به منظور ایجاد کار ابتدا باید پروژه در نرم افزار تعریف شده باشد. پس از تعریف پروژه، با وارد شدن به صفحه‌ی پروژه، از مسیر زیر می‌توانید، کار جدید ایجاد نمایید:
- صفحه ی پروژه > دکمه‌ی کار جدید
با کلیک بر روی دکمه‌ی کار جدید صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که دارای فیلدهای زیر است:
فرم ایجاد کار در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
عنوان: این فیلد ایده اصلی راجع به کار را بیان می‌نماید و مانند موضوع ایمیل، می‌بایست خلاصه بوده و مبهم و طولانی نباشد. به دلیل اینکه در بسیاری از موارد فقط فرآیند و عنوان کار همراه با شناسه‌ی عددی کار، برای کاربران در صفحات مختلف نرم افزار مدیریت پروژه قابل نمایش است، بنابراین انتخاب عنوانی مناسب برای کار بسیار مهم است.
توضیحات: در این فیلد الزاما نیازی به شرح نیست، می‌توانید متن را قالب بندی کنید و با کلیک کردن بر روی لینک قالب بندی متن، از امکانات بیش‌تری این فیلد استفاده کنید.
وضعیت: این فیلد بیانگر وضعیت کار در فرآیند موردنظر می‌باشد. وضعیت کار در این بخش، براساس نوع تنظیمات صورت گرفته در بخش گردش کاری (براساس نقش و فرایندها) قابل تغییر است.
اولویت: این فیلد تعیین کننده‌ی میزان اهمیت کار است (تنظیمات مربوط به مقادیر این فیلد را نیز می‌توانید از بخش دسته‌بندی‌ها و مقادیر انجام دهید).
واگذار شده به: این فیلد بیانگر نام کاربری است که برای پاسخگویی به کار انتخاب می‌شود و در واقع مسئول اجرای کار در این وضعیت است. در این فیلد تنها امکان انتخاب اعضایی از پروژه و همچنین نویسنده کار وجود دارد که بر اساس تنظیمات گردش کار می‌توان کار را به آنها واگذار نمود. این بدین معنا است که اگر می‌خواهید یک کار را به کاربری واگذار کنید ابتدا باید مطمئن باشید که آن کاربر به عنوان یک عضو به آن پروژه اضافه شده است (این کار را می‌توانید در تب اعضا، در قسمت تنظیمات پروژه‌ها انجام داد).
کار پدر: از طریق این فیلد می‌توانید انتخاب نمایید که کاری که در حال ایجاد آن هستید، زیرکار چه کاری باشد (کار پدر آن را تعیین می‌نمایید). این فیلد به شما لیستی از کارهایی که می‌توانید به عنوان کار پدر این کار انتخاب نمایید را با جزئیات نمایش می‌دهد.
تاریخ شروع: از طریق این فیلد می‌توانید تاریخی که باید کار شروع شود، تعیین نمایید.
تاریخ سررسید: از طریق این فیلد می‌توانید تاریخی که باید کار خاتمه یابد، تعیین نمایید.
با تکمیل تاریخ شروع و تاریخ پایان، محدوده زمانی که کار باید انجام شود، تعیین می نمایید. اگر هر دو فیلد تعیین شده باشند برای نمایش کارها در نمودار گانت و تقویم بکار می‌روند. تاریخ سررسید برای فرستادن ایمیل یادآوری نیز استفاده می‌شود. البته در صورتی‌که متن ایمیل تعیین شده باشد.
زمان برآوردی: تعیین کننده‌ی این است که چند ساعت جهت اجرای کار، زمان لازم است. این فیلد به خصوص در مواردی مفید است که ماژول پیگیری زمان را بر روی پروژه فعال نموده‌اید. همچنین این فیلد به شما امکان کنترل زمان صرف شده بر روی کار را می‌دهد.
معمولاً نباید زمان برآوردی را برای یک کار تعیین کنید مگر اینکه کار به شما واگذار شده باشد یا اینکه شما مدیریت کسی که این کار به او واگذار شده‌است را برعهده دارید.
% انجام: این فیلد بیانگر درصد پیشرفت واقعی کار است.
چک لیست: از طریق این بخش و در صورت فعال بودن ماژول آن بر روی پروژه می‌توانید، بر روی کاری که در حال ایجاد آن هستید، چک لیست ایجاد نمایید.
با استفاده از قابلیت چک لیست در نرم افزار می‌توانید موارد جزئی پیرامون هر کار را به عنوان چک لیست زیر هر کار تعریف نمایید.
فیلدهای سفارشی: در صورتی که بر روی موجودیت کار فیلد سفارشی ایجاد شده باشد، همه‌ی فیلدهای سفارشی تعریف شده بر روی کار، در صفحه‌ی ایجاد کار نمایش داده خواهند شد.
فیلدهای سفارشی که بر روی موجودیت کار ایجاد می‌شوند و از نوع الزامی می‌باشند، حتما باید در صفحه‌ی ایجاد کار تکمیل شوند زیرا در غیراینصورت امکان ذخیره سازی کار وجود ندارد.
اگر شما کاری را رویت کنید، قادر خواهید بود:
- لیستی از کارهایی را که امکان مشاهده‌ی آنها را نیز دارید، در صفحه خود مشاهده کنید.
- از هر تغییری که در کار اعمال می‌شود آگاه شوید (اگر آگاهسازی ایمیل فعال و پیکربندی شده باشد).
- زمانی که کار جدیدی را ایجاد کردید، می‌توانید از طریق چک باکس همکارانی که عضو پروژه هستند را اضافه نمایید. تصویر زیر لیستی ازافرادی که برای اضافه کردن، فعال هستند را نشان می‌دهد.
افزودن همکار به کار جدید در نرم افزار سمین
- گزینه محرمانه در فرم ایجاد کار، برای مواردی بکار می‌رود که می‌خواهید کارها فقط برای شما و گروهی که در آن عضو هستند، نمایش داده شود. اما در صورتی که پروژه هم محرمانه باشد، کار برای کاربرانی که عضو هم پروژه و هم کار هستند، قابل نمایش خواهد بود.
- نرم افزار به شما این امکان را می‌دهد که هر تعداد فایل را که بخواهید به کار اضافه نمایید. هر یک از فایل‌های پیوست می‌توانند توضیحات نیز داشته باشند. همچنین اندازه‌ی فایل نیز از نظر حجم، در بخش تنظیمات کلی پروژه قابل تنظیم است.