استفاده از تنظیمات فرآیند در نرم افزار سمین به دسته‌بندی کارها (Tasks) و ارائه اطلاعات بیشتر پیرامون کارها کمک می‌کند. جهت ایجاد فرایند مسیر زیر در دسترس می‌باشد:
- منوی بیشتر- منوی مدیریت سامانه- دکمه‌ی فرآیندها
با کلیک بر روی دکمه‌ی فرایندها، صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که شامل لیستی از فرایندهایی است که تا کنون ایجاد شده‌است.
مدیریت فرایندهای ایجاد شده در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
ایجاد فرایند
جهت ایجاد فرایند در صفحه‌ی فرایندها، می‌بایست بر روی دکمه‌ی فرایند جدید مطابق مسیر زیر کلیک نمایید.
- منوی بیشتر- منوی مدیریت سامانه- دکمه‌ی فرآیندها- دکمه‌ی فرایند جدید
ایجاد فرایند در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
با کلیک بر روی دکمه‌ی فرایند جدید صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که شامل فیلدهای زیر است:
نام: این فیلد تعیین کننده‌ی نام فرایند است که می‌خواهید ایجاد نمایید.
آیکون: از طریق این فیلد می‌توانید برای فرایند آیکونی (نماد) انتخاب نمایید که بیانگر فرایند است.
وضعیت پیشفرض: این فیلد تعیین کننده‌ی وضعیت پیشفرض فرایند است. که می‌توانید از لیست نمایش داده شده (وضعیت‌های تعریف شده در نرم افزار) یکی از وضعیت‌ها را انتخاب نمایید.
کارهای این فرآیند در چشم انداز نشان داده شوند: با فعال نمودن این گزینه، انتخاب می‌نمایید که فرایند و کارهای آن در صفحه‌ی چشم انداز نیز نمایش داده شوند.
ارسال دعوت نامه ایمیلی: با فعال کردن این گزینه، در هنگام تعریف یا بروزرسانی کارهایی که در این فرآیند وجود دارند گزینه‌ی ارسال دعوت نامه ایمیلی فعال می‌شود که در صورت فعال کردن آن، فایل ics مربوط به این کار برای فرد ارسال می‌شود که با استفاده از آن می‌تواند این رویداد را به تقویم‌های مختلف خود بیفزاید.
اجازه بسته شدن کار وقتی که زیرکارها هنوز باز هستند، نداشته باشد: در صورت فعال بودن این گزینه وقتی که زیرکارهای یک کار در وضعیت باز (برای تعریف وضعیت‌های باز به بخش وضعیت‌ها مراجعه کنید) قرار دارند، امکان بسته شدن کار پدر وجود ندارد. این گزینه برای زمان‌هایی مناسب است که انجام شدن زیرکارها برای انجام و به اتمام رسیدن کار پدر ضروری است.
اجازه بسته شدن مادامی که فایلی پیوست نشده است، نداشته باشد: از طریق فعال نمودن این گزینه می‌توانید پیوست نمودن فایل، تصویر و … را به کارهای فرایند موردنظر، الزامی نمایید. به عبارت دیگر در صورت فعال بودن این گزینه تا زمانی که فایل به کار پیوست نشده باشد، امکان بسته شدن کار وجود نخواهد داشت.
کارهای توزیع شده: با فعال نمودن این گزینه می‌توانید کارهایی ایجاد و به افراد مختلف، به صورت همزمان واگذار نمایید. به عبارت دیگر می‌توان گفت در صورت فعال بودن این گزینه، در هنگام ایجاد کار می‌توانید یک فرد را به عنوان انجام دهنده اصلی و چندین فرد را به عنوان انجام دهنده‌ی فرعی انتخاب نمایید. برای هر یک از افراد نیز می‌توانید زمان برآوردی تعیین نمایید (لازم به ذکر است در نرم افزار برای افراد انجام دهنده‌ی فرعی کاری با همان مشخصات و به عنوان زیرکار برای کار اصلی، ایجاد می‌شود).
فیلدهای استاندارد: فیلدهایی که برای کارها به صورت استاندارد در نرم افزار تعریف شده است در این قسمت وجود دارد که با فعال نمودن هر یک از این فیلدها، فیلد موردنظر برای کارهای فرایند موردنظر نمایش داده خواهد شد.
فیلدهای سفارشی: تمامی فیلدهای سفارشی تعریف شده برای کارها، در این قسمت قابل مشاهده است که می‌توانید فیلدهای موردنظر را به فرآیندی که در حال ایجاد آن هستید، تخصیص دهید.
پروژه‌ها: از طریق این فیلد می‌توانید پروژه‌هایی را که می‌خواهید این فرایند بر روی آنها فعال باشد، انتخاب نمایید. لازم به ذکر است این عمل از طریق صفحه تنظیمات پروژه نیز امکان پذیر است.
کپی گردش کار از: از طریق این فیلد می‌توانید یکی از فرایندهایی را که تاکنون در نرم افزار ایجاد شده‌است، انتخاب نمایید. با انتخاب فرایند در این فیلد، همه تنظیمات گردش کارِ فرایند انتخاب شده، برای همه نقش‌ها، در فرآیند جدید نیز کپی خواهد شد. بنابراین برای جلوگیری از اشتباهات و پیکربندی اشتباه در هنگامی که فرآیند جدید انتخاب می‌شود، از اصول زیر پیروی کنید:
- با استفاده از گزینه کپی گردش کار از روی، فرآیندی را انتخاب کنید که تنظیمات آن بیشتر به آنچه که در ذهن خود دارید تا برای فرآیند جدید تنظیم کنید، نزدیک باشد.
- پیکربندی دسترسی فیلدها را یا با فرم ایجاد کنید یا بهتر است از گزینه خلاصه استفاده نمایید.
- پروژه‌ای را انتخاب کنید که می‌خواهید فرآیند جدید آن را با فرمِ ایجاد، فعال کنید.
انتخاب رنگ: از طریق این فیلد می‌توانید فرایندهای مختلف را با رنگ‌های مختلف، متمایز نمایید. و به سادگی یکی از رنگ‌ها را برای فرایندی که در حال ایجاد آن هستید، انتخاب نمایید.
تنظیمات ایجاد فرایند در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین
برخی نکات پیرامون ایجاد فرایند:
- زمانی که می‌خواهید نام فرایند را ثبت نمایید، مطمئن باشید که این نام تکراری نیست، زیرا تکراری بودن نام/ عنوان مانع ایجاد و ثبت فرایند جدید می‌شود.
- تغییر فرایند فقط برای کاربران با دسترسی ایجاد کار امکان پذیر است و کاربرانی که فقط دسترسی ویرایش کار دارند، نمی‌توانند فرایند را تغییر دهند.
- در صورت فعال بودن گزینه‌ی ” اگر یک زیرکار باز است، اجازه بسته شدن کار وجود نداشته باشد” شما می‌توانید یک زیرکار باز را به کار پدر بسته شده، اضافه نمایید. بناربراین قبل از بسته شدن کار پدر تمامی زیرکارها می‌بایست بسته شده‌باشند.