زمانی که در نرم افزار یک صورتحساب از طریق ماژول صورت حساب ایجاد می‌کنید و می‌خواهید این مبلغ به صورت خودکار در قالب درآمد واقعی یا برنامه‌ریزی شده در بودجه پروژه در نظر گرفته شود، باید مطابق گام‌های زیر اقدام نمایید.
گام اول: ابتدا می‌بایست وضعیت‌هایی برای صورت‌حساب‌ها در نرم افزار تعریف و تنظیم نمایید. که جهت تعریف وضعیت برای صورتحساب مسیر زیر در دسترس است:
- منوی مدیریت سامانه- دکمه‌ی دسته‌بندی‌ها و مقادیر- وضعیت‌های صورت حساب- دکمه‌ی افزودن وضعیت جدید
ایجاد وضعیت جدید صورت حساب در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
با کلیک بر روی دکمه‌ی افزودن وضعیت جدید صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که دارای فیلدهای زیر است:
نام: بیانگر عنوانی است که می‌خواهید برای وضعیت جدید ثبت نمایید.
توضیحات: در صورتی که بخواهید توضیحات در ارتباط با وضعیت جدید ثبت نمایید، می‌توانید از این فیلد استفاده کنید.
فعال: در صورت فعال نمودن این گزینه، وضعیتی که در حال ایجاد آن هستید به عنوان وضعیت فعال برای صورت حساب‌ها در نظر گرفته می‌شود.
مقدار پیشفرض: با فعال نمودن این گزینه، وضعیت موردنظر به عنوان وضعیت پیشفرض برای صورت حساب‌ها فعال می‌گردد.
تکمیل در تاریخ ارسال: وقتی که صورت حساب در این وضعیت قرار می‌گیرد ، تاریخ فعلی به عنوان تاریخ ارسال صورت حساب در نظر گرفته می‌شود.
تکمیل در تاریخ پرداخت: وقتی که صورت حساب در این وضعیت قرار می‌گیرد، تاریخ فعلی به عنوان تاریخ پرداخت صورت حساب در نظر گرفته می‌شود.
وضعیت صورت حساب: از طریق این بخش می‌توانید وضعیت واقعی صورت حساب را فارغ از نام منتخب برای وضعیتی که در حال ایجاد آن هستید، انتخاب نمایید.
تنظیمات ایجاد وضعیت جدید صورت حساب در نرم افزار مدیری پروژه و سازمان سمین
گام دوم: اطمینان حاصل نمایید که ماژول‌های بودجه و صورت حساب بر روی پروژه موردنظر فعال باشند.
فعالسازی ماژول های بودجه و صورت حساب روی پروژه در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
گام سوم: اطیمنان حاصل نمایید که بودجه‌ی برنامه‌ریزی شده بر روی پروژه‌ی موردنظر فعال است. جهت فعالسازی بودجه‌ی برنامه‌ریزی شده بر روی پروژه مسیر زیر در دسترس است:
- صفحه‌ی پروژه‌ی موردنظر- تب بودجه- دکمه‌ی تنظیمات بودجه- تب دیگر تنظیمات- فعالسازی گزینه‌ی فعال بودن برنامه‌ریزی و برآورد بودجه
تنظیمات بودجه ی پروژه در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
پس از اجرای سه گام مذکور، تنظیمات تکمیل شده است و در صورتی که پس از اجرای تنظیمات، صورت حساب بر روی پروژه‌ی موردنظر ایجاد شود به عنوان درآمد برنامه‌ریزی شده در ماژول بودجه ثبت خواهد شد.
برخی نکات
- زمانیکه وضعیت صورت حساب از صادر شده به پرداخت شده تغییر می‌یابد، درآمد برنامه ریزی شده نیز به صورت خودکار به درآمد واقعی تبدیل می‌شود.
- زمانیکه وضعیت صورت حساب به “کنسل شده” تغییر می‌یابد، درآمد مرتبط با صورت حساب نیز به صورت کلی از بودجه‌ی پروژه حذف خواهد شد.
- در صورتیکه بر روی بودجه‌ی پروژه فیلد سفارشی الزامی ایجاد کرده باشید، ممکن است مقدار پیشفرض این فیلد مانع تولید خودکار آیتم بودجه‌ای ناشی از صدور فاکتور شود.