ویژگی کارهای توزیع شده به شما امکان ایجاد زیرکارهایی را می‌دهد که می‌توانید همزمان به افراد مختلف واگذار نمایید. همچنین می‌توانید به هر فرد برای اتمام کار، زمان تخمین زده شده تخصیص دهید.
این ویژگی زمانی بسیار اهمیت پیدا می‌کند که تعداد زیادی از کاربران بر روی یک کار (Task) در حال کار کردن هستند. در واقع یک کار پدر و زیرکارهای آن ایجاد می‌شود و تمامی بروزرسانی‌های زیرکارها در محل کار پدر و به صورت همزمان قابل انجام و مدیریت است. جهت فعال سازی این ویژگی، مسیر زیر قابل دسترس است:
- منوی بیشتر- منوی مدیریت سامانه- دکمه‌ی فرایندها- انتخاب فرایند موردنظر- فعالسازی گزینه‌ی کارهای توزیع شده روی فرایند موردنظر
زمانی که فرایند موردنظر را انتخاب می‌کنید صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که از طریق آن می‌توانید گزینه‌ی کارهای توزیع شده را انتخاب و نهایتا ذخیره نمایید.
فعالسازی کارهای توزیع شده بر روی فرایندها در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
یک کار توزیع شده یک کار استاندارد با یک فرایند توزیع شده است که این کار زیرکارهایی با فرایندی، غیر از فرایند توزیع شده ایجاد می‌نماید. در صورتی که زیرکارها نیز فرایند توزیع شده‌ی یکسان با فرایند ِکار پدر داشته باشند، این یکسان بودن فرایندها، مانع از توزیع نامحدود کار می‌شود. اولین فرایندِ غیر توزیع شده در لیست فرایندها به صورت خودکار برای زیرکارها تنظیم می‌شود (در صورت عدم وجود فرایند غیرتوزیع شده ویژگی کارهای توزیع شده قابل اجرا نمی‌باشد).
ایجاد کار توزیع شده
هنگامی که می‌خواهید یک کار توزیع شده ایجاد نمایید، دز صفحه‌ی ایجاد کار و در بخش کارهای توزیع شده دو فیلد زیر را مشاهده می‌نمایید:
زمان برآوردی: تعیین کننده‌ی مدت زمان تخمینی برای انجام زیرکار است.
واگذار شده به: تعیین کننده‌ی کاربری است که می‌خواهید زیرکار به آن کاربر واگذار شود.
پس از تکمیل فیلدهای زمان برآوردی و واگذار شده به و کلیک بر روی دکمه‌ی ذخیره، زیرکارها به صورت خودکار ایجاد و در صفحه‌ی کار پدر قابل نمایش می‌باشند.
ایجاد کار توزیع شده در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
برخی نکات پیرامون کار توزیع شده
- برای پیشگیری از برخی خطاها، توصیه می‌گردد یک کار توزیع شده، به عنوان یک کار جدید ایجاد گردد و از طریق کپی از کار موجود یا بسته شده در نرم افزار ایجاد نشود.
- کارهای توزیع شده در WBS قابل ایجاد نمی‌باشند.
- در صورتی که فیلد زمان تخمینی برای تمامی فیلدهای واگذار شده به، تکمیل نشود، امکان ایجاد کار توزیع شده نمی‌باشد.
- در صورتی که فرایند کارِ توزیع شده دارای برخی فیلدهای الزامی باشد که از طریق تب دسترسی به فیلدهای کار در صفحه‌ی گردش کار، الزامی بودن آنها تعریف شده است، امکان ایجاد کار توزیع شده وجود ندارد.
- توصیه می‌شود که هنگام ایجاد کار توزیع شده، در صورتی که مطمئن هستید، فیلد واگذار شده به را تکمیل نمایید، زیرا پس از ذخیره سازی کار، امکان تغییر آن وجود ندارد.