباری است و حتماً باید تکمیل گردد.

زیر پروژه‌ی: در این فیلد تعیین می نمایید که این پروژه، زیر پروژه‌ی کدامیک از پروژه‌هایی است که تاکنون در سیستم تعریف شده است. در واقع باید در این فیلد نام پروژه‌ی پدر این پروژه انتخاب شود.

• زیر پروژه‌ها، پروژه‌هایی هستند که رابطه نزدیکی با پروژه اصلی دارند اما مستقل هستند.
• زیرپروژه‌ها به‌صورت مجزا فایل‌های مربوط به خود را در تب فایل دارند.
• زیرپروژه‌ها را می‌توان به مایلستون‌های پروژه پدر مرتبط کرد.
• زیرپروژه‌ها گردش کاری را با پروژه پدر به اشتراک می‌گذارند.
• چشم انداز پروژه پدر، کارها و مایلستون‌های زیر پروژه‌ها را هم شامل می‌شود.
• کار در زیرپروژه‌ها را می‌توان به کارها در پروژه پدر مرتبط کرد.
• فهرست کارهای پروژه پدر می‌تواند شامل کارهایی از زیرپروژه‌ها باشد.
• افراد مختلفی می‌توانند بر روی پروژه پدر و زیر پروژه‌های آن کار کنند.

توضیحات خلاصه‌ای کوتاه از پروژه را شامل می‌شود. با وجود این‌که این گزینه اختیاری است، تاکید می گردد که آن را تکمیل نمایید زیرا اولین منبع اطلاعاتی درباره پروژه‌ی شما است (در صفحه شروع پروژه و در لیست پروژه‌ها نشان داده می‌شود). زمانی‌که توضیحات را تکمیل می‌نمایید مخاطبان را در نظر داشته باشید و توضیحات را به گونه ای ارائه دهید که برای گروه‌های مختلف مخاطب پروژه، موارد الزامی، شفاف و قابل درک باشند.

شناسه پروژه نکته‌ای که وجود دارد این است که مقدار این فیلد باید به آسانی به خاطر سپرده شود و در عین حال مشابه با نام پروژه باشد. این شناسه در آدرس پروژه (URL)  نمایش داده می‌شود. معمولاً توسط کاربران در ویکی نیز به کار می‌رود تا لینک‌های بین پروژه‌ای ویکی را ایجاد نمایند. پس از انتخاب شناسه برای پروژه، این فیلد غیرقابل ویرایش است. بهتر است هر سازمان برای ایجاد شناسه‌ی پروژه‌ها یک روش تدوین نمایند و این روش به عنوان الگوی ایجاد شناسه برای تمامی پروژه‌های سازمان قرار گیرد.

نویسنده: فردی است که پروژه را ایجاد می‌نماید.

عمومی: در صورتی که این گزینه فعال باشد همه‌ی کاربران نرم افزار به این پروژه دسترسی دارند و می‌توانند در آن کار ایجاد کنند و کارها را طبق دسترسی مربوطه مشاهده نمایند.

برنامه‌ریزی: در صورتی که این گزینه فعال باشد، ایمیل‌های اطلاع‌رسانی برای تیم پروژه ارسال نمی‌شود.

یادداشت‌ها به صورت پیشفرض محرمانه باشند: در صورت فعال بودن این گزینه، یادداشت‌هایی که بر روی کارهای پروژه ایجاد می‌شوند به صورت پیشفرض محرمانه می‌گردند.

فعال کردن کپی یادداشت کار به کار پدر: در صورت فعال بودن این گزینه یادداشت‌های مربوط به زیرکارها در کار پدر نیز کپی می‌شوند.

واحد پول: واحد پولی مربوط به این پروژه در این قسمت باید انتخاب شود.

فیلد سفارشی پروژه: در صورتی که برای موجودیت پروژه‌ها فیلد سفارشی تعریف شده باشد. در این قسمت قابل انتخاب است و پس از انتخاب می‌توان به فیلد مربوطه مقدار داد. البته لازم به ذکر است در صورتی که فیلدی اجباری باشد، امکان انتخاب یا عدم انتخاب آن در این قسمت وجود ندارد.

ماژول‌ها: در این قسمت فهرست ماژول‌هایی که برای هر پروژه در دسترس است نمایش داده می‌شود که با توجه به نوع نیازمندی‌ها، می‌توانید هر یک از ماژول‌های موردنیاز را برای پروژه موردنظر فعال نمایید. البته در مورد نوع کاربرد هر ماژول در ادامه توضیح داده می‌شود.

فرآیندها: فرآیندهایی که در این پروژه کاربرد دارند و ضروری هستند در این قسمت قابل انتخاب هستند (فرآیندها توسط راهبر نرم افزار قابل تعریف است)

فیلدهای سفارشی: در این قسمت فیلدهای سفارشی را که برای کارهای پروژه لازم است، می‌توانید انتخاب نمایید.

اولویت: از طریق این فیلد می‌توانید اولویت پروژه را تعیین نمایید (نحوه‌ی تعریف اولویت‌های پروژه نیز در بخش دسته‌بندی‌ها و مقادیر توضیح داده خواهد شد)

ایجاد پروژه از روی الگو

در این روش نیز از مسیرهای زیر می‌توانید به ایجاد پروژه از روی الگوهایی که تاکنون در نرم افزار ایجاد شده‌است، اقدام نمایید.

• دکمه‌ی ایجاد پروژه از روی الگو ( این دکمه در صفحه‌ی پروژه‌ها و سایر بخش‌های نرم افزار قابل دسترسی است)
• مسیر بیشتر- مدیریت سامانه- الگوهای پروژه‌ها

پس از ورود به صفحه‌ی الگوهای پروژه‌ها (با هر یک از روش‌های مذکور) لیستی از الگوهای پروژه، نمایش داده می‌شود. با فشردن دکمه‌ی ایجاد پروژه جدید صفحه‌ی ایجاد پروژه‌ی جدید از روی الگوها نمایش داده می‌شود که در آن فیلدهای زیر باید تکمیل شود:

نام پروژه جدید: عنوانی است که برای پروژه جدید در نظر گرفته می‌شود.

زیرپروژه‌ی: نام پروژه‌ای که این پروژه (پروژه‌ی جدید) در ذیل آن قرار می‌گیرد.

شناسه: شناسه‌ای است که در URL برای این پروژه نمایش داده می‌شود.

تاریخ شروع پروژه از: تاریخ شروع پروژه به روزی که در این فیلد انتخاب می‌نمایید منتقل می‌شود.

به‌روزرسانی اطلاعات پروژه طبق تاریخ شروع جدید: در صورت فعال نمودن این بخش، تمامی تاریخ‌های پروژه‌ی الگو براساس تاریخ شروع انتخاب شده، بروزرسانی می‌گردند.

تغییر تاریخ شروع همه‌ی کارهای پروژه بر مبنای تاریخ شروع پروژه: تاریخ شروع همه‌ی کارهای پروژه براساس تاریخ شروع انتخاب شده (تاریخ جدید) بروزرسانی می‌گردند.

تغییر ایجاد کننده کارها: نام ایجاد کننده‌ی کارها (در پروژه‌ی الگو) به نام فرد انتخاب شده، تغییر می‌یابد ( در صورت عدم نیاز به تغییر نیز گزینه‌ی بدون تغییر را می‌توانید انتخاب نمایید).

ارسال اطلاع‌رسانی‌های ایمیلی: در صورت نیاز به اطلاع‌رسانی به کاربران پروژه، می‌توانید از طریق فعال نمودن این گزینه، اطلاع‌رسانی ایمیلی به کاربران را انجام دهید.

ایجاد پروژه از طریق کپی کردن پروژه

یکی از روش‌های ایجاد پروژه است، که از مسیرهای زیر می‌توانید کپی از پروژه موردنظر ایجاد نمایید:

• کلیک بر روی دکمه‌ی کپی که در صفحه‌ی تنظیمات هر پروژه وجود دارد (برای هر یک از پروژه‌هایی که تا کنون در نرم‌افزار ایجاد شده است، صفحه‌ی تنظمیات پروژه به صورت منفک نمایش داده می‌شود).
• از طریق مسیر بیشتر- مدیریت سامانه- پروژه‌ها

در صفحه‌ی تنظیمات هر پروژه بر روی دکمه‌ی کپی کلیک نمایید صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که مانند صفحه ایجاد پروژه است با این تفاوت که دارای چند فیلد بیشتر است. این فیلدها عبارتند از:

کپی: در این قسمت مشخص می‌گردد که چه مواردی به پروژه‌ی جدید کپی شود. لازم به ذکر است اگر کپی کردن کارها فعال باشد، کارهای فرآیندهای انتخاب شده در پروژه کپی می‌شوند.

ارسال آگاهسازی ایمیلی در طول کپی پروژه:  در صورت فعال نمودن این بخش، در طول کپی آگاه‌سازی‌های ایمیلی به افراد مرتبط ارسال خواهد شد.

در صورت استفاده از مسیر بیشتر- مدیریت سامانه- پروژه‌ها، لیست پروژه‌های موجود در نرم افزار نمایش داده می‌شود که از طریق انتخاب پروژه‌ی موردنظر و کلیک راست می‌توانید گزینه‌ی کپی را از منوی قابل مشاهده، انتخاب نمایید. همچنین از طریق کلیک بر روی گزینه‌های دیگر (علامت چرخ دنده) نیز می‌توانید از منوی قابل مشاهده، گزینه‌ی کپی را انتخاب نمایید.