اکثر تنظیمات مربوط به زمان ثبت شده از طریق بخش تنظیمات عمومی نرم افزار و قابل تنظیم به صورت عمومی و یا به ازای هر نقش است. در صورتی که هر دوی تنظیمات عمومی و نقش را انجام دهید، تنظیمات نقش بر تنظیم عمومی اولویت دارد. به منظور انجام این تنظیمات مسیر زیر در دسترس است:
- منوی بیشتر- منوی مدیریت سامانه- دکمهی تنظیمات- منوی زمان ثبت شده
تنظیمات زمان ثبت شده در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
با کلیک بر روی منوی زمان ثبت شده صفحهای نمایش داده میشود که دارای فیلدهای زیر است:
فعالسازی تاییدیه ثبت زمان: با فعال نمودن این گزینه تعیین مینمایید که تایید ثبت زمان صورت گرفته حتما باید توسط مدیر مربوطه صورت گیرد.
نمایش گزینهی ” در صورتحساب”: با فعالسازی این گزینه، اگر زمان صرف شده، ثبت شده باشد، میتوانید زمان صرف شده را بصورت قابل پرداخت تنظیم کنید. زمانهای قابل پرداخت در صورت حساب مشتریان کاربرد دارند.
اجازهی ایجاد موجودیت (ورود به سیستم)- روز گذشته: تعداد روزهای قبلی که میتوان برای آنها ثبت زمان داشت در این قسمت مشخص میشود.
ویرایش موارد ثبت شده – روز گذشته: تعداد روزهای گذشتهای که میتوان موارد ثبت شده را برای آنها ویرایش کرد.
اجازهی ایجاد موجودیت ( ورود به سیستم) – روز آینده: تعداد روزهای آینده که میتوان برای آنها ثبت زمان داشت.
ویرایش موارد ثبت شده – روز آینده: تعداد روزهای آینده که میتوان موارد ثبت شده را برای آنها ویرایش کرد.
محدودیت ورود روزانه: در این فیلد میتوانید محدودیت تعداد ساعت قابل ثبت به عنوان زمان صرف شده طی یک روز را تعیین نمایید (با خالی نگه داشتن این فیلد در واقع نمیخواهید هیچگونه محدودیتی در ثبت زمان صرف شده طی یک روز اعمال گردد)
استفاده از ویرایشگر برای توضیحات ثبت زمان: با فعال نمودن این گزینه، میتوانید ویرایشگر متن را در فیلد توضیحات ثبت زمان فعال نمایید.
انتخاب تاریخ هنگام ثبت زمان در موقع بروزرسانی کارها: وقتی زمان از قسمت بروزرسانی کارها ثبت میشود، امکان انتخاب تاریخ نیز وجود خواهد داشت.
اجازه ثبت زمان برای کارهای مختومه: با فعال نمودن این گزینه میتوانید بر روی کارهای بسته شده نیز ثبت زمان نمایید.
فیلد کار برای ثبت زمان الزامی باشد: فعال بودن این گزینه انتخاب کار در هنگام ثبت زمان را ضروری میسازد. در واقع با فعال بودن این گزینه امکان ثبت زمان به صورت کلی برای یک پروژه وجود نخواهد داشت.
نمایش بازه از/ تا هنگام ثبت زمان: در صورت فعال نمودن این گزینه میتوانید زمان شروع و پایان فعالیت را در هنگام ثبت زمان، مشخص کنید (بر روی پروفایل کاربر نیز قابل تنظیم است، این تنظیمات قالب نمایش بازه را مشخص مینماید، در صورت فعال بودن به صورت منوی Drop- Down و در صورت غیرفعال بودن به صورت اعداد ساده قابل نمایش است).
هنگامی که زمان ثبت می شود یادداشت باید تکمیل شود: در صورتی که میخواهید هنگام ثبت زمان حتما فیلد یادداشت نیز تکمیل شود، این فیلد را فعال نمایید.
ویرایش تنظیمات برای هر نقش: از طریق این فیلد میتوانید یک نقش را انتخاب نمایید و تنظیمات مربوط به ثبت زمان را برای آن نقش انجام داده و ذخیره نمایید.
برخی نکات:
هنگامی که چندین نقش فعال بر روی یک پروژه دارید، ثبت زمان همه ی نقشها را بدون توجه به نقشی که هنگام ثبت زمان انتخاب نموده اید، نمایش میدهد. در واقع دلیل انتخاب نقش هنگام ثبت زمان، انتخاب فعالیت متناسب با زمان صرف شده، است و این انتخاب نقش به دلیل ارتباط دادن ثبت زمان به یک نقش خاص نیست.