سیستم مدیریت اسناد سمین با هدف پیگیری، مدیریت، ذخیره‌سازی اسناد و به حداقل رساندن استفاده از کاغذ تهیه شده است. با استفاده از سیستم مدیریت اسناد امکان حفظ سوابق یک سند از جمله ویرایش‌های مختلف سند، افرادی که تغییرات را اعمال نموده‌اید و … قابل پیگیری و مشاهده است. به صورت کلی می‌توان گفت ویژگی‌های اصلی سیستم مدیریت اسناد سمین عبارتند از:
- حفظ و مدیریت نسخه‌های مختلف یک سند (Versioning)
- امکان بارگذاری (Upload) حجم زیادی از فایل‌ها
- امکان فعال سازی Notifications هنگام بروزرسانی اسناد، تایید اسناد و …
- امکان مدیریت دسترسی به اسناد (دیدن، ویرایش، حذف و …)
- امکان ایجاد فهرست راهنما
- امکان برچسب گذاری بر روی اسناد (Taging)
فعالسازی ماژول مدیریت اسناد
به منظور استفاده از سیستم مدیریت اسناد، ابتدا می‌بایست این ماژول را فعال نمایید که جهت فعالسازی آن نیز مسیر زیر در دسترس است:
- صفحه‌ی پروژه- منوی تنظیمات- منوی ماژول- فعالسازی ماژول اسناد
فعالسازی ماژول اسناد در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
بارگذاری سند جدید
جهت بارگذاری سند جدید در این ماژول، مسیر زیر در دسترس است:
- صفحه‌ی اسناد- دکمه‌ی سند جدید
اسناد ایجاد شده در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
با کلیک بر روی دکمه‌ی سند جدید، صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که دارای فیلدهای زیر است:
عنوان: تعیین کننده‌ی عنوانی است که می‌خواهید برای سند ثبت نمایید.
توضیحات: در این بخش می توانید توضیحات پیرامون سند ثبت نمایید.
دسته‌بندی: در این بخش می‌توانید تعیین نمایید که سند موردنظر جز کدام دسته از دسته‌بندی‌هایی که برای اسناد سازمان/ پروژه تا کنون ایجاد نموده‌اید، قرار گیرد.
با کلیک بر روی دکمه‌ی ذخیره، سند موردنظر در دسته‌بندی اسناد مربوطه ایجاد خواهد شد.
ایجاد سند جدید در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
در صفحه ی اسناد، رو به روی هر سند آیکون‌های زیر نمایش داده می‌شود:
آیکون +: از این آیکون جهت افزودن فایل جدید به سند می‌توانید استفاده نمایید.
آیکون مداد: از این آیکون جهت ویرایش سند می‌توانید استفاده نمایید.
آیکون سطل زباله: از این آیکون جهت حذف سند می‌توانید استفاده نمایید.
تنظیمات دسته بندی اسناد در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
همچنین رور به روی هر فایل نیز آیکون های زیر نمایش داده می شود:
آیکون ویرایش آنلاین: با استفاده از این آیکون می‌توانید فایل سند موردنظر را به صورت آنلاین ویرایش نمایید.
آیکون آدرس کوتاه جدید: با استفاده از این آیکون می‌توانید URL فایل را ثبت نمایید و هر کاربری که دسترسی به این URL داشته باشد می‌تواند فایل را دانلود نماید.
آیکون افزودن نسخه جدید به پیوست: با استفاده از این آیکون می‌توانید نسخه‌ی جدید به سند اضافه نمایید.
آیکون نمایش سابقه نسخه‌ها: با استفاده از این آیکون می‌توانید نسخه‌های قبلی این سند و سوابق آنها را مشاهده نمایید.
آیکون حذف: با استفاده از این آیکون می‌توانید فایل مربوطه را حذف نمایید.
تنظیمات اسناد ایجاد شده در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین