میز امداد

برای ایجاد الگوهای ایمیلی که می‌تواند در فرایند ثبت و پردازش درخواست‌های میز امداد مورد استفاده قرار گیرد مسیر زیر در دسترس است:

• منوی مدیریت سامانه- دکمه‌ی میز امداد- دکمه‌ی همه الگوهای ایمیل

با کلیک بر روی دکمه‌ی همه الگوهای ایمیل صفحه ای شامل لیست الگوهای ایمیلی که تا کنون ایجاد شده است، نمایش داده می‌شود.

ایجاد الگوی ایمیل

در صورتیکه بخواهید الگوی ایمیل برای ایمیل‌های مورداستفاده در میز امداد ایجاد نمایید، مسیر زیر در دسترس است:

• منوی مدیریت سامانه- دکمه‌ی میز امداد- دکمه‌ی همه الگوهای ایمیل- دکمه‌ی افزودن الگوی ایمیل

لیست الگوهای ایمیل میز امداد در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین

با کلیک بر روی دکمه‌ی افزودن ایمیل صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که دارای فیلدهای زیر است:

نام: عنوانی که می‌خواهید برای الگوی موردنظر ثبت نمایید.

استفاده برای میل باکس: از طریق این فیلد تعیین می‌نمایید که این الگو برای کدامیک از میل باکس‌ها می‌‌تواند فعال باشد.

پیشفرض: با فعال نمودن این گزینه، الگوی ایمیلی که در حال ایجاد آن هستید، به عنوان الگوی ایمیل پیشفرض در نظر گرفته خواهد شد.

وضعیت کار: این فیلد تعیین کننده‌ی وضعیتی است که می‌خواهید در آن وضعیت، ایمیل ارسالی به مشتری مطابق با الگوی ایمیل پیش ساخته، به صورت خودکار ارسال شود. در وضعیت موردنظر الگوی موردنظر در لیست الگوهای ایمیل قابل انتخاب، نمایش داده خواهد شد (این فیلد برای مواردی مانند زمانی که می‌خواهید ایمیل تایید دریافت درخواست را به صورت خودکار به مشتری ارسال نمایید، می‌بایست مطابق وضعیت‌های تعریف شده در گردش کار موردنظر، تکمیل گردد).

عنوان: از طریق این فیلد می‌توانید تعیین نمایید که عنوان ایمیل شامل چه مواردی باشد.

متن ایمیل: از طریق این فیلد می‌توانید متن الگوی ایمیل موردنظر را تنظیم نمایید. در این بخش می‌توانید از شناسه‌های پویا نیز استفاده نمایید.

با کلیک بر روی دکمه‌ی ذخیره الگوی ایمیل موردنظر به لیست الگوهای ایمیل اضافه خواهد شد.

تنظیمات الگوی ایمیل جدید میز امداد در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین

برخی نکات:

• عنوان ایمیل بهتر است شامل ID درخواست ثبت شده در نرم افزار باشد، زیرا در صورتیکه تعداد زیادی درخواست توسط مشتری ثبت شده باشد با استفاده از ID به راحتی می‌توانید آن را جستجو نمایید.
• الگوهای ایمیل براساس وضعیت، تنظیم و برای صندوق‌های ایمیل/ میل باکس‌ها در هر یک از این وضعیت‌ها مورد استفاده قرار خواهند گرفت، در صورتیکه برای صندوق ایمیلی/ میل باکسی الگوی ایمیل تنظیم نشده باشد، از الگوی ایمیل پیشفرض استفاده خواهد شد.
• استفاده از شناسه‌ی پویا Task note آخرین یادداشتی را که بر روی درخواست ثبت نموده‌اید همراه با جزئیات آن، در الگوی ایمیل نمایش خواهد داد.