با توجه به اینکه در نرم افزار سمین واژه‌های زمان کاری و ساعات کاری هر دو دارای کاربرد می‌باشند و ممکن است در برخی مواقع کاربران دچار برداشت اشتباه در کاربرد این واژه‌ها و کارکرد آنها در نرم افزار شوند، بنابراین در این بخش به بیان توضیحات و تعاریف هر یک از این واژه‌ها و تفاوت کارکردی آنها با هم می‌پردازیم:
زمان کاری: در واقع بیانگر بازه‌ی زمانی است که کار شروع می‌شود و کار خاتمه می‌یابد (بازه‌ی زمانی که کاربر در سازمان مشغول به کار است) و به عنوان شاخص حضور و غیاب کارکنان نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد (جهت مدیریت حضور و غیاب به پست مربوطه مراجعه کنید)
ساعات کاری: در واقع بیانگر زمان صرف شده توسط کاربر در هر روز کاری و جهت اجرای فعالیت‌های تعریف شده در نرم افزار است. ساعات کاری توسط فیلد “تعداد ساعت کاری در هر روز” قابل تعریف و تنظیم است (جهت آشنایی با نحوه‌ی ثبت زمان بر روی فعالیت‌ها به پست روش‌های ثبت زمان مراجعه کنید)
ممکن است در نرم افزار موقعیت‌هایی پیش آید که تفاوت، بین اطلاعات ورودی مربوط به هر یک از این متغیرها وجود داشته باشد. به عنوان مثلا بین ساعات حضور کاربر در سازمان (فاصله زمانی بین ورود و خروج کاربر) و زمان صرف شده جهت اجرای کارها تفاوت وجود داشته باشد که این تفاوت نیز ممکن است ناشی از زمان‌هایی نظیر زمان استراحت، زمان ناهار و … برای کارکنان باشد.
برای چنین مواردی توصیه می‌شود که از رکوردهای حضور و غیاب به عنوان رکوردهای زمان صرف شده استفاده نشود.
تعداد ساعات کاری تعریف شده برای هر روز کاری، بر روی ماکزیمم مقدار برای یک دوره‌ی تعریف شده در ماژول صفحه‌ی زمان صرف شده، تاثیر می‌گذارد که بر روی نمودار گیج این صفحه قابل مشاهده است.